Ein modernes Digital Asset Management (DAM) ist für Unternehmen aktueller und wertvoller denn je, schafft Effizienz und Mehrwert, sichert Compliance und bildet die Grundlage für erfolgreiche Kundenkommunikation. Der DAM-Experte Martin Reinheimer von SIMIO Consulting ist seit über 20 Jahren im DAM-Markt zuhause. Im Interview mit Marco Nägeli, Head of Sales & Key Account Management, gibt er praxisnahe Einblicke, warum DAM heute in jedem Unternehmen, unabhängig von Grösse oder Komplexität, erfolgskritisch ist und welche Trends die Branche bestimmen.
Symbolbild Copilot
Martin, seit 20 Jahren beschäftigst Du Dich beruflich mit Digital Asset Management und Medienproduktion im Marketing. Wie hat sich der Digital Asset Management-Markt in dieser Zeit verändert? Ist das Thema in Zeiten von Cloud-Technologie, API-First-Ansätzen und KI noch relevant?
Wie alle systemischen Lösungen dient Digital Asset Management nicht dem Selbstzweck, sondern bildet in Prozessen des Marketings und der Medienproduktion eine wichtige – vielleicht sogar die zentrale – Komponente. Und egal, ob sich Prozesse über die Jahre verändern oder sich neue Technik etabliert: Es verbessert Kollaboration, Effizienz und Compliance im Unternehmen. An der Relevanz von DAM hat sich damit in all der Zeit nichts geändert.
Aber: Jede technologische Innovation führt zu Veränderungen der Rahmenbedingungen. User gewöhnen sich sehr schnell an neue Funktionalitäten oder eine bessere User Experience. Dadurch ändern sich die Anforderungen an solche Systeme. Wenn beispielsweise eine DAM-Lösung einen Fokus auf eine sehr ausgefeilte Print-Ausleitung hat, während immer mehr Konsum über E-Commerce abgewickelt wird, muss sie sich entweder im bekannten Umfeld weiter spezialisieren oder an die Bedürfnisse des Marktes anpassen. Letzteres gelingt natürlich einfacher, wenn es eine schlanke Lösung ist, die leichter modifiziert werden kann als ein gewachsenes, monolithisches System.
Diese Veränderungen sehen wir auch bei unseren Gesprächen mit Schweizer Unternehmen. Einerseits gibt es eine Vielzahl von Unternehmen, die ihre klassischen DAM-Systeme auf den Prüfstand stellen. Andererseits wird das Thema durch schlanke und moderne Tools wie beispielsweise pixx.io für Unternehmen relevant, für die eine Enterprise-Lösung bisher nicht erschwinglich war. Welche Herausforderungen stellen sich diesen Unternehmen aktuell?
Wenn ich schaue, welche Beratungsleistungen wir Unternehmen bieten, dann kann man aktuell in zwei Gruppen klassifizieren:
Die einen haben bereits ein DAM-System im Unternehmen und sind an einem Punkt angekommen, wo sie mit dem etablierten System nicht mehr alle gewachsenen Anforderungen ihrer Kunden bedienen können. Das führt im Ergebnis nicht selten zu einem Wechsel auf Systeme der neusten Generation, die von ihrer Architektur einem Cloud-Native- und API-First-Ansatz folgen und teilweise auch KI-Funktionalität beinhalten.
Die andere Gruppe von Unternehmen hat noch kein DAM-System etabliert, erkennt aber die Notwendigkeit für das Thema. Es sind meist Unternehmen aus dem KMU-Bereich, für die eine traditionelle Enterprise-Lösung bisher undenkbar war und für die durch pragmatische Best-of-Breed-Ansätze ein smartes DAM-System überhaupt erst erschwinglich wird, in der Umsetzung oft nach dem «Try & buy»-Prinzip.
Zusammenfassend kann man festhalten, dass der DAM-Markt in den letzten Jahren ziemlich durchgeschüttelt wurde und in sehr vielen Unternehmen DAM-Projekte durch die wachsende Bedeutung des Multichannel-Publishings an Priorität gewinnen.
Die Systeme werden also zugänglicher und einfacher. Sind aber auch immer tiefer in alle Marketingprozesse und -systeme integriert. Was bedeutet das für die Rolle von internen Spezialisten und externen Experten wie aclevion und SIMIO?
Die Situation ist in jedem Unternehmen unterschiedlich: In Unternehmen, die grosse Expertise inhouse haben, ist ein DAM-Projekt vielleicht mit den gegebenen Ressourcen zu stemmen. Das Gros der Unternehmen hat aber meist nicht die dedizierte Expertise im direkten Zugriff – hier lohnt es sich, Expertenwissen einzuholen, um den Erfolg des DAM-Projekts sicherzustellen. Und wenn es eine initiale Beratung von 2–3 Tagen ist, die nur das Scoping des Projekts definiert: Auch das kann langfristig günstiger sein, als auf eigene Faust zu probieren, sich zu verzetteln und Strukturen aufzubauen, welche anschliessend wieder korrigiert werden müssen.
Es kommt auch ein bisschen darauf an, ob man ein völlig neues System in seine Infrastruktur einbinden will oder ob man eine bestehende Komponente durch eine andere ersetzt: Ich habe ein DAM-Reifegradmodell entwickelt, das in der Stufe 1 die Unternehmen kategorisiert, die noch gar kein DAM haben; das geht dann weiter in Stufe 2 mit einem DAM-System, das zwar als Single Point of Truth dient, aber noch Standalone arbeitet. In Stufe 3 reden wir über eine integrierte Lösung und Stufe 4 bildet die höchste Ausbaustufe, in der die Prozesse und die Integrationen weitestgehend automatisiert agieren. Für Unternehmen ohne ausgewiesene Erfahrung im DAM-Segment empfiehlt es sich auf jeden Fall, auf Beratung zurückzugreifen, um die Stufe 2 oder folgende zu erklimmen.
Sicher steigt durch tiefe Integration in die Infrastruktur des Unternehmens die Komplexität, aber in noch grösserem Mass steigt auch die Effizienz bei der Datennutzung – was das Erklimmen der nächsthöheren Stufe immer erstrebenswert macht.
Die Effizienz steigt derzeit aber natürlich vor allem auch durch die rasante Entwicklung von KI immer weiter an. Wie ihr beschäftigen auch wir uns täglich in Kundenprojekten damit, dies für Unternehmen praktisch nutzbar zu machen. Beispielsweise indem wir KI-basierte Prozesse direkt in das DAM-System integrieren, wie für die Schweizerische Post oder die ESA. Wie verändert sich Digital Asset Management durch den Einsatz von KI und Automatisierung?
Oh, das ist aktuell mein Lieblingsthema. Ich versuche mal, zu antworten, ohne den Rahmen zu sprengen! Ich möchte voranstellen, dass ich den Einsatz von KI begrüsse, denn Investitionen in KI und Automatisierung zahlen sich langfristig auch für KMU-Unternehmen aus.
Die Kunden haben schon längst den Benefit erkannt, den KI-Funktionen mit sich bringen. Aktuell sind wir in einer Phase, in der Hersteller viel neue Funktionalität entweder in ihr Produkt direkt einbinden oder zumindest eine Integration ermöglichen. KI-basierte Verschlagwortung oder die generative Erstellung von Beschreibungstexten inklusive Übersetzungen sind gelebte Praxis, um die manuelle Datenpflege zu minimieren.
Ein anderes Beispiel sind KI-gestützte Bildanpassungen: Wenn eine KI den Point of Interest in einem Asset erkennen kann, sind generierte Formatadaptionen passend für den jeweiligen Ziel-Kanal möglich. Smart Cropping ist hier das Stichwort. Umgekehrt kann dank KI zusätzlicher Bildinhalt generiert werden oder ein Produktbild durch automatisierte Freistellung und Montage völlig anders in Szene gesetzt werden, was schon heute die manuellen Retusche-Arbeiten reduziert und gleichermassen auch die Aufwände für Shootings senken wird.
Mich treiben aber bei dem Thema zwei grundlegende Gedanken besonders um: Der Markt legt den Fokus oft auf generative KI, weil die Mehrwerte leichter zu vermitteln sind. Kognitive KI allerdings – gerade im Umfeld von Prozessautomatisierung – eignet sich hervorragend, um mit vertretbarem Aufwand Digitalisierungserfolge zu erzielen. So etwas kann beispielsweise beim Systemwechsel helfen, wenn man Daten aus dem bestehenden DAM-System exportieren möchte, aber keine Export-Schnittstelle zur Verfügung steht.
Das zweite ist der Blick in die Zukunft. Ich kann mir irgendwann gut das Verschwinden von DAM-Clients, wie wir sie heute kennen, vorstellen. Dafür gibt es zwei Gründe: Erstens hat der Einsatz mobiler Devices immer grösseren Anteil, verbietet aber gewohnte, komplexe Benutzer-Oberflächen. Zweitens sind User von Social Media Applikationen und KI-Assistenten gewohnt, Informationen über eine Art Feed zu bekommen und Anfragen über einen Dialog zu verfeinern – und genauso sieht für mich ein revolutionärer DAM-Client aus!
Eine Entwicklung hin zu einer neuen Art von Interfaces sehen wir auch. Für das DAM-System der Migros programmieren wir beispielsweise gerade individuelle cloudbasierte Interfaces, vollständig zugeschnitten auf ihre Use Cases. Was glaubst du, kommt da in Zukunft noch auf Kunden und Systemanbieter zu?
Was da auf uns alle zukommt, kann man in Gänze noch gar nicht greifen, insbesondere wenn man verfolgt, wie schnell neue Tools und Anwendungsfälle erdacht werden. Ich glaube aber schon, dass all diese Ansätze bei Kunden auf fruchtbaren Boden fallen und Ideen entwickelt werden, wie diese neuen Möglichkeiten im eigenen Kontext gewinnbringend eingesetzt werden können.
Ein wichtiger Punkt für Unternehmen ist, die Mitarbeitenden auf dieser Reise mitzunehmen und zu empowern. Deswegen bin ich auch Fan von sogenannten NoCode- oder auch LowCode-Lösungen. Das sind Systeme, mit denen Marketeers ohne tiefe IT-Kenntnisse ihre Prozesse autark automatisieren können.
Konkret in Bezug auf DAM und den angesprochenen revolutionären DAM-Client bedeuten die Entwicklungen für die Anbieter einen deutlichen Change-Prozess, denn es heisst, dass neben einem komplett neuen Frontend für die Asset-Suche auch das Backend einen Evolutionssprung machen muss und neben der klassischen relationalen Datenbank zumindest eine hybride Zwischenschicht eingezogen werden muss, die semantische Netzstrukturen bietet, um mit dem Nutzer agieren zu können.
Ergo reden wir über Systeme mit völlig neuem UI, aber auch mit komplett neuer Architektur. Und wir würden vermutlich auch neue Player sehen – so ist ein OpenAI aktuell wesentlich näher an einer solchen Lösung als ein traditioneller DAM-Anbieter.
Und dabei ist UX ja nur ein herausfordernder Bereich für die Verwaltung digitaler Assets. Weitere sind zum Beispiel Compliance und Data-Governance, gerade auch im Hinblick auf die Nutzung generativer KI und den Datenschutz. Wie wichtig sind diese Aspekte heute im Rahmen einer DAM-Einführung?
Ja, das ist ein sehr wichtiger Aspekt – IT-Sicherheit, Datenschutz und klare Governance sind Grundpfeiler für ein erfolgreiches DAM. Und wenn ich nochmal auf das Reifegrad-Modell zurückgreife: Ein entscheidender Gewinn, der schon beim Erreichen der Stufe 2, also bei der Einführung eines DAM-Systems entsteht, ist ein solides Fundament aus diesen Grundpfeilern.
Das heisst aber auch: Wenn ich bei mir ein DAM platzieren möchte, muss ich die Richtlinien meines Unternehmens kennen. Ausserdem gibt es gesetzliche Rahmenbedingungen, bei denen es nationale Unterschiede geben kann, beispielsweise zwischen der DSGVO in der EU und dem revDSG in der Schweiz. Über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sorgen sich aber in weiten Teilen die Hersteller, die ihre Software im Einklang mit Standards entwickeln oder sogar in bestimmten Bereichen zertifiziert sind, was Audits deutlich vereinfacht. Und was das eigene Risikomanagement angeht: Es gibt in dem Bereich nicht nur Schwarz und Weiss, oft muss man mit einem angebrachten Mass der Verhältnismässigkeit argumentieren.
Ein schönes Beispiel dafür ist das Thema KI. Die Volatilität macht es nicht einfach, die Themen eindeutig zu bewerten: Der EU AI Act beispielsweise reglementiert oft eher mit Empfehlungs-Charakter als mit Verboten – aber das ist auch gut, solange viele Details noch Moving Targets sind. Mit Blick auf Originalität und Authentizität von digitalen Assets finde ich lobenswert, dass es Bestrebungen gibt, über Standards wie den C2PA-Standard den Ursprung von Content zu definieren und somit für Klarheit zu sorgen, was mit KI-Mitteln verändert – oder sagen wir «veredelt» – wurde.
Wir sehen immer wieder, dass Unternehmen die Investition in moderne DAM-Systeme scheuen, gerade im Hinblick auf diese Komplexität. Allerdings zeigen die Unternehmen, die investieren, dass sich der Invest meist schnell amortisiert. Was sind Deine Erfahrungen?
Meist komme ich erst in DAM-Projekte, wenn mein Kunde schon eine Entscheidung zugunsten einer Investition in diesem Bereich getroffen hat. Aber wenn ich die vielen Projekte durchgehe, hat keiner der Kunden die Entscheidung für ein solches System bereut.
Natürlich sind die Voraussetzungen in jedem Unternehmen unterschiedlich, aber allein durch die Schaffung eines Single Point of Truth für die digitalen Assets meines Unternehmens resultieren sehr schnell Mehrwerte: Ich verliere keine Zeit mehr bei der Suche nach benötigten Assets, ich kann sicher sein, dass ich immer auf die aktuelle Version eines Assets zugreife, ich habe im Hintergrund ein Management für Copyrights und so weiter und so weiter.
Unterm Strich habe ich eine schnellere Time-to-Market und die Qualität meines Outputs verbessert sich, wenn er aus zentralen Datenquellen entsteht. Abhängig vom Projektumfang amortisieren sich solche Projekte eigentlich immer in den ersten drei Jahren, manche sogar schneller.
Vielleicht noch ein Wort zur «Komplexität»: Oft empfehle ich meinen Kunden eine schrittweise Umsetzung. Wie man die Schritte definiert, kann individuell gestaltet werden: Ob ich Prozesse nacheinander aufgleise oder Abteilungen nach und nach auf ein DAM aufschalte – verschiedene Ansätze sind möglich, so dass die Komplexität meist recht schnell entzaubert werden kann.
Vielen Dank für diese spannenden Einblicke, Martin. Und was ist Dein Fazit für Unternehmen, die sich aktuell mit der Erstellung, Nutzung und Verwaltung ihrer digitalen Assets beschäftigen?
Erstmal möchte ich Unternehmen, die sich mit den Themen beschäftigen, ermutigen, den Weg weiterzugehen, denn der Wert der digitalen Assets kann nur genutzt werden, wenn man sie in einem modernen System verwaltet.
Ein DAM bietet viele Vorteile und Effizienzgewinne, und die Eintrittshürde in das Thema kann sich heute jedes Unternehmen leisten: Ab CHF 20 Euro pro User gibt es ja schon solide Systeme, die sich sehr schnell bezahlt machen.
Wichtig ist, dass die Auswahl und Integration eines DAM-Systems auf die spezifischen Bedürfnisse und Wachstumsperspektiven des Unternehmens zugeschnitten sind. Es gibt nicht einfach die eine gute Lösung.
Die Einführung eines DAM-Systems kann heute schnell erfolgen und sogar autonom von externen Dienstleistern, wenn das Know-how bereits im Unternehmen vorhanden ist. Wenn nicht, lohnt es sich, entsprechende Expertise einzuholen und einen Dienstleister für die Anbindungen von bestehenden Unternehmenslösungen zu beauftragen. Ich freue mich da auf jeden Austausch!
Martin Reinheimer
Mein gesamter beruflicher Weg verläuft seit jeher an der Schnittstelle zwischen IT, Marketing und Medienproduktion. Dabei habe ich in verschiedenen Unternehmen in Leitungsfunktion und im IT-Projektmanagement gearbeitet, sowohl auf Seiten von Software-Herstellern als auch in Agenturen.
Das Thema DAM habe ich schon von Beginn meines beruflichen Wegs für mich entdeckt. Mit meinem Unternehmen proCress biete ich heute Services rund um unabhängige Beratung und Projektmanagement in der Marketing-Technologie an. Bei SIMIO Consulting verantworte ich als Partner den Themenbereich Digital Asset Management.
Der Autor
Marco Nägeli
25 Jahre bewege ich mich in den Bereichen Marketing, Vertrieb, Führung und verantworte die erfolgreiche Leitung von Unternehmensentwicklungsprojekten, die Transformation von Marktstrategien und das Erschliessen neuer Geschäftsfelder.
Als Head of Sales & Key Account Management berate und begleite ich unsere Kunden von der Konzeption über die Umsetzung bis zur Weiterentwicklung ihrer Lösungen und verbinde dabei inhaltliche Expertise mit partnerschaftlicher Zusammenarbeit.
aclevion AG | 6003 Luzern | www.aclevion.com
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