Immer mehr Menschen in der Schweiz setzen bei der Ernährung auf Bio-Lebensmittel, gerade Milchprodukte erfreuen sich dabei grosser Beliebtheit. Bereits seit 1989 verarbeitet die Biomilk AG aus Worb wertvolle Kuh- und Schafmilch von Biobetrieben nicht nur zu Pastmilch, sondern auch zu Spezialitäten wie Joghurts oder Desserts. Der starke Zuwachs brachte mit der Zeit auch die IT des Unternehmens an ihre Grenzen. Und so machte sich Biomilk auf die Suche nach einem modernen und leistungsfähigen ERP – und wurde in der Schweiz fündig.
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Die Idylle der weidenden Tiere trifft besonders auf Biomilch zu, wenn immer möglich werden die Kühe und Schafe auf die Wiesen gelassen. Seit mehr als 30 Jahren arbeitet die Biomilk AG mit verschiedenen Landwirtschaftsbetrieben aus der Region zusammen, um aus der gehaltreichen Biomilch mehr als 200 verschiedene Produkte herzustellen. Dabei wird auf moderne Verarbeitungsmethoden verzichtet, die eine Veränderung oder Beeinträchtigung der Urprodukte zur Folge hätten. Und das schmeckt man.
Das Wachstum von Biomilk war kontinuierlich und im Jahr 2016 wurde die Milchverarbeitung mit derjenigen der Chäsi Worb zusammengelegt. Schon 2017 wurden mehr als eine Million Liter Kuhmilch verarbeitet. Beliefert werden mit den Produkten mehr als 800 Geschäfte, neben verschiedenen Bioläden zum Beispiel auch Gastrobetriebe, Landi-Läden und die regionalen Coop- und Migros-Filialen. Die Nachfrage nach den Bio-Produkten steigt weiter erfreulich an.
Das stetige Wachstum brachte allerdings die unternehmenseigene IT an ihre Grenzen, so dass sich die Verantwortlichen nach einem neuen leistungsfähigen ERP umsahen. Wichtig war, dass die neue Lösung alle Prozesse vom Einkauf über die Produktion bis zum Verkauf und der Buchhaltung durchgängig abbildet. Bei dieser Gelegenheit sollten gleich auch die Abläufe im Unternehmen digitalisiert und dadurch einfacher und effizienter werden.
Schnelle und unkomplizierte Einführung
Den Verantwortlichen war die ERP-Lösung aplix von boreas bereits ein Begriff, so dass sie sich mit ihrer Anfrage direkt an den Entwickler wandten. Dann ging es zügig, von der Evaluation bis zum Go-Live verging weniger als ein Jahr. Auch die Schulungen konnten mehrheitlich intern vorgenommen werden, da einige der Mitarbeitenden bereits mit aplix gearbeitet hatten. Eine externe Schulung war bloss für das Finanzsystem Topal sowie die Lohnverwaltungssoftware Topal Payroll nötig.
Das neue ERP deckt jetzt schon wichtige Bereiche des Unternehmens ab. Einkauf-, Lager- und Verkaufsprozesse werden bereits inklusive Inventur, Kommissionierung und Gutschriften abgebildet. Die Prozesse der Fabrikation inkl. Stücklisten sind noch im Aufbau, auch das CRM und die diversen Auswertungen für den Aussendienst werden nach und nach implementiert.
Die Buchhaltungssoftware wurde mittels Schnittstellen eingebunden und funktioniert reibungslos. In naher Zukunft werden auch Bestellmöglichkeiten via EDI sowie eine Online-Bestellplattform aufgebaut.
Reporting als Managementinstrument
Die Resultate des Einsatzes der neuen ERP-Systems bei der Biomilk AG sind erfreulich. Der Bestellvorgang konnte bereits optimiert werden, auch die Einkaufsdisposition wurde stark vereinfacht. Dank der Digitalisierung der Prozesse ist eine durchgehende Rückverfolgbarkeit von der Fabrikation bis zum Verkauf möglich.
Zudem können die Reportings mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Umsätzen auf Kostenstellen individuell angepasst werden, inklusive der grafischen Darstellungen. Die Auswertungen dienen in Form von Pivot-Tabellen auch als Nachweis für die Kundschaft oder die verschiedenen Zertifizierungsstellen. Das Reporting wurde von boreas für Biomilk individuell entwickelt und auch für die Abbildung der Fabrikations-Prozesse ist eine Individualentwicklung notwendig, die bereits weit fortgeschritten ist.
Der Verantwortliche bei Biomilk meint zur Einführung des neuen ERP-Systems: «Aplix ist leicht zu bedienen und hat einen logischen Aufbau. Reportings können zusammengestellt und nach Bedarf angepasst werden, so können wir mit wenigen Mausklicken die gewünschten Monatsauswertungen erstellen. Wir werden das System so weit nutzen, dass täglich Verkaufszahlen, Kundendaten und Margen ausgewertet werden können. Dies hilft uns, die Firma kurzfristig zu steuern.»
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