New Work in der Praxis

Die Begrifflichkeit «New Work» ist bisher noch nicht klar definiert worden. Unterschiedliche Vorreiter wie Prof. Jan Teunen haben dem Begriff ihren eigenen Stempel aufgedrückt. So lässt sich unter «New Work» in der Regel ein Massnahmenpaket verstehen, welches eine Funktionssteigerung sowie Verbesserung der Effizienz und Produktivität von Unternehmen sowie Unternehmensorganisationen erreichen soll. Grundlage für diese Verbesserungen stellen innovative digitale Technologien wie die Cloud sowie eine optimierte Führungsweise dar. Gefordert ist gleichermassen eine agile Arbeitsweise und flache Hierarchien sowie effiziente Organisationsstrukturen mit kurzen Entscheidungswegen. 

Die Veränderungen im Jahr 2020 haben gezeigt, dass dies durchaus machbar ist. Wird die Begrifflichkeit also in die Praxis portiert, sind vor allem bestehende Verständnisse von Arbeit und Raum neu zu denken sowie Schlüsse für die einzelnen Möglichkeiten zur Umsetzung daraus zu entwickeln. Unter «New Work» werden demnach alle Massnahmen aggregiert, die im Rahmen der digitalen Revolution über die reine Digitalisierung analoger Unternehmensprozesse hinausgehen. Dabei stehen die Art, wie gearbeitet wird, sowie der Raum, von dem aus Tätigkeiten erledigt werden, besonders im Fokus der Experten. 

 

Viele Unternehmen verbinden den Begriff «New Work» automatisch mit dem Homeoffice. Grundsätzlich gilt es bei diesem Massnahmenpaket aber vor allem effizient mit allen Ressourcen umzugehen und die Arbeit smart zu erledigen. Zu den Ressourcen gehört vor allem das Humankapital des Unternehmens sowie der zur Verfügung stehende Raum. Das Homeoffice bietet hier eine gute Alternative, um Pendelzeit bei den Mitarbeitern zu sparen, den Arbeitsalltag flexibel zu gestalten und gleichzeitig weniger kostspielige Büroräume anmieten zu müssen. Eine für die Schweiz repräsentative Umfrage des Statistikdienstes Statista ermittelte Anfang Juni 2020 aktuelle Zahlen für die Nutzung des Homeoffices. 

Auch ausserhalb der gesonderten Situation zu dieser Zeit, gilt die Schweiz als einer der in Europa führenden Nationen, wenn es um Regelungen rund um das Arbeiten von zu Hause geht. Die notwendige Infrastruktur wird kontinuierlich durch den Ausbau der Internetverfügbarkeit verbessert. In den Unternehmen selbst ist es dann vor allem die Cloud, die ein Homeoffice begünstigt. Besonders kritische Business Software wie ERP wird vermehrt aus der Cloud bezogen, um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können und das mobile Business zu unterstützen. Unternehmensprozesse sollten dabei nach Bedarf angepasst werden können, wenn es entsprechende äusserliche Gegebenheiten erforderlich machen. Hierbei muss die Anwendung sogar auf eine Veränderung des Geschäftsmodells anpassbar sein, wie die Entwicklungen der jüngsten Vergangenheit eindrucksvoll gezeigt haben. Cloud ERP liefert eine fundierte Basis, um die IT-Infrastruktur im Unternehmen auf Veränderungen der neuen Arbeitsweisen einzustellen. Denn es genügt ein internetfähiges Endgerät mit Webbrowser, zum Beispiel das Smartphone oder ein Tablet, um auf die Anwendung vollumfänglich zuzugreifen – und zwar genau so, als wäre man im Büro. 

Klar ist inzwischen, dass die Relevanz des Büros in den Unternehmen für die reine Erledigung von Arbeit schwindet. Stattdessen gilt es die Räumlichkeiten des Betriebes zukünftig als das zu begreifen, was sie eigentlich sein sollten: Ein Ort der effizienten Zusammenarbeit, des Austausches, der Kommunikation und der Begegnung der Kollegen untereinander. Um dieses Ziel zu erreichen, werden neben der generellen IT-Infrastruktur und Videotelefonie vor allem effiziente Kollaborations-Möglichkeiten benötigt. Auf technologischer Ebene bedeutet dies, dass die IT-Systeme Daten jederzeit aktuell bereitstellen und aufbereiten müssen. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen und Systeme benötigen zeitgleich Zugriff. Erhält ein Vertriebler beispielsweise einen Auftrag bei einem Kunden vor Ort, kann der Innendienst auf Basis dieser Informationen bereits einen Rüstschein für das Lager sowie eine Rechnung erstellen; gleichzeitig werden die veränderten Lagerbestände im Onlineshop aktualisiert. Mitarbeiter haben durch den gemeinsamen Datenzugriff aber ebenfalls die Möglichkeit, Feedback effizient miteinander auszutauschen. Dies fördert die generelle Zusammenarbeit im Unternehmen und verbessert die gesamte Produktivität sowie die Qualität der Arbeit. 

Neben der Technologie ist es aber auch der Raum selbst, der sich verändern wird. Grossraumbüros, die nur der Erledigung von Arbeit dienen, werden multifunktionalen Räumlichkeiten für Workshops, zum Austausch und für effiziente Projektarbeit weichen. Die Arbeit kann schliesslich auch von unterwegs, aus einem Coworking-Space bzw. Café oder von zu Hause aus erledigt werden. «New Work»-Ansätze beziehen in diesem Zusammenhang aber ebenfalls Technologie mit ein und stellen den Menschen selbst wieder ins Zentrum der Bedürfnisse. So sollen moderne Arbeitsräume vor allem die Kollaboration, die Motivation und die Mitarbeiterbindung stärken. Es gilt in modernen Büros immer mehr das Potenzial eines jeden Einzelnen für die Gesamtheit des Unternehmens zu entfalten. Entsprechende Büroräume unterstützen dann beispielsweise wieder das Recruiting, denn attraktive Räumlichkeiten lassen den Arbeitgeber ebenfalls im guten Licht erscheinen. «New Work»-Konzepte sorgen damit dafür, bessere Bewerber für ausgeschriebene Stellen anzuziehen. 

 

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass «New Work» als Überbegriff eng mit der Digitalisierung verwoben ist und es sich zur Aufgabe macht, die Produktivität im Unternehmen zu optimieren. Technologie und Verbesserungen durch die Digitalisierung treffen auf ein neues Verständnis von Arbeit und des Büros. Immer mit dem Ziel, dass der Mensch wieder im Zentrum des Schaffens steht. Dies beinhaltet ebenfalls die Kunden. Unternehmen müssen heutzutage kundenzentriert vorgehen. Auf Kundenanforderungen gilt es ganzheitlich flexibel zu reagieren – und zwar vom eigentlichen Zweck der Unternehmung über das Geschäftsmodell und den Vertrieb bis hin zum Service. Kundenfeedback muss als positiv für den Verbesserungsprozess interpretiert und genutzt werden. Dies ist ebenfalls ein Aspekt, der unter dem Massnahmenpaket «New Work» eingeordnet werden kann, denn eine kundenzentrierte Unternehmensausrichtung stellt ebenso den Menschen in den Vordergrund wie technologische Optimierungen oder moderne Büroflächen. Unternehmen, die sich aktiv mit diesen Veränderungen der Arbeitswelt auseinandersetzen, legen damit den Grundstein für eine effiziente Zukunft des Unternehmens. 

Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch myfactory Software Schweiz AG, dem führenden Cloud ERP Anbieter für Schweizer KMU aus Handel, Produktion oder Dienstleistung. Der Autor David Lauchenauer ist Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.