Mit bsb.info.partner AG und Abacus zur Industrialisierung 4.0

Der Systembau- und Verpackungsprofi Kifa arbeitete bereits viele Jahre mit einzelnen Abacus-Modulen. «Da wir das Potenzial der Software jedoch nicht umfassend genutzt haben und auch Insellösungen im Einsatz waren, hatten wir bei vielen Prozessen einen unnötig grossen Aufwand», erzählt Ruedi Heim. Der Kifa-CEO führt das Familienunternehmen gemeinsam mit seinem Bruder Urs Heim in vierter Generation. 2018 entscheiden sich die beiden für einen Kurswechsel in Sachen ERP: Abacus sollte nicht mehr nur punktuell im Handelsbetrieb, sondern auch im Produktionsbetrieb eingebettet werden. 

Die mit der neuen Stossrichtung verbundenen Ziele waren klar. Die bereits vorhandenen Abacus-Applikationen sollten durchgängig miteinander verknüpft und ergänzt werden: um die Effizienz zu erhöhen und gleichzeitig die Produktionskosten zu senken. Besonders entscheidend war dies im Geschäftsbereich Verpackungen. Durch Ineffizienz gehen in der Herstellung Zeit und Geld verloren – die Konkurrenz und der Preisdruck sind hoch. 

Zudem wollte Kifa mit Abacus interne Strukturen verbessern und Prozesse verbinden. «Der Einkauf war beispielsweise nur beschränkt an das Lager gekoppelt», erinnert sich Ruedi Heim. Gearbeitet wurde mit diversen Listen, Auswertungen erfolgten in Excel. Laut Heim können flexible und individuelle Lösungen die Arbeitsweise bereichern, «doch auch bei Individualität lässt sich ein gewisser Standard aufbauen.» 

Auf eine Empfehlung hin entstand der Kontakt zur bsb.info.partner AG. Gemäss Heim gibt es viele renommierte Abacus-Vertriebspartner. «Doch wir wollten einen Partner, dessen Kernkompetenz die Produktion ist.» Gesagt, getan. Ein Workshop der bsb.info.partner AG legte den Grundstein für die Kooperation. Nach einer Auslegeordnung wurde bei der Kifa AG alles Schritt für Schritt neu aufgesetzt. Dazu gehörte auch die Vereinheitlichung, Standardisierung und das Einpflegen von Stammdaten, wovon sich CEO Ruedi Heim den grössten Mehrwert verspricht: «Wir werden künftig in der Lage sein, per Knopfdruck Ergebnisse in Echtzeit zu sehen.» Zudem hat Kifa alle internen Prozesse mit dem Qualitätssystem neu aufgenommen und optimiert.

Für die Umsetzung des hochintegrierten Systems hat sich Kifa Zeit genommen, rund eineinhalb Jahre, und seine Mitarbeitenden bewusst miteinbezogen. In diesem Prozess werden die Verpackungs- und Systembauspezialisten sehr aktiv und eng von der bsb.info.partner AG begleitet. Ein mehrköpfiges Team unterstützt gezielt mit Know-how: in den beiden Geschäftsfeldern, aber auch bei der Umsetzung von AbaProject, Finanzapplikationen oder bei der Integration einer mobilen Rüstlösung. Regelmässige Meilenstein-Sitzungen sorgen dafür, dass das Projekt terminlich auf Kurs bleibt. Heim schätzt das Management und die Zusammenarbeit: «Das bsb-Team arbeitet sehr professionell und strukturiert.»

Pro Woche ist mindestens eine Person des bsb-Teams ein- oder zweimal vor Ort. «Es braucht den Einblick in das Unternehmen», weiss Andreas Brauchli, Inhaber und GL-Mitglied der bsb.info.partner AG. «Am Schreibtisch erkennt man oft nicht, wie Prozesse optimiert und standardisiert werden können. Ausserdem lassen sich Detailspezifikationen am besten in Gesprächen klären.» Wo welche Anpassungen erforderlich sind, verdeutlichen konkrete Fertigungsprozesse, wenn zum Beispiel eine Verpackung hergestellt wird. Parallel zur Implementierungs- und Testphase wurden die Kifa-Mitarbeitenden vor Ort direkt an den Arbeitsplätzen geschult.

Nach Abschluss der Testphase zeigt sich der Mehrwert einer vollständigen Abacus-ERP-Lösung. Denn die Software bildet die relevanten Prozesse beider Geschäftsfelder ideal ab. Während im Systembau über einen langen Zeitraum hinweg – die Projekte benötigen durchschnittlich acht Monate bis zwei Jahre – modulare Bauten für das Gesundheitswesen, Schulen oder Freizeitbetriebe entstehen, werden im Bereich Verpackung innert weniger Tage individuelle Transport- oder Systemverpackungen aus Holz gefertigt. Kifa ist somit in zwei Märkten daheim und die Systembereiche der zwei Geschäftsfelder unterscheiden sich wesentlich voneinander. Dank der optimalen Parametrierung durch die bsb.info.partner AG deckt die Abacus Software die Anforderungen beider Bereiche ab. 

Im Geschäftsbereich Systembau sind AbaProject, AbaBau und das Abacus PPS wegweisend. Die Module schaffen die perfekte Übersicht zu laufenden Aufträgen. Sie erlauben Kifa eine saubere Vorkalkulation und darauf basierend das unkomplizierte Ausarbeiten von Offerten. Anhand von Produktionsplanung und Controlling hat Kifa die Projektkosten jederzeit im Griff.

Im Geschäftsbereich Verpackungen ist Abacus PPS zentral. Das Produktionsmodul fungiert als Variantenkonfigurator und wird so der Variantenvielfalt gerecht. Kifa kann die gewünschten Optionen ganz einfach anwählen: von den Massen über Details zur Auskleidung bis hin zur Beschriftung der Verpackung. Der Preis wird automatisch berechnet. Aus diesen Daten erfolgt wiederum automatisch der Produktionsauftrag – vom Holzzuschnitt bis zur Montage. Dabei wird alles in der Schweiz gefertigt: am Hauptsitz in Aadorf, in Märstetten oder in Uzwil. Die drei Standorte ermöglichen Kifa eine optimale Betreuung und Kundennähe, sowie die Versandkosten der Verpackungen gering zu halten.

Neben den im Systembau und im Bereich Verpackungen genutzten Applikationen sind alle Lager-, Finanz- und Lohnprozesse ebenfalls mit Abacus abgebildet. In einem nächsten Schritt ist eine komplett integrierte Kostenrechnung geplant, sowie die Einführung des DataAnalyzer. Das Dashboard liefert eine noch bessere Übersicht und mehr Kontrolle. Es ist aber auch ein Instrument, mit dem sich gezielt Bereiche optimieren lassen, zum Beispiel in der Verkaufsunterstützung.

Die Kifa AG hat mit Systematisierung und dem konzeptionellen Neuaufbau von variablen Stammdaten einen grossen Sprung gemacht. Die Durchgängigkeit der vollintegrierten Abacus-Lösung führt das Unternehmen direkt in die Industrialisierung 4.0. Neu geschaffene Schnittstellen haben die industrielle Fertigung optimiert und die Effizienz im Produktions- wie auch im Handelsbetrieb merklich gesteigert. «Die dadurch gewonnene Zeit können wir nun für individuelle Themen nutzen. Das ist motivierend», fasst Ruedi Heim zusammen.

Der CO2-neutrale Werkstoff Holz begleitet die Kifa AG seit der Gründung im Jahr 1919. Was als Kistenfabrik angefangen hat, präsentiert sich heute als innovativer Verpackungs- und Systembaubetrieb. Mit einer hochmodernen Produktionsstrasse fertigt Kifa innert kürzester Zeit komplexe Verpackungen. Zu den Kunden zählen u. a. Unternehmen aus der Exportbranche, des Fahrzeugbaus oder aus der Luft- und Raumfahrt. Zudem ist Kifa auf den Element- und Modulbau mit einem hohen Vorfertigungsgrad spezialisiert, als Generalunternehmer für die öffentliche Hand wie auch für private Bauherren. Die Gebrüder Ruedi Heim und Urs Heim leiten den Betrieb mittlerweile in vierter Generation und beschäftigen über 150 Mitarbeitende an drei Standorten. Die Kifa AG ist in der ganzen Schweiz und im benachbarten Ausland aktiv.

«Für die Einführung von Abacus haben wir uns Zeit genommen. So konnten wir unsere Mitarbeitenden, zusammen mit den Spezialisten der bsb und unseren Fachleuten, in wichtigen Arbeitsschritten einbinden. Das neue ERP-System ist nicht etwas, das einfach von aussen kommt. Ich spüre Freude und Stolz, dass wir gemeinsam etwas aufgebaut haben.»  Ruedi Heim, CEO, KIFA AG

bsb.info.partner AG | CH-8957 Spreitenbach | www.bsb-business-it.ch

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