Logistik-Gruppe mit Standardsoftware – geschäftsbereichübergreifendes Buchen steigert die Effizienz

Durch natürliches Wachstum und Zukäufe ist aus einem Zwei-Mann-Fuhrunternehmen im St. Galler Rheintal innert nunmehr bald 50 Jahren, ein international weitverzweigtes Dienstleistungsunternehmen für Logistiklösungen mit 17 Schweizer Filialen, sowie internationalen Niederlassungen und Partnern in Ländern wie Österreich, USA und Vietnam entstanden. Heute zählt die Sieber-Gruppe zu den fünf grössten klassischen Stückgut-Transportunternehmen der Schweiz mit rund 690 Mitarbeitenden. Der Hauptsitz ist in Berneck (SG). Um eine schnelle und zuverlässige nationale Distribution zu gewährleisten, verfügt der Konzern innerhalb der Schweiz und Österreich über eine eigene Fahrzeugflotte mit mehr als 250 Lastwagen. Zudem wird diese um rund 130 ausschliesslich an Sieber gebundene Vertragsfahrer ergänzt. Darüber hinaus besitzt das Unternehmen landesweit mehrere Logistikzentren, ein Zollfreilager und offene Zolllager. Seit 2011 wurde die Software-Palette der Sieber-Gruppe modernisiert. Dazu gehörte auch der Aufbau einer neuen Finanzsoftware. 

Auslöser dafür war die Ablösung der proprietären Transportsoftware durch die moderne Dispositionslösung Transit, welche Fahrzeugkommunikation und Navigation integriert. Zudem sei das bis zu diesem Zeitpunkt verwendete ERP-System ein «Wollknäuel» gewesen, das durch eine komplett neue Software hätte ersetzt werden müssen, berichtet Sascha Tscharner, Leiter Finanzen der Sieber-Gruppe und Mitglied der Geschäftsleitung. Mit der neuen Finanzlösung sollte laut dem gelernten Wirtschaftsprüfer die Buchhaltung für die ganze Sieber-Gruppe vereinheitlicht werden. Ziel war es, nur noch einen Kunden- und Lieferantenstamm sowie einen Konten- und Kostenstellenstamm für alle Gruppengesellschaften zu führen. 

Nicht nur die geografische Nähe des Ostschweizer Softwarehauses, sondern auch der Einsatz von Abacus bei einem grossen Mitbewerber erleichterte den Entscheid zugunsten der Ostschweizer Lösung. Wichtiges Argument für die Einführung von Abacus war, dass die Standardsoftware 2011 um eine Funktion erweitert wurde, dank der sich rechtlich selbständig bilanzierende Einheiten als separate Geschäftsbereiche in einem einzigen Mandanten buchhalterisch führen lassen. Das bietet die Gewähr, geschäftsbereichübergreifend zu buchen und Fehlzahlungen von Debitorenrechnungen an irrtümlich adressierte Gruppengesellschaften aufzufangen, indem sie automatisch korrekt umgebucht werden. 

Geradezu als Glückstreffer erwies sich, dass für die Implementierung der Abacus Partner bsb.info.partner hinzugezogen wurde. Nicht umsonst hat sich diese durch anspruchsvolle, erfolgreiche Projekte einen guten Namen geschaffen. bsb.info.partner sollte sich denn auch als entscheidendes Erfolgskriterium herausstellen, da sich die operative Umsetzung der Abacus Software mit der neuen Funktion der Geschäftsbereiche alles andere als eine triviale Angelegenheit entpuppte: Allein aufgrund der anfallenden Datenmengen mit rund 65’000 Debitoren-Rechnungen von rund 4’000 Kunden und 36’000 Kreditoren-Rechnungen von rund 1’800 Lieferanten und Subfrächtern pro Jahr stellte sich das Projekt in der Praxis als viel komplexer dar als in der Testumgebung gedacht.

Die Anpassung und Implementierung verlangte von den Sieber-Buchhaltungsmitarbeitenden eine grosse Umgewöhnung und von den bsb-Beratern und den Abacusentwicklern viel Einsatz und Können bis zum operativen Start Anfang 2012. Dabei galt es, die Eigenarten des Transportgeschäfts zu berücksichtigen, wie etwa die gegenseitigen Verrechnungen von Verbindlichkeiten, Gutschriften und Fakturen. 

Als Erstes wurde die Abacus Lohnsoftware eingeführt. Danach erfolgte die Einbindung des Finanz-teils über neu programmierte Schnittstellen in die Umsysteme mit den Branchenlösungen und Drittprogrammen wie etwa jene für die Zollfakturierung oder das Transportgut- und das Lagerbewirtschaftungsprogramm. So werden heute aus der Transportlösung Transit jährlich rund 55’000 Rechnungen direkt in die Abacus Debitorensoftware übertragen.

Da Grosskunden hunderte von Rechnungen oft mit einer einzigen Zahlung begleichen, musste bsb.info.partner ein spezielles Verarbeitungsprogramm in Excel schreiben. Dieses sorgt dafür, dass die automatische Ausbuchung der offenen Posten in der Abacus Debitorensoftware sozusagen auf Knopfdruck erfolgt. Der Debitoren-Zahlungsausgleich für diese Kunden beansprucht dank dieser Lösung markant weniger Aufwand als früher, berichtet Tscharner. Die Buchhaltung für die Schweizer Filialen und die österreichische Niederlassung wird heute von fünf Mitarbeitenden und einem Lehrling erledigt. Dabei haben sie sich die verschiedenen Geschäftsbereiche aufgeteilt und erledigen von den Debitoren- bis zu den Kreditorenzahlungen fast alles im gleichen Arbeitsgang. 

Aufgrund der Rechnungsnummer wird bei einer eingehenden Zahlung registriert, für welchen Geschäftsbereich sie bestimmt ist und erzeugt, sofern notwendig, automatisch eine Umbuchung von einem Geschäftsbereich zum anderen. Das bedeutet eine grosse Erleichterung für die Buchhaltungssachbearbeiter von Sieber, denn die Kunden überweisen ihre Zahlungen nicht immer an die eigentlich zu begünstigende Sieber-Gesellschaft. Ebenfalls als effizient hat es sich erwiesen, dass stets der Geschäftsbereich in den Programmmasken nun jeweils an erster Stelle eingegeben und angezeigt wird. Dieser bleibt auch dann aktiv, wenn ein anderes Programm gestartet wird. Sehr geschätzt wird zudem die Funktion des Auszifferns in den Kontoauszügen, mit der bei Hunderten von Einzelpositionen die Übersicht trotzdem gewahrt werden kann, da sich alle ausgeglichenen Posten ausblenden lassen.

Nachdem das Tagesgeschäft in der Buchhaltung heute zur Zufriedenheit einheitlich abgewickelt wird, ist man jetzt daran, das Gesamtsystem zu optimieren. Verbesserungspotenzial sieht Tscharner in der Vereinheitlichung verschiedener Prozesse bei der Ressourcenüberwachung wie etwa für die Smartphones der Chauffeure, deren Arbeitskleidung und der Verwaltung der obligatorischen Schulungen, die diese regelmässig absolvieren müssen.

Das IT-Projekt habe viele gefordert, aber auch viel gefördert, resümiert Tscharner. So hat sich die Abacus Standardsoftware im Lauf dieses Projekts so weiterentwickelt, dass heute ein praxistaugliches und effizientes Führen der Buchhaltung für alle Geschäftsbereiche mit geschäftsübergreifenden automatischen Buchungen möglich ist. Eine noch weitergehende Nutzung der Abacus Software in den Bereichen Auftragsbearbeitung und Liegenschaftenverwaltung ist nach dem positiven Abschluss der ersten Phase nicht ausgeschlossen. 

Die Sieber-Gruppe ist ein Familienunternehmen, das 1974 gegründet wurde und seinen Hauptsitz in Berneck im St. Galler Rheintal hat. Der Logistikdienstleister ist auf massgeschneiderte Lösungen im nationalen und internationalen Warenverkehr auf dem Land, zu Wasser und in der Luft spezialisiert. Er zählt rund 690 Mitarbeitende. Für sein flächendeckendes Verteilnetz in der Schweiz führt er 17 nationale Standorte. Insgesamt verfügt die Gruppe über 250 Fahrzeuge und eine Logistikfläche von 130’000 Quadratmetern. Mit je einer österreichischen, nordamerikanischen und vietnamesischen Niederlassung und weltweit mehreren Dutzend Partnerschaften ist sie zudem in der Lage, auch international eine zuverlässige Spedition zu garantieren.

«Die Funktion der Geschäftsbereiche in der Abacus Finanzsoftware und die durch bsb.info.partner realisierte Integration mit unseren Branchenlösungen sowie das exzellente Reporting-Tool für unsere Geschäftsführer bilden ein funktionierendes Gesamtsystem, das uns heute einen hohen betriebswirtschaftlichen Nutzen stiftet.» Sascha Tscharner, Leiter Finanzen Sieber-Gruppe, Mitglied der Geschäftsleitung

bsb.info.partner AG | CH-8957 Spreitenbach | www.bsb-business-it.ch

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