Überfüllte Papierarchive, zeitaufwändige Dokumentenablage und mühsame Unterlagen-Recherche – ist das nicht Schnee von gestern? Das Thema Digitalisierung ist allgegenwärtig, doch obwohl rund die Hälfte* der Unternehmen Lösungen für digitales Dokumentenmanagement einsetzt, verarbeiten insbesondere die Personalabteilungen Dokumente nach wie vor überwiegend papierbasiert. Im Kontext von Digital Recruiting, Modern Workplace und Homeoffice wird es nun immer schwieriger, den Mix aus eingehenden Digital- und Papierdokumenten zu beherrschen. Unterstützung bieten hier ECM/DMS-Lösungen, die mit Prozessen für das rechtskonforme, digitalisierte Verwalten und Bearbeiten mitarbeiterbezogener Dokumente ausgestattet sind - beim Bewerbungsprozess, im Onboarding, in der Mitarbeiterkommunikation, im Talentmanagement, etc.
Tina Bohlmann, Expertin für den Bereich "Digitale Personalakten" bei Kendox, beleuchtet wichtige Erfolgsfaktoren zur Einführung digitaler Dokumentenprozesse im HR-Bereich und gibt Praxis-Tipps für die Umsetzung.
Zentrale Verwaltung, globaler Zugriff
HR-Verantwortliche sind sich dessen bewusst, dass Papierakten längst nicht mehr zeitgemäß sind und die «digitalisierte Personalakte» deutliche Vorteile liefert. Gerade in Zeiten von Home-Office und Remote Work ließen sich damit viele Prozesse in den HR-Abteilungen massiv beschleunigen. Über eine verschlüsselte Internet-Verbindung stehen «Digitale Personalakten» 24x7 zur Verfügung und erlauben einen ortsunabhängigen Zugriff von jedem Endgerät aus. Zudem bieten sie deutlich mehr Sicherheit als Papierakten. Im DMS-System sind sie vor Verlorengehen, Löschen, Vervielfältigung oder anderen Gefahren geschützt. Gleichzeitig kann man durch intelligente Berechtigungssteuerung den Zugriff auf autorisierte Personen beschränken. Im Vergleich zu Kunden- oder Projektakten, sind bei der Digitalen Personalakte allerdings deutlich mehr Anforderungen und gesetzliche Regelungen zu beachten.
Digitale Personalakte – Bildschirmansicht bei der aktenübergreifenden Suche, ©Kendox 2020
Verlässlicher Schutz sensibler Daten
Im Gegensatz zu vielen anderen Abteilungen, werden in der Personalabteilung häufig sensible und persönliche bzw. private Informationen und Dokumente verwaltet. Auf Lebensläufen, Arztberichten, Abmahnungen oder Gehaltsabrechnungen finden sich Inhalte, die in jedem Fall zuverlässig vor unbefugter Einsicht geschützt werden müssen. Anders als bei kaufmännischen Belegen, für die in der Regel lediglich (Mindest-)Aufbewahrungspflichten gelten, gibt es bei einigen Arten von Personaldokumenten auch eine Löschpflicht, nach der der Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen sicherstellen muss, dass Inhalte aus einer Personalakte verlässlich und unwiederbringlich entfernt werden. Dies ist beispielsweise bei Abmahnungen der Fall oder wenn Mitarbeiter nach dem Ausscheiden von Ihrem Recht auf Löschung bestimmter Daten Gebrauch machen.
Verfügbarkeit und Steuerung der Zugriffsberechtigung
Ein mobiler und ortsunabhängiger Zugriff auf Akten und Arbeitsdokumente wird von vielen Mitarbeitern bereits als «Standard» vorausgesetzt. So auch in der Personalabteilung und insbesondere dann, wenn das Unternehmen über verteilte Standorte verfügt. In Unternehmen mit mehreren Standorten können die Mitarbeiterinformationen zentral in der «elektronischen Personalakte» verwaltet werden, sind aber von jedem Standort jederzeit schnell und einfach abrufbar. Im Unterschied beispielsweise zu Kunden- und Projekt-Akten besteht eine der Grundanforderungen an eine digitale Personalakte darin, dass der Zugriff auf Informationen gegebenenfalls eingeschränkt werden kann: es muss möglich sein, dass Mitarbeiter und deren Vorgesetzte einen temporär begrenzten Zugriff auf die Akte, beziehungsweise auch nur auf einen Teil der Akte, bekommen und dass dieser Zugriff einerseits protokolliert und andererseits nach Ablauf der Akteneinsichtsfrist verlässlich wieder entzogen wird.
Produktivität steigern, Servicequalität heben
Wenn diese Hürden erfolgreich gemeistert werden, kann die Digitale Personalakte einen echten «Produktivitäts-Schub» in der Personalabteilung auslösen. Richtig eingesetzt, stellt die digitale Akte sicher, dass rechtliche und unternehmensinterne Vorgaben verlässlich eingehalten werden, unterstützt die Personalabteilung - und damit auch die Mitarbeiter sowie deren Vorgesetzte - bei der Abwicklung von Standardprozessen (z.B. im Talentmanagement, im Onboarding, in der Mitarbeiterkommunikation oder beim Ausscheiden von Mitarbeitern). Zudem ermöglicht sie einen hohen Grad an Serviceorientierung im HR-Bereich - beispielsweise in Form von Self-Service-Zugriffen auf Teile der eigenen Akte.
Kein «One Size fits all»!
Speziell in Personalabteilungen gibt es viele individualisierte Prozesse, die über einen langen Zeitraum hinweg gereift sind. Gleichzeitig werden individuelle Systeme eingesetzt, die das Personalmanagement unterstützen. Es lassen sich also nur selten «Standardprozesse» identifizieren, die in allen Unternehmen identisch ablaufen. Umso wichtiger ist es, dass sich eine digitale Lösung für die Verwaltung der Personaldokumente nahtlos und flexibel in die bestehenden Prozesse und HCM-Lösungen (Human Capital Management) im jeweiligen Unternehmen einbinden lässt. Erst eine für die Mitarbeiter der HR-Abteilung intuitiv und einfach zu bedienende Anwendung stellt sicher, dass der «Digitale Aktenschrank» auch tatsächlich immer und überall im Zugriff ist.
Effizienz und Entlastung im HR-Tagesgeschäft
Softwarelösungen für "Digitale Personalakte" erhöhen die Prozessqualität und bieten viele Standardfunktionen, die die Mitarbeiter der Personalabteilung bei Routineprozessen im HR-Tagesgeschäft unterstützen. Dazu gehören vordefinierte Workflows, wie beispielsweise für das Anlegen von Stammdaten und Pflichtdokumenten, die bei der Einstellung eines Mitarbeiters immer in der Akte verfügbar sein müssen, Funktionen für das Zuordnen und Importieren von Dokumenten sowie automatisierte Wiedervorlagen und Erinnerungen, zum Beispiel um Dokumente fristgerecht aus der Akte zu entfernen oder nützliche Statusanzeigen wenn ein Dokument fehlt, und vieles mehr. Über eine Office-Integration der «Digitalen Personalakte» können neue Dokumente sogar bequem mit Hilfe des Vorlagenmanagers und Textbausteinen direkt in der Personalakte erstellt werden.
Think Big – Start Small
Erfolgreiche Projekte setzen voraus, dass Unternehmen sich zunächst darüber im Klaren sind, was und wen sie mit einer digitalen Personalakte mittel- bis langfristig adressieren wollen. Ziele und Rollen sollten im Vorfeld klar definiert werden. Unter anderem sind folgende Fragen zu klären: Wer soll Zugriff auf die Akte haben? Sollen nur Mitarbeiter aus der HR-Abteilung die Akten einsehen können oder soll (gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt) auch der Zugriff für Mitarbeiter und Führungskräfte möglich sein? Welche (Self-)Services, wie zum Beispiel digitaler Urlaubsantrag oder Spesenabrechnung, sollen durch die Digitalisierung unterstützt werden? Welche Dokumente fallen regelmässig an und sollen durch digitale Prozesse optimiert werden?
Anschließend gilt es herauszufinden, welche Dokumentarten denn aktuell in der Personalakte abgelegt sind, welche Dokumente künftig (zusätzlich) verwaltet werden sollen, etc. Im Anschluss an diese Überlegungen kann dann - Schritt für Schritt - damit begonnen werden, die Digitale Personalakte im Unternehmen einzuführen.
Die Autorin
Tina Bohlmann ist bei der Kendox GmbH für die Umsetzung von Kundenprojekten verantwortlich. Sie unterstützt sowohl mittelständische Unternehmen als auch internationale Konzerne auf dem Weg der digitalen Transformation. Ihr Schwerpunkt liegt dabei auf Projekten, bei denen eine digitale Personalakte eingeführt wird.