Die Zusammenarbeit von Treuhandunternehmen und Klienten verändert sich grundlegend – dank der Digitalisierung kommt die neue Einfachheit. Nicht zuletzt wegen Anwendern wie Lukas Rudolf ist das Schweizer Software-Unternehmen Abacus Research AG daran, mit DeepBox einen intelligenten Postkasten als Plattform für den elektronischen Dokumentenaustausch und die vollautomatische Dokumentenverarbeitung fertig zu entwickeln.
Lukas Rudolf ist in der Geschäftsleitung der Treuhandexpertenfirma Confides AG (Bild zVg)
Sie nutzen in Ihrer Firma Confides AG als Alpha-Tester DeepBox nun seit etwas mehr als einem Jahr. Wie sind Ihre Erfahrungen damit?
Lukas Rudolf: Meine ursprüngliche Vision, dass dank intelligenter Dokumentenverwaltung in Zukunft sämtliche Belege nur noch elektronisch zwischen unseren Klienten und uns ausgetauscht werden, um dann digital verarbeitet zu werden, ist mit DeepBox endlich real geworden. Bei der Führung von Buchhaltungen im Auftrag unserer Kunden sind wir heute bedeutend schneller, effizienter und kostengünstiger.
Sie gaben vor gut zwei Jahren den Anstoss zur Entwicklung einer Sharing-Plattform für Treuhänder und Kunden. Wie kamen Sie auf diese Idee?
In den letzten Jahren hat die IT unsere Arbeit als Treuhänder stark verändert. In unserer Branche haben sich seitdem mehrere neue Technologien und Anwendungen wie webbasierte ERP-Lösungen, Smartphone-Apps und E-Banking etabliert. Abacus etwa hat bereits vor mehreren Jahren mit AbaWeb ein Instrument eingeführt, mit dem Kunden direkt auf unserer Plattform Buchungen erfassen und dazugehörige Auswertungen erstellen konnten.
Wenn jemand das aber nicht selber machen, sondern diese Dienstleistung uns Treuhändern überlassen wollte, fehlte uns dazu nicht nur genügend Personal, sondern auch ein entscheidender Baustein der IT-Kette: ein elektronischer Briefkasten, der intelligent genug wäre, um Dokumente wie Belege, Steuerunterlagen, Rechnungen und Revisionsunterlagen automatisch korrekt zu erfassen, zu sortieren, zu verarbeiten und abzulegen. Diese Idee ist bei Abacus auf fruchtbaren Boden gefallen, so dass wir mit Stolz vermerken dürfen, dass wir einen nicht unwesentlichen Beitrag zur Entwicklung der DeepBox geleistet haben, die genau das beherrscht.
Wie viele von Ihren Kunden respektive Mandanten haben heute bereits eine DeepBox im Einsatz?
Wir befinden uns damit ja noch ganz am Anfang. Bis heute nutzen erst 19 von unseren insgesamt knapp 1000 Kunden eine DeepBox. Durchschnittlich werden damit rund 600 Belege und Dokumente verarbeitet.
Wo sind die Daten und Belege Ihrer DeepBox-Anwender abgespeichert?
Sie befinden sich in einem Schweizer Rechenzentrum, was die Gewähr bietet, dass Daten und Dokumente in einem sicheren Umfeld abgelegt sind.
Wie kommen die Belege in die DeepBox?
Kunden können beispielsweise Restaurant-Quittungen direkt mit der DeepBox-App abfotografieren und so in der DeepBox ablegen. So erhalte ich als Treuhänder direkt Zugriff auf die Belege. Und falls ich die Belege per Mail erhalte, lege ich sie einfach per Drag & Drop in der DeepBox ab. Zudem haben wir Kunden, die beim Drucken einer Debitorenrechnung das erstellte PDF mittels Druckertreiber automatisch in der DeepBox speichern lassen.
Wie aufwendig ist das Einrichten von DeepBoxen?
Es nimmt praktisch keine Zeit in Anspruch. Denn durch den Automatismus, den DeepBox bietet, können wir im Handumdrehen für jeden unserer Mandanten eine DeepBox eröffnen. Ausserdem verlangt DeepBox keine grossen Investitionen: In unserem Falle mussten wir lediglich für die Lizenz eine Option von rund 200 Franken bezahlen. Wenn wir bei unseren Kunden DeepBox vorstellen, rennen wir jeweils offene Türen ein. Sie haben auf eine so einfach zu bedienende Lösung gewartet, um mit diesem Schritt in die Digitalisierung einzusteigen. Sehr zupass kommt uns, dass die preisliche und technische Hemmschwelle, die DeepBox einzurichten und in Betrieb zu nehmen, so klein ist.
Welche Vorteile bietet DeepBox einem Treuhänder?
Als grösster Vorteil von DeepBox hat sich dank ihrer Verwendung die Eliminierung des «Papierbergs» erwiesen. Weil die Kunden ihre Kreditorenrechnungen selber scannen und diese uns nur noch als PDF in die DeepBox «reinstellen» müssen, fällt für uns der zeitaufwendige Umgang mit Papierbelegen weg. Zusätzlich werden alle bei uns eingereichten Rechnungen automatisch analysiert, kontiert und direkt in der Kreditorenbuchhaltung respektive im Finanzbuchhaltungsmandaten verbucht. In Bälde soll auch die vollautomatische Verarbeitung folgen, die sich derzeit noch in Entwicklung befindet. Sie wird es gestatten, gewisse Kriterien wie Herkunft respektive Rechnungssteller, Höhe des Betrags zu definieren, so dass solche Rechnungen ohne Zutun des Treuhänders automatisch verbucht werden.
Was bleibt zu tun und was bringt es?
Wir brauchen uns nur noch um die Ausnahmen zu kümmern. Die Automatisierung der Prozesse führt zu einem deutlichen Effizienzgewinn. Die Digitalisierung mit DeepBox vereinfacht mehrere Schritte bei der Abwicklung administrativer Abläufe zur Buchführung. Davon profitieren unsere Kunden durch einen geringeren Administrationsaufwand.
Sie erlaubt es uns zudem, mit unseren Mitarbeitenden mehr Kunden zu betreuen und zu bedienen als vorher. Das ist insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels von grossem Vorteil. So unterstützt uns DeepBox bei der Verbesserung der Servicequalität gegenüber den Kunden und auch beim Wachstum, da auch bei steigendem Belegaufkommen keine zusätzlichen manuellen Arbeiten anfallen. Unsere Mitarbeitenden können sich somit auf andere, höherwertige Aufgaben bei den Kunden konzentrieren.
Wie lautet Ihr Fazit zur DeepBox?
DeepBox ist für ein Treuhandunternehmen das ideale Instrument für den Einstieg in die digital gestützte Kundenbeziehung. Unsere Rolle als Berater und Dienstleister im Auftrag von KMUs wird mit DeepBox eindeutig gestärkt. Sie wird zur zentralen Komponente in der zukünftigen Strategie jedes Treuhänders. Ausserdem sind wir damit in der Lage, für KMUs auf Wunsch die Rolle des ausgelagerten CFO zu übernehmen.
Und über den eigenen Tellerrand hinausgeschaut, gehe ich sogar die Wette ein, dass DeepBox sich zu einer universellen Standardlösung entwickeln wird, wenn es um den generellen automatisierten Austausch von Dokumenten geht. Denn sicher ist: Wenn alle diesen elektronischen Briefkasten nutzen, lässt sich das tägliche Business viel effizienter und schneller erledigen.
Besten Dank für das Gespräch!
Abacus Research AG | 9300 Wittenbach-St. Gallen | www.abacus.ch
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