Esther Gloor betreut Projekte rund um Zeiterfassung und HR. Gemäss ihrer Erfahrung profitieren bereits kleine Unternehmen von den Abacus-Tools. Die Automatisierung führt zu mehr Effizienz und Transparenz.
Esther Gloor (Bild zVg von bsb.info.partner)
Wie bist du zur bsb.info.partner AG gekommen?
Ich kannte Abacus als Anwenderin, bevor ich als Quereinsteigerin bei der bsb begann. Bei meinem Start zeichnete sich ab, dass ich in Zeiterfassungs- und HR-Projekten tätig werden würde. Die Zeiterfassung war damals ein Novum und wir alle mussten uns mit den neu entwickelten HR-Tools von Abacus befassen. Ich bin ins Thema reingerutscht und es hat mir von Anfang an Spass gemacht.
Welches Projekt bleibt dir weshalb in besonderer Erinnerung?
Da gibt es mehrere. Eines ist die Umsetzung des Bewerbermanagements bei der Sieber Transport AG. Dieser langjähriger Kunde nutzte Abacus bereits im Bereich Finanzen und Lohn. An den HR-Themen waren wir schon länger dran, wenn auch die ganze Palette nie komplett ausgerollt wurde. Infolge eines Personalwechsels im HR wollte Sieber Transport die Digitalisierung vorantreiben. In diesem Zusammenhang haben wir das Bewerbermanagement dann umfassend eingeführt.
Was waren weitere Anforderungen und wie bist du diesen begegnet?
Sieber Transport ist ein grosses Unternehmen mit verschiedenen Standorten. Pro Standort gibt es eine HR-verantwortliche Person. Da kommen unterschiedliche Sprachen zum Einsatz, Französisch und Italienisch. Im Standard der Abacus-Welt ist die Mehrsprachigkeit gegeben, rund 90 % sind übersetzt. Eine weitere Anforderung war, von allen Standorten aus auf Bewerberdossiers zugreifen sowie Stellvertretungen organisieren zu können. In Abacus lässt sich der Zugriff auf Dossiers und Daten spezifisch und flexibel definieren. Auch die eingehende Flut an Bewerbungen sollte effizienter organisiert werden. Umgesetzt haben wir dies mit dem Bewerbermanagement, das in der HR-Lizenz-Option im Bereich Lohn vorhanden ist.
Was gefällt dir an deiner Arbeit bei der bsb.info.partner AG besonders?
Ich kann meine Projekte selbst terminieren und koordinieren. Ich bin eigenständig, habe freie Hand, wie ich meine Aufgaben angehe, wie ich Projekte aufgleise und Termine wahrnehme. Auch der Austausch mit Kunden auf Augenhöhe bedeutet mir viel.
Wie beurteilst du bei der bsb die Vereinbarkeit von Familie und Beruf?
Seit ich Mutter bin, arbeite ich in einem 40%-Pensum. Dass ich nach dem Mutterschaftsurlaub zurückkommen konnte und heute in der gleichen Funktion arbeite, darüber bin ich mega happy. Die ganz grossen Projekte kann ich nicht mehr betreuen, aber das stört mich nicht. Sehr positiv finde ich unsere Firmenstruktur. Wenn ich nicht weiterkomme, keine Zeit habe oder eine Stellvertretung brauche, sind wir gut aufgestellt und meine Team-Kollegen unterstützen mich. Während meiner Abwesenheit wurde zudem immer an mich gedacht. Das habe ich sehr geschätzt.
Welche Art von Kunden-Feedback macht dich glücklich?
Wenn die Einführung eines Tools, eine Erweiterung oder eine komplette Umstellung auf ein neues System einen Mehrwert bringt und der Kunde eine Verbesserung im Alltag spürt. Mir ist Kundenzufriedenheit wichtig. Gleichzeitig bin ich mir der Grenzen bewusst, systembedingt oder aufgrund von Budgetvorgaben. Doch ich habe den Anspruch, mein Bestes zu geben. Schliesslich werden wir für diese Dienstleistung bezahlt.
Was macht für dich eine gelungene Projektumsetzung aus?
Mein Ansatz ist immer, Kunden so weit zu schulen, damit sie möglichst selbständig mit einem Tool arbeiten können und unseren Support so selten wie möglich brauchen. Selbstverständlich sind wir bei Fragen da. Aber am schönsten ist es für mich, zu sehen, wenn der Kunde eigenständig das Tagesgeschäft abwickeln kann. Deshalb will ich Wissen weitergeben, damit sie selbständig in der Abacus-Welt agieren können. Das hängt natürlich auch vom Gegenüber ab. Manche wollen Anpassungen nicht selbst umsetzen, dann übernehmen wir das.
Welches Abacus-Produkt kann den Arbeitsalltag markant verbessern?
In meinem Bereich ist es sicher das MyAbacus Mitarbeiter-Portal, in dem sich zahlreiche Prozesse abbilden, digitalisieren und automatisieren lassen. Es schafft bereits für kleine Unternehmen einen Mehrwert, wenn beispielsweise Mitarbeitende ihr gesamtes Dossier inklusive Lohn selbständig abrufen können, anstatt dass Abrechnungen per Post oder Mail verschickt werden. Alle haben Transparenz und Zugriff. Weit oben steht bei vielen unserer Kunden auch das Bewerbermanagement. Das Tool nimmt insbesondere jenen Unternehmen Arbeit ab, die schon den Lohn mit Abacus machen. Sie haben die Personalstammdaten bereits im System. Die Bewerber-Daten lassen sich ganz einfach zu Mitarbeiter-Daten transferieren. Es gibt keine Schnittstellen, alles ist erfasst. Wenn Abacus in gewissen Bereichen bereits im Einsatz ist, ist es im Sinne der Durchgängigkeit immer ein Plus, weitere Bereiche ebenfalls mit dem bestehenden System abzubilden.
Wann empfiehlt es sich, den Bereich HR mit Abacus zu digitalisieren?
Abacus bietet eine enorm breite Palette an Tools, auf die man aufbauen, die man schrittweise einführen und erweitern kann. Es muss nicht alles auf einen Schlag passieren. Ein Unternehmen kann das Abacus-Produkt einführen, das es im Moment braucht. Ändern sich die Bedürfnisse in zwei Jahren, können neue Tools geprüft und integriert werden.
Vielen Dank für das Gespräch.
bsb.info.partner AG | 9014 St. Gallen | www.bsbit.ch
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