Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedeuten heute in vielen Unternehmen, bislang Aussenstehende in eine gewachsene und häufig sehr individuelle digitale Infrastruktur zu integrieren. Mit viel passender Vorarbeit sowie geplantem Vorgehen ist das jedoch kein Problem.
Symbolbild Ideogram
Vor noch nicht allzu langer Zeit bestand der berühmte „erste Arbeitstag“ meist darin, die neuen Kollegen kennenzulernen, den Arbeitsplatz einzurichten und sich dann mit den grundlegenden Prozessen vertraut zu machen. Heute ist das in vielen Firmen oftmals anders.
Bei ihnen nimmt es oftmals weit grössere Zeiträume ein, den Rechner und die Programme des neuen Teammitglieds einzurichten, ihm benötigte Rechte zuzuweisen, Zugangsdaten auszuhändigen, vielleicht in Storage-Strukturen einzuweisen. Je nach Digitalisierungsgrad des Berufs kann dies sogar deutlich mehr als jenen "ersten Tag" benötigen – ganz besonders dann, wenn die Integration weitgehend planlos erfolgt.
Da jedoch Zeit gleichbedeutend mit Geld ist und ausserdem Firmen beim heutigen Fachkräftemangel stark auf einen guten digitalen Ersteindruck angewiesen sind, sollten alle Hebel in Bewegung gesetzt werden, um das IT-Onboarding zu einem stringenten, effizienten Vorgang zu machen. Im folgenden Beitrag geben wir wertvolle Tipps, um diesen Prozess zu optimieren.
Mangelhaftes IT-Onboarding: Mehr als nur ein schlechter Eindruck
Die schweizerischen Gesetze lassen zwar etwas Spielraum, aber üblicherweise existiert bei einer Vollzeitstelle eine einmonatige Probezeit – in der beide Seiten ohne viele Anforderungen kündigen können. Viele Arbeitgeber vergessen, dass dies natürlich auch neuen Arbeitnehmern offensteht. Weiter sei an dieser Stelle auf den Mangel an Fachkräften in vielen Bereichen verwiesen.
Vielleicht wird in den meisten Berufen kein neues Teammitglied gleich wieder kündigen, weil es nicht stringent in die IT-Infrastruktur eingeführt wird. Wohl aber kann der Mangel an einem "sauberen" Onboarding durchaus andere negative Eindrücke ergänzen und bestärken. Bei sehr IT-lastigen Arbeitsplätzen kann ein ungeregeltes IT-Onboarding sogar tatsächlich abschreckend wirken. Der Gedankengang: „Wenn es schon so schlecht um die Integration neuer Mitglieder bestellt ist, wie sieht es dann erst bei den allgemeinen digitalen Abläufen aus?“
Allerdings ist dieser schlechte Eindruck nur eine Seite. Die anderen:
- Der gesamte Integrationsprozess des neuen Teammitglieds wird unnötig verlängert. Das kostet Geld.
- Es ergeben sich mitunter Sicherheitsrisiken, da die neue Mitarbeiterin aus Unwissenheit Fehler begeht – es hat ihr schliesslich niemand nach festgelegten Standards erklärt, wie es richtig geht.
IT-Onboarding ist deshalb ein Prozess, um den heutige Unternehmen nicht mehr herumkommen, wenn sie einen in jeder Hinsicht nicht minder guten Eindruck hinterlassen möchten als diejenige Person, die gerade ihre Probezeit beginnt.
Feste Onboarding-Strukturen erschaffen
Onboarding sollte im Idealfall bei jedem Mitarbeiter dieselben Vorgehensweisen umfassen – höchstens angepasst an die Notwendigkeiten seines jeweiligen Arbeitsplatzes. Diesbezüglich besteht ein Grossteil des gesamten Prozesses daraus, im Haus feste Strukturen zu erschaffen. Vergleichbar mit einer Checkliste, die nur noch abgearbeitet werden muss:
- Es muss klare personelle Zuständigkeiten geben: Von der Bereitstellung der Passwörter über die Ausgabe von Chipkarten bis zu einer Ansprechpartnerin für Rückfragen muss es festverplante Mitarbeitende geben – zudem für jeden davon eine Urlaubs- bzw. Krankheitsvertretung.
- Bei sehr digitalen Arbeitsplätzen muss es eine Person geben, die als Tutor für die ersten Tage fungiert.
- Bei sämtlichen kommerziellen Softwares muss es bezüglich der hier üblichen Lizensierungen Freiräume geben. Ein "Nachbuchen", nachdem das neue Teammitglied bereits seinen Einstand hatte, ist eine vermeidbare Verzögerung.
Hierzu sollte auch die Personalabteilung eingebunden werden: Sobald eine neue Kollegin den Arbeitsvertrag unterzeichnet hat, muss dies automatisch samt Datum des ersten Arbeitstags an die entsprechenden Stellen geleitet werden, damit diese alles vorbereiten können.
Ein Informationspaket bereitstellen
Moderne unternehmerische IT-Systeme können überaus komplex und weitverzweigt sein – so komplex und verzweigt, dass selbst der angesprochene Tutor mitunter nicht alle Fragen erschöpfend beantworten kann.
Inbesondere deshalb, weil aufgrund der Einarbeitung viele digitale Wege (noch) versperrt sind, hat es sich bewährt, neue Mitarbeiterinnen mit einem analog gehaltenen Informationspaket zu begrüssen. Dies kann durchaus einfach gehalten sein, erfüllt jedoch immer den Zweck, Neulingen die wichtigsten digitalen Details des Arbeitsplatzes übersichtlich zur Verfügung zu stellen:
- Eine schematische Darstellung, auf der sich die Ordnerstruktur auf den firmeninternen Servern oder in der Cloud im Detail erkennen lässt.
- Beispiele für die im Unternehmen verwendeten einheitlichen Dateibezeichnungen – ein wichtiger Baustein einer stringenten digitalen Ablage.
- Erklärungen über die im Haus gewünschte Arbeit mit Remote- und lokalen Systemen.
- Kurz gehaltene Einweisungen für die im Unternehmen genutzten (einfach zu verstehenden) Programme, sofern es sich dabei nicht um solche handelt, die für den jeweiligen Beruf allgemein bekannt sind.
- Im Haus erlaubte sowie untersagte Privatnutzungen (beispielsweise Surfen nur während der Pausen und nur lokal).
- Der exakte Username des neuen Teammitglieds, sein Kürzel, eventuell notwendige Netzwerkadressen. Dies kann getrennt vom restlichen Informationspaket erfolgen. Ein bewährtes Trägermedium hierfür sind vor Dienstantritt bedruckte Etiketten, die beispielsweise am PC-Monitor aufgeklebt werden können. Hierfür können Sicherheitsetiketten genutzt werden, die sich bei Ablöseversuchen beschädigen.
Wird all dies in einer Mappe bereitgestellt, kann der neue Kollege sofort ans Werk gehen – und muss vor allem nicht wegen jedem kleinen Detail andere Mitarbeiter behelligen. Selbstverständlich müssen alle Informationen ständig aktuell gehalten werden.
Den Arbeitsplatz einrichten
Vielerorts beginnt digitales Onboarding erst, wenn das neue Teammitglied bereits im Büro steht. Dies ist unter gleich mehreren Aspekten falsch – ganz ähnlich wie bei vielen anderen Punkten dieses Textes besteht gutes IT-Onboarding vielmehr darin, die allermeisten Arbeiten vor Dienstantritt geleistet zu haben.
Das Einrichten des Arbeitsplatzes und der digitalen Arbeitsmaterialien gehört dabei zu den zentralen Pflichtübungen:
- Was die grundlegende Hardware anbelangt (vor allem Computer, Monitor(e) und Bediengeräte), sollte es jederzeit einen ausreichenden Vorrat geben, um einen weiteren Arbeitsplatz einrichten zu können – selbst kurzfristig.
- Ebenfalls nicht vergessen werden dürfen zusätzliche Hardware-Hilfsmittel zwischen Firmen-Handy, Headset, Tablet und weiteren Geräten. Sie sind gegebenenfalls mit genügend Vorlaufzeit anzuschaffen.
- Die gesamte Hard- und Software muss vorkonfiguriert werden. Das heisst, es werden Accounts angelegt, die jeweiligen Zugriffsrechte werden eingestellt und die notwendigen Programme installiert – und alles auf den Desktop gelegt, damit keine unnötige Zeit mit Suchen vergeht.
- Bitte nicht das Telefon vergessen. Insbesondere dann, wenn es vielleicht von einem zuvor ausgeschiedenen Mitarbeiter nach seinen Bedürfnissen (etwa Schnellwahl) konfiguriert wurde.
Im Sinne eines guten Sicherheitsmanagements sollte jedoch besonders die Rechtevergabe möglichst nur vorbereitet werden, damit erst am Tag der Einstellung alles "scharfgeschaltet" wird. Andererseits kann diese (niemandem zugehörige) IT eine Sicherheitslücke darstellen.
Diesbezüglich empfiehlt es sich, für die Hardware einen Offboarding-Prozess zu etablieren: Sobald Mitarbeiterinnen ausscheiden, wird deren Hardware auf Werkszustand zurückgesetzt, sodass sie für ein neues Teammitglied standardisiert konfiguriert werden kann.
Das Thema Passwortmanagement
Passwörter, die nur der Mitarbeiter sowie die IT-Abteilung kennen, sind enorm wichtig für die digitale Sicherheit innerhalb eines Betriebs. Allerdings gibt es bezüglich Passwörter solche und solche.
Typischerweise werden neue Mitarbeiterinnen am ersten Tag ihre Zugänge mit einem generischen Passwort verschlüsselt vorfinden. Für eine erhöhte Sicherheit sollten sie jedoch angehalten werden, dies sofort gegen ein eigenes Passwort abzuändern. Damit sollte jedoch unbedingt bereits eine Einführung in das Thema Sicherheit erfolgen.
Das neue Mitglied sollte demnach von der IT oder seinem Tutor auf gute und schlechte Passwörter hingewiesen werden. Hier darf es keineswegs zu Fällen kommen, in denen Geburtsdaten oder ähnlich leicht herauszufindende Elemente genutzt werden. Optimal ist es, wenn das Unternehmen entweder einen eigenen Passwortgenerator besitzt oder der Neuling angehalten wird, sich an die offiziellen Tipps des Bundesamts für Informatik und Telekommunikation zu halten.
Tipp: Da möglichst jedes Gerät und jedes Tool sein eigenes Passwort haben sollte, hilft es ungemein, der neuen Kollegin eine Checkliste zu geben, mit der sie alles abarbeiten kann.
Software-Trainings
Viele Firmen nutzen eigene Softwares oder stark für ihre Bedürfnisse modifizierte Programme. Nichts, was automatisch selbsterklärend wäre oder zu den berufsüblichen Programmen gehört.
Möglichst am ersten Tag sollten neue Mitarbeiter deshalb bereits eine klar strukturierte Schulung in der Benutzung enthalten. Am besten gibt es im Haus dafür eine Person, die generell für alle Kolleginnen als Tutor fungiert – also auch beispielsweise für Schulungen nach grösseren Updates.
IT-Sicherheit und Awareness
Jeder einzelne digitale Arbeitsplatz kann ein Einfallstor für zig verschiedene Angriffsvektoren sein, auf denen Cyberkriminelle in die Systeme eines Unternehmens eindringen. Die noch vor Corona geringere Angriffswahrscheinlichkeit Schweizer Unternehmen hat sich seitdem durch verstärkte Heimarbeit ebenfalls gewandelt. Längst gehen die Schadenssummen deshalb in die hohen Millionen.
Diesbezüglich wäre es falsch, einer neuen Mitarbeiterin automatisch eine ausreichende Kenntnis des Themas IT-Sicherheit und Risiko-Awareness zu bescheinigen. Vielmehr sollte jedes Unternehmen jedes Teammitglied vor Aufnahme der Arbeit auf einen gemeinsamen hohen Wissensstand bringen.
Die wichtigsten Verhaltensmassregeln im Haus müssen dabei ebenfalls in aller Deutlichkeit erläutert werden, wie das Thema Fehlverhalten zur Sprache kommen muss – und dessen Folgen. Da es sich hierbei um ein so wichtiges Thema handelt, sollte damit nicht nur eine generell sachkundige, sondern didaktisch fähige Person beauftragt werden.
Zusammenfassung: IT-Onboarding geht alle an
Neue Kolleginnen und Kollegen mögen heute zwar keine völligen digitalen Laien sein. Dennoch sollten sie einen umfassenden IT-Onboarding-Prozess durchlaufen, bevor sie mit der eigentlichen Einarbeitung beginnen können.
Vieles davon läuft schon vor dem ersten Arbeitstag ab. Ist dieser jedoch gekommen, ist es wichtig, dass das neue Teammitglied eine vollständige, funktionierende, klar verständliche IT-Infrastruktur an seinem Arbeitsplatz vorfindet – ohne Wartezeiten und immer mit kompetenten Ansprechpartnern für alle etwaigen Fragen.