Mit digitalem Bewerbermanagement die Besten finden

Ob es nun um die Planung, die Suche nach geeigneten Personen, die Auswahl der Besten oder das Vertragsmanagement geht: Das Suchen und Einstellen neuer Mitarbeitenden ist immer aufwendig, kostet viel Zeit und auch Geld. Aber es ist eben auch einer der wichtigsten Vorgänge eines Unternehmens, denn nur mit den passenden Mitarbeitenden führt der Weg zum Erfolg.

Doch gerade der Fachkräftemangel sorgt in vielen Branchen für eine grosse Konkurrenz zwischen den einzelnen Unternehmen. Wer kann sich wie die besten Leute sichern? Es ist von hoher Wichtigkeit, die richtigen Zielgruppen gezielt anzusprechen, um sich als Firma bei der Kandidatensuche erfolgreich gegen die zahlreichen Mitbewerber durchzusetzen.

Hier helfen moderne Recruiting-Hilfsmittel ansprechende Inserate zu publizieren, digitale Möglichkeiten zur Bewerbung anzubieten und rasch darauf zu reagieren – und um damit einen positiven Eindruck bei den zukünftigen Mitarbeitenden zu hinterlassen. Und natürlich wird damit auch die Arbeit der Personalabteilung massgeblich vereinfacht und definitiv effizienter.

Eine geeignete Bewerbermanagement-Lösung unterstützt Sie in allen Phasen der Suche, namentlich bei der Bedarfsplanung, den Bewerbungsprozessen und auch beim Personalmanagement.

Meist ist im Bewerbermanagement-System ein eigenes Job-Portal integriert, auf dem Stellenanzeigen generiert und publiziert werden können. Interessierte Personen können sich dann dort über das Unternehmen und die offenen Stellen informieren sowie direkt und einfach bewerben. Dieses Portal dient dabei auch als attraktive Visitenkarte für Ihre Firma und sorgt schon mal für einen professionellen und zeitgemässen Eindruck. Denn die Wichtigkeit des Employer Brandings, also des Images, das Sie als Arbeitgeber haben, ist heutzutage nicht zu unterschätzen.

Massgebend ist deshalb auch, dass Sie sofort auf eine Bewerbung reagieren und für Sie wirklich passende Bewerberinnen und Bewerber umgehend kontaktieren. Hier kommt eine strategisch ausgerichtete und professionelle Bewerbermanagement-Lösung erst richtig zum Zuge. Denn wer als Arbeitgeber zuerst kommt, mahlt eben oft auch wirklich zuerst.

Aber auch die Absagen sollten speditiv und wertschätzend erledigt werden, denn dann erinnern sich auch abgewiesene Kandidatinnen und Kandidaten positiv an Ihr Unternehmen – und bewerben sich gerne wieder für eine besser passende Stelle.

Doch die Vorteile einer Bewerbermanagement-Lösung zeigen sich schon viel früher, nämlich bei der Planung des Personalbedarfs. Sie brauchen zum Beispiel im Einkauf eine neue Arbeitskraft? Statt dass Sie viele Papiere ausfüllen und über Ihre Vorgesetzten in die Personalabteilung schicken müssen, reicht heute ein Klick in einem Formular der Lösung. Ihre Manager werden automatisch über den Personalbedarf informiert, können diesen mit einer Taste bestätigen und das HR kann den Antrag mit einem Knopfdruck freigeben. Die Informationen zu Ihrem Antrag sind alle an einem Ort auffindbar, der Prozess wird so beschleunigt und professionalisiert.

Mit einer modernen Bewerbermanagement-Lösung werden Sie auch beim Erstellen von attraktiven Stellenanzeigen mit integrierten Vorlagen unterstützt und durch den Prozess geführt. Denn heute muss eine Stellenausschreibung besonders professionell daherkommen, um aus der Masse hervorzustechen. Listen Sie die Vorteile Ihrer Unternehmung auf, aber erklären Sie vor allem auch, was der Gewinn für die Bewerberin oder den Bewerber ist. So gelingt es Ihnen, Top-Kandidaten anzuziehen.

Mit einem Knopfdruck kann Ihre Stellenausschreibung nun sowohl auf Ihrer Website und/oder im eigenen Jobportal als auch auf ausgewählten Job-Plattformen publiziert werden. Wer sich nun für die Stelle interessiert, kann sich direkt in Ihrem Job-Portal auf die ausgeschriebene Position bewerben – und die Daten landen strukturiert in Ihrer Bewerbermanagement-Lösung.

Alle eingehenden Bewerbungsunterlagen werden nun elektronisch verarbeitet. Wenn diese per E-Mail oder sogar per Post eingehen, werden diese vom System digitalisiert, ausgelesen und die Angaben ebenfalls in der vorgegebenen Struktur gespeichert, so dass eine absolute Vergleichbarkeit mit den Bewerbungen aus dem Job-Portal gegeben ist.

Für alle Bewerberinnen und Bewerber wird dabei ein digitales Bewerberdossier angelegt, in der sämtliche Daten aus dem Prozess zentral gespeichert werden. Doppelte Bewerbungen werden erkannt, auch können Sie in vielen Lösungen im Moment nicht ganz passende, aber durchaus interessante Bewerbungen in einem Talent-Pool sammeln. Bei späteren Vakanzen können diese Personen direkt kontaktiert werden, wenn Sie zum Anforderungsprofil passen.

Das Bewerberdossier kann von allen Personen mit dem entsprechenden Zugriffsrecht jederzeit aufgerufen werden und sorgt so für einen nahtlosen Informationsfluss. Sämtliche Kommunikation in E-Mail oder Briefform wird darin abgespeichert und kann jederzeit nachvollzogen werden.

Das ELO Bewerbermanagement ermöglicht zum Beispiel eine automatische Selektion aus den eingegangenen Dossiers. So kann mittels einer vorgegebenen Bewertung einzelner Faktoren zum Beispiel eine Reihenfolge der Top-Kandidaten erstellt werden. Diese Vorselektion erspart viel Zeit, unpassende Bewerbungen werden früh erkannt, die entsprechende Absage erfolgt auf Wunsch automatisch.

Im Bewerber-Dashboard haben Sie dabei stets den Überblick über den gesamten HR-Recruiting-Prozess der verschiedenen offenen Stellen im Unternehmen, Sie können die einzelnen Kandidaten aufrufen, jederzeit den Status der Bewerbung einsehen und noch viel mehr.

Der Kontakt mit den Bewerberinnen und Bewerbern ist sehr wichtig. Heutzutage wird

von ihnen erwartet, dass sie schnelle, persönliche Reaktionen erhalten, sei es per E-Mail oder klassisch per Brief. Hier hilft das Bewerbermanagement-System ebenfalls mit zahlreichen Funktionen. So können Eingangsbestätigungen, Einladungen oder Absagen automatisch per E-Mail versendet werden und natürlich werden alle Dokumente stets im digitalen Bewerbungsdossier abgelegt. Die Zeitersparnis mit diesen Hilfsmitteln ist bemerkenswert.

Wenn Sie nun jemanden gefunden haben und diese Person einstellen, beginnt der Onboarding-Prozess mit der Ausstellung des Arbeitsvertrages. Da das Bewerbermanagement-System im Idealfall mit dem Enterprise Content Management (ECM) verbunden ist, wird die Informationen des Bewerberdossiers mittels Knopfdruck in ein digitales Personaldossier überführt. Bei einer Verwendung der ELO Vertragsmanagement-Lösung kann der Arbeitsvertrag einfach aus einem Template erstellt werden.

Das elektronische Personaldossier übernimmt nahtlos, wo das Bewerbermanagement-System aufgehört hat. Alle Dokumente zu den neuen Mitarbeitenden sind zentral gespeichert, alle Berechtigten haben Zugriff darauf. Auch helfen Ihnen zum Beispiel Erinnerungsfunktionen, Nachlässigkeiten zu vermeiden. So wird der Blumenstrauss für das 20-Jahr-Jubiläum von Frau Langenegger rechtzeitig bestellt und auch das Gespräch zum Ablauf der Probezeit mit Herrn Lauper geht nicht vergessen.

Über den Self-Service können die Mitarbeitenden die eigenen Angaben, z. B. die Adresse, bequem selbst ändern. Diese Mutationen werden von den Zuständigen im HR bestätigt oder begründet abgelehnt. Das Ausdrucken von Ferienanträgen und dergleichen gehört damit definitiv der Vergangenheit an.

Selbstverständlich schützen sowohl das ELO Bewerbermanagement-System als auch unsere weiteren HR-Lösungen die persönlichen Daten effzient und mit den neusten Verschlüsselungstechnologien. Auch dem Datenschutz wird stets Rechnung getragen, niemand aus dem Unternehmen hat Zugriff auf die Informationen, der dazu nicht explizit berechtigt ist.

Beim Onboarding kommen in modernen Unternehmen weitere digitale Hilfsmittel zum Zuge. Diese können mit individuellen Unterlagen helfen, gleich zu Beginn die neuen Mitarbeitenden zu beeindrucken. Erstellen Sie zum Beispiel Checklisten, eine Aufstellung der neuen Kolleginnen und Kollegen oder eine Liste der Führungspersonen.

Die neuen Mitarbeitenden fühlen sich so willkommen und einem gelungenen Start der Zusammenarbeit steht nichts mehr im Wege.

Roland Benguerel ist Head of Sales von ELO Digital Offce CH AG

ELO Digital Offce CH AG | CH-8304 Wallisellen | T +41 43 544 39 00 | www.elo.ch

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