Mit bsb.info.partner AG und Abacus das Potenzial im Servicegeschäft ausschöpfen

Sind Innovationen und Vielfalt bei Türen und Toren gefragt, ist die TS Tor & Service AG nicht weit. Die Auswahl an Produktekategorien, Grössen, Marken, Qualitäts- und Preisklassen ist einzigartig; das Sortiment sucht seinesgleichen in der Schweiz. Auch reagiert das Traditionsunternehmen aus dem sanktgallischen Muolen seit Jahren auf die zunehmende Nachfrage nach verbesserter Wärmedämmung und energiesparenden Torlösungen. Zudem erfüllen sämtliche Tore und Türen die aktuellsten Brandschutzvorschriften.

Das vielseitige Angebot trägt massgeblich zum Erfolg der Torprofis bei. Mindestens so relevant ist der 24-Stunden-Service, der einen reibungslosen Unterhalt gewährleistet. Über 30 Mitarbeitende sind mit ihren Wartungsfahrzeugen rund um die Uhr in der ganzen Schweiz einsatzbereit – für Montage, Reparatur oder Sanierung. Genau in diesem Geschäftsbereich zeichnete sich je länger je mehr Verbesserungsbedarf ab. Denn bis vor Kurzem arbeitete die TS Tor noch mit drei verschiedenen ERP-Systemen: für Finanzen, Verkaufsabwicklung und CRM sowie für den Servicebereich. Letzteres war insbesondere limitiert, da es vom Anbieter nicht mehr weiterentwickelt und gewartet wurde. 

Es ist ein altbekanntes Problem, das die bsb.info.partner AG, Vertriebspartnerin von Abacus, nur zu gut kennt und dem sie in den unterschiedlichsten Branchen immer wieder begegnet. Andreas Brauchli, bsb-Inhaber und Geschäftsleitungsmitglied, sagt: «Viele Unternehmen wählen oft ein ERP-System, das steigenden Anforderungen langfristig nicht gewachsen ist und irgendwann an seine Grenzen kommt. Spürbar werden diese, sobald die Firma grösser wird, sich weiterentwickelt. Häufig kann die IT mit dem Wandel nicht mithalten, geschweige denn die so oft notwendige Digitalisierung mittragen.» Neben dem Flickenteppich auf Systemebene war bei der TS Tor & Service AG die Datenbasis nicht ideal. Die Dateneingabe erfolgte in den einzelnen Abteilungen nicht einheitlich, was zu Lücken respektive doppelten Einträgen führte.

Die unbefriedigende Ausgangslage war in der Führungsetage der TS Tor & Service AG schon länger ein Thema. Wisi Kempf, Leiter Technisches Qualitätsmanagement und GL-Mitglied, wie auch seine Kollegen stellten sich dabei zwei Fragen: Welches ERP-System soll unsere drei bestehenden ablösen? Und welcher IT-Anbieter kann die unterschiedlichen Anforderungen unseres Betriebs am besten erfüllen? Für die Entscheidungsträger war klar: Die neue ERP-Lösung muss sämtliche Prozesse und Bereiche vereinheitlichen und einfach zu bedienen sein.

Aus diesen Gründen hatte die TS Tor & Service AG die Abacus Business Software schon länger ins Auge gefasst. So war die Wahl in gewisser Weise vorgespurt und der Wechsel nur eine Frage der Zeit. Der finale Entscheid sei im Kollektiv gefallen, sagt Kempf: «Die Abteilungsleiter waren von Anfang an mit im Boot, auch bei der Entscheidungsfindung. Ich glaube, das ist bei einem solchen Vorhaben entscheidend. Denn die Integration von Abacus war eines der grössten Projekte, das wir in unserer Firma je umgesetzt haben.» Brauchli befürwortet das Vorgehen, auch aus Erfahrung: «Eine ERP-Einführung ist Chefsache. Die Führung muss dahinterstehen. Das war bei Wisi Kempf klar der Fall.» Ausserdem brauche es ein breites Projektteam, das alle Abteilungen repräsentiert. Mitarbeitende müssen sich ernst genommen fühlen und einbringen können, was ihnen wichtig ist. 

Mit der Wahl von Abacus benötigte die TS Tor einen Umsetzungspartner. «Die bsb.info.partner AG hat sich bei uns vorgestellt und einen positiven Eindruck hinterlassen», erinnert sich Wisi Kempf. Die Referenzauskunft bei einem bereits umgesetzten Projekt überzeugte zusätzlich. So startete die Kooperation zwischen den beiden Unternehmen im Herbst 2020 mit einem Workshop. «Wir haben uns von Anfang an gut verstanden», erzählt Stefan Opprecht. Er ist Projektleiter bei der bsb.info.partner AG und bis heute primärer Ansprechpartner für die TS Tor. In den häufigen Meetings zu Beginn sassen viele Personen am Tisch. Danach wurden die Projektteams, in denen man Details vor Ort klärte, immer kleiner. Opprecht hatte mit Mitarbeitenden aus jeder Abteilung Kontakt: «Es ist wichtig, mit denjenigen zu arbeiten, welche die Software im Alltag nutzen.»

Heute sind Abacus-Applikationen in jedem Geschäftsbereich der TS Tor integriert, zum Beispiel in der Auftragsbearbeitung, Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie in der Zeiterfassung, im CRM, Servicemanagement oder in der Archivierung. Dies sorgt für perfekte Durchgängigkeit in einem einheitlichen System. Wobei es keine Rolle spielt, ob die Mitarbeitenden ihre Arbeit am Computer im Büro oder am Tablet im Wartungsfahrzeug erledigen.

Beliefert die TS Tor ihre Kundschaft, gibt es diverse Berührungspunkte: vom ersten Kontakt über die Offerte und Verkaufsabwicklung bis hin zur Montage. Abacus bildet Besonderheiten in verschiedenen Prozessen und Abteilungen ab. Die Produkte der TS Tor müssen zum einen umfassende Sicherheitsrichtlinien erfüllen. Bei der Erstellung von Offerten werden deshalb eine Checkliste und ein Tor-Konfigurator benötigt. Zum anderen ist der Lieferumfang teilweise anspruchsvoll, da die TS Tor oft grosse Gebäude ausstattet, mit teilweise mehreren hundert Türen oder Toren. 

Werden die Tore eingebaut, sind die Monteure gefragt. Läuft es mal nicht rund, rückt die Serviceequipe aus. In beiden Bereichen erfolgt die Disposition und Auftragszuweisung über Abacus. Bei der Zuteilung der Einsätze wird sichtbar, wer wo unterwegs ist, aber auch, wer abwesend ist oder Ferien hat. In der Disposition mitberücksichtigt werden zudem die Rahmenbedingungen und Umstände vor Ort. Muss beispielsweise ein hohes Tor eingebaut werden, braucht es eine Hebebühne oder einen Kran. Dies lässt sich gleich mitdisponieren. Und noch bevor die Monteure und Servicetechniker eintreffen, ist für sie ersichtlich, in welchem Status Tor oder Tür sind. Angesichts der Tatsache, dass die TS Tor & Service AG aktuell etwa 9‘000 Tore in der Wartung hat, ist diese Prozessoptimierung von grosser Bedeutung. Bei jedem einzelnen Tor ist die Historie nachvollziehbar. Dazu gehört auch, dass die Lagerbewirtschaftung lückenlos das vorhandene respektive verwendete Material aus Standort- und Fahrzeuglagern dokumentiert.

Die Abacus Business Software wurde in einem Standardprozess integriert und ersetzte bei der TS Tor & Service AG drei bestehende ERP-Systeme. Die Integration dauerte etwa ein Jahr – ein üblicher Zeitrahmen für Projekte dieser Dimension –, der Produktivstart war Anfang 2022. Das neue ERP-System ist noch jung. Dennoch zeigten sich bereits nach wenigen Monaten die Vorteile. Die standardisierte Datenerfassung und eine saubere Lagerbewirtschaftung haben die Abläufe im Servicegeschäft spürbar optimiert. Damit nicht genug. Die Integration weiterer Applikationen ist bereits in Planung, um Montage und Wartung weiter zu verbessern – und zwar mit AbaPoint. Bei sämtlichen verbauten Toren werden NFC-Chips (Tags) eingebaut. Dabei wird die gleiche Technologie wie beim kontaktlosen Zahlen verwendet. Ist ein Tor mit einem solchen Chip ausgestattet, kann der Kunde über eine App den Tag scannen und einen Prozess in Abacus auslösen: zum Beispiel einen Wartungsauftrag initiieren oder die Betriebsanleitung zu einem Produkt herunterladen. Wie gesagt: Geht es um Innovationen, ist die TS Tor nicht weit. Das gilt auch für deren Servicemanagement.

Mit einem breiten Sortiment an Türen und Toren hat sich das Traditionsunternehmen nicht nur in der Region einen Namen gemacht, sondern schweizweit etabliert. Seit 1995 beliefert die TS Tor & Service AG diverse Branchen – Industrie, Gewerbe oder öffentliche Hand – mit funktionalen Standardprodukten, Individuallösungen und Sonderanfertigungen. Die TS Tor & Service AG beschäftigt an drei Standorten über 65 Mitarbeitende. Die Serviceequipe ist mit 38 Fahrzeugen rund um die Uhr im Einsatz. Gegründet wurde der Betrieb von den Gebrüdern Wisi und Toni Kempf. Der Hauptsitz befindet sich im sanktgallischen Muolen.

bsb.info.partner AG |  8957 Spreitenbach | www.bsbit.ch

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