Die Anforderungen an ERP-Systeme wachsen, Anbieter müssen sich diesen Entwicklungen anpassen. So verlangen auch KMU wie die Hans Eberle AG Metallwarenfabrik zunehmend Automatisierungslösungen mit Künstlicher Intelligenz (KI). Dies stellt insbesondere kleinere IT-Anbieter vor Herausforderungen. Die anica ag geht einen pragmatischen Weg: Sie integriert mit BLP die führende Schweizer Lösung für ERP-Prozessautomation und begeistert damit ihre Kunden.
Bild: Hans Eberle AG Metallwarenfabrik
Klein, aber fein: Die anica ag ist ein innovatives Softwareunternehmen aus Obwalden, das seit 2020 seine Kunden individuell und professionell berät und betreut. Als Dienstleister und Berater für unternehmerische Organisations- und Softwarelösungen in der Deutschschweiz, implementieren die Fachleute von anica auch bewährte Software renommierter IT-Anbieter, beispielsweise Lösungen von Step Ahead.
Bei anica steht die Kunden- und Dienstleistungsorientierung stets im Mittelpunkt. Deshalb werden die Kunden immer individuell begleitet, konsequent auf ihre jeweilige Situation und Wünsche abgestimmt.
Schweizer Marktführer als Automatisierungspartner
Doch diese Wünsche wandeln sich mit der Digitalisierung. Um zum Beispiel der wachsenden Nachfrage nach ERP-Automation gerecht zu werden, hat sich anica an BLP Digital gewandt, den Schweizer Marktführer für KI-gestützte Automatisierungslösungen. Die Lösungen von BLP automatisieren den gesamten Prozess der Verarbeitung eines Dokuments, vom Eingang bis zur Ablage im Archiv (DMS).
Gemeinsam entwickelten anica und BLP Digital die ERP-Automatisierungslösung anicaBLP, die bereits erfolgreich bei verschiedenen Kunden im Einsatz ist. Dieses System unterstützt Unternehmen vom Belegeingang über die Lieferung bis hin zur Verrechnung und Verbuchung.
Automatisierung in vielen Bereichen
anicaBLP entlastet Unternehmen unter anderem bei folgenden Aufgaben:
- Kundenauftragseingang
- Lieferankündigungen und Wareneingangsvorbereitung
- Wareneingangsdokumente wie Zertifikate und Begleit-*papiere
- Lieferantenfakturen und -gutschriften
- Mahnungen von Lieferanten
Die Fachleute von anica haben sich durch intensive Schulungen die notwendigen Beratungskompetenzen angeeignet. Dank des eigens dafür entwickelten Integrationsprozesses können sie flexibel und schnell auf die Wünsche der Kundschaft eingehen. So können sie den Unternehmen helfen, die gesamten Prozesse vom Belegeingang über die Lieferung bis hin zur Verrechnung und Verbuchung kompetent aus einer Hand zu automatisieren.
Metallwarenfabrik automatisiert mit anicaBLP
Kunden können jeweils individuell festlegen, welche Abläufe automatisiert werden sollen und bei welchen sich das (noch) nicht lohnt. So nutzt beispielsweise die Metallwarenfabrik Hans Eberle AG IN:ERP in Kombination mit anicaBLP zur automatisierten Belegverarbeitung von Kundenauftragsbestellungen und im Kreditoren-Workflow.
Das im Jahr 1953 durch Hans und Ursula Eberle selig gegründete Familienunternehmen gehört heute zu den führenden Blechbearbeitungsfirmen der Schweiz. Im glarnerischen Ennenda setzt die Firma mit mehr als 170 Mitarbeitenden auf vielfältige Fertigungsprozesse und erstklassiges technisches Know-how in der Blechverarbeitung.
Bei der Hans Eberle AG steht IN:ERP bereits seit 2007 im Einsatz. Nun plante das Unternehmen, einzelne ERP-Prozesse zu automatisieren und die administrativen Abläufe zu vereinfachen.
So haben die Verantwortlichen des Unternehmens in den letzten Jahren verschiedene ERP-Automatisierungslösungen geprüft, wobei das Kosten-Nutzen-Verhältnis bei keiner Lösung zu überzeugen vermochte.
Die Kooperation von BLP mit anica brachte dann für die Hans Eberle AG mit anicaBLP zur richtigen Zeit die passende Lösung. Zunächst wurde der Kreditoren-Workflow mit anicaBLP automatisiert. Diese Kreditoren-Prozesse sind äusserst vielseitig und umfassen bspw. Zollrechnungen mit unterschiedlichen Vorsteuersätzen, Fremdwährungen, Wareneingänge sowie Teillieferungen, was zu einer entsprechenden Komplexität führt.
Marc Dönni, Leiter Finanzen und Prozessentwicklung bei der Hans Eberle AG, meint zu diesem Projekt: «Es braucht von allen Beteiligten ein grundlegendes Verständnis von ERP-Prozessen und technisches Know-how.»
«BLP in Kombination mit IN:ERP von anica ist ein wirkungsvolles Mittel gegen den Fachkräftemangel»
Marc Dönni, Leiter Finanzen und Prozessentwicklung Hans Eberle AG
Vorteile der ERP-Automatisierung
Die Automatisierung dieser Prozesse bietet zahlreiche Vorteile: Der Durchlauf wird beschleunigt, der administrative Aufwand verringert und Rechnungen werden schneller visiert sowie verbucht – was oft noch Skonto ermöglicht. Dabei laufen alle Prozesse vollautomatisch ab. Der Mensch wird vom System nur zur Hilfe gerufen, wenn ein manuelles Eingreifen notwendig ist.
Zudem sinkt die Fehlerquote, weil weniger Daten falsch erfasst werden, wie zum Beispiel Währungen, Kurse, Zahlungsfristen etc. Auch wird die Sicherheit im Zahlungsverkehr verbessert, z.B. beim Abgleich mit neuen Bankverbindungen.
Ein weiterer positiver Effekt ist die verbesserte Stammdatenqualität, die zukünftig weitere Prozessautomatisierungen ermöglicht. Unternehmen wie die Hans Eberle AG können dadurch auch ihre Prozesse kontinuierlich optimieren und verschlanken, was wiederum zu Zeit- und Kosteneinsparungen sowie zu einer höheren Effizienz führt.
Neben der effizienteren Verarbeitung verbessert das System die Übersicht und entlastet die Mitarbeitenden von repetitiven Aufgaben. Dies verschafft ihnen mehr Zeit für die Arbeiten, die eine Maschine nicht erledigen kann, was zu einer höheren Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden führt und in Zeiten des Fachkräftemangels ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist.
Marc Dönni ist überzeugt: «BLP in Kombination mit IN:ERP von anica ist ein wirkungsvolles Mittel gegen den Fachkräftemangel».
«Man installiert nicht einfach etwas KI und dann ist gut.»
Doch so ein System ist kein Selbstläufer. Marc Dönni erklärt das so: «Man installiert nicht einfach etwas KI und dann ist gut. Man muss sich konsequent mit den Prozessen auseinandersetzen. Die Implementierung ist für alle Beteiligten ein Kraftakt und man muss dranbleiben bis es funktioniert.»
Durch die intelligente Integration können die individuellen Vorteile beider Systeme, IN:ERP und anicaBLP, bei der Hans Eberle AG optimal genutzt und damit auch zusätzliche Mehrwerte geschaffen werden.
Die Verantwortlichen bei der Hans Eberle AG zeigen sich zufrieden: Alle Ziele des Kreditoren Automatisierungsprojekts wurden erreicht. Die Fehlerquote ist gesunken, die Sicherheit hat zugenommen und die Arbeit wird für die Mitarbeitenden erheblich erleichtert. Zudem konnte die Integration umgesetzt werden, ohne dass die ohnehin schon knappen IT-Ressourcen belastet wurden.
Die Entwicklung und der Einsatz von anicaBLP zeigen, dass effektive Automatisierungslösungen mit dem richtigen Partner selbst für kleinere IT-Anbieter möglich sind und eine Chance bieten, auch KMU effiziente und durchdachte KI-basierte Automatisierungs-Systeme anzubieten. Für mehr Effizienz, weniger Fehler und zufriedenere Mitarbeitende.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch anica ag, Dienstleister und Berater von unternehmerischen Organisations- und Softwarelösungen für die gesamte Deutschschweiz. www.anica.ch
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-4
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