Lizenzmanagement ist für viele ein undurchsichtiges Thema – doch es kann über Erfolg oder teure Strafen entscheiden. Falsche Lizenzierung, ungenutzte Software oder Audits können schnell zur Kostenfalle werden. Mit klarem Überblick und den richtigen Tools wird Lizenzmanagement zur Chance, Geld zu sparen und rechtlich sicher zu agieren.
Symbolbild Firefly
Unternehmen ohne ein Lizenzmanagement fragen sich oft: Brauchen wir das wirklich? Diese Unsicherheit zeigt, wie häufig die Bedeutung und der Nutzung unterschätzt werden. Stellen Sie sich eine oder sogar mehrere dieser Fragen?
- Ist Lizenzmanagement nicht nur etwas für grosse Unternehmen?
- Wir sind ein kleines Team wie gross kann das Risiko sein?
- Wie hoch ist das Risiko für ein Audit oder Strafen?
- Wenn wir eine Lizenz brauchen kaufen wir sie einfach dazu ist das nicht flexibler?
- Kontrolliert das überhaupt jemand und wie oft passiert das?
- Unsere IT hat doch den Überblick, warum noch ein extra System oder Abteilung?
- Mit SaaS sind wir doch automatisch lizenziert und aktuell?
- Unsere Software-Provider kümmern sich doch um die Compliance, ist das nicht ihre Aufgabe?
Dieser Artikel soll Ihnen zeigen, warum diese Fragen wichtig sind und weshalb ein Lizenzmanagement die Antwort darauf ist.
Warum Unternehmen ein Lizenzmanagement brauchen
Unternehmen benötigen ein Lizenzmanagement, um Software effizient, rechtskonform und kostensparend einzusetzen. Es sorgt dafür, dass genutzte Software ordnungsgemäss lizenziert ist und keine ungenutzten Lizenzen Kosten verursachen. Ein strukturiertes Lizenzmanagement schützt vor teuren Strafen durch Unterlizenzierung und vermeidet unnötige Ausgaben durch Überlizenzierung.
Gerade in komplexen IT-Umgebungen, etwa mit virtualisierten Servern oder Cloud-Lösungen, wird die Lizenzierung schnell unübersichtlich. Hersteller führen regelmässig Audits durch, und schon kleine Fehler können hohe Nachzahlungen auslösen. Lizenzmanagement schafft hier Transparenz, vermeidet Risiken und gibt Unternehmen die Kontrolle über ihre Softwarelandschaft zurück.
Mit der richtigen Strategie und den passenden Tools können Unternehmen langfristig Geld sparen, rechtliche Sicherheit gewährleisten und gleichzeitig die optimale Nutzung ihrer Software sicherstellen. In der digitalen Welt ist Lizenzmanagement unverzichtbar.
Braucht ein KMU auch ein Lizenzmanagement?
Auch KMUs kommen beim Lizenzmanagement oft ins Stolpern – besonders bei Benutzer-Lizenzierungen. Häufig herrschen Missverständnisse, wer oder was lizenziert werden muss. Gerade bei Themen wie Microsoft-Produkten gibt es kleine, aber entscheidende Unterschiede: Was unterscheidet «Office 365» von «Microsoft 365»? Solche Details sind schwer zu googeln, haben jedoch erhebliche finanzielle Auswirkungen.
Hinzu kommt, dass Lizenzierungsmodelle oft komplizierte Regelwerke sind, die spezifische Bedingungen für Nutzer, Geräte oder Infrastruktur festlegen. Ohne Expertise drohen schnell Überlizenzierung oder versteckte Kosten. Gerade KMUs verlassen sich oft auf vermeintliche «Selbstklärungen», die in der Praxis jedoch nicht greifen.
Ein professionelles Lizenzmanagement hilft, solche Fallen zu vermeiden, Es gibt für jedes KMU eine passende Lösung – von pragmatischen Ansätzen bis hin zu spezialisierten Tools. Denn Unwissenheit schützt auch kleine Unternehmen nicht vor teuren Folgen.
Lizenzmanagement-Tools: Chancen, Grenzen und der Aufwand dahinter
Ein Lizenzmanagement-Tool kann Unternehmen helfen, ihre Software-Lizenzen besser zu verwalten. Es ist jedoch nicht für jedes Unternehmen automatisch die richtige Lösung. Bevor sie investieren, sollten Kunden genau wissen, was sie von einem Tool erwarten. Jedes dieser Werkzeuge hat Stärken und Schwächen. Ausserdem erfordert die Einführung Zeit und Ressourcen. Viele unterschätzen, dass ein Tool nur die Basis schafft. Es gleicht einem Laden mit leeren Regalen – erst wenn die Regale gefüllt sind, kann der Laden wirklich genutzt werden.
Ein Lizenzmanagement-Tool startet mit einer technischen Bestandsaufnahme. Es scannt die gesamte Infrastruktur und erfasst installierte Software auf Geräten und Servern. Dafür sind entweder Zugriffsberechtigungen oder ein zuvor installierter Agent notwendig. Manche Tools arbeiten agentenlos, doch auch hier ist Vorsicht geboten. Ein Profi sollte prüfen, ob wirklich alle Systeme gescannt werden und keine Daten fehlen. Zudem müssen die erfassten Daten sorgfältig aufbereitet werden, um doppelte Einträge zu vermeiden und eine klare Übersicht zu schaffen.
Neben den technischen Daten sind die kaufmännischen Informationen entscheidend. Im Lizenzmanagement wird eine lückenlose Lizenzkette benötigt, um rechtlich sicher zu sein. Das bedeutet oft mühsame Recherche, insbesondere bei Unternehmen mit langer Historie.
«Alles, was der Kunde könnte, wenn er wollte, muss in jedem Fall lizenziert werden.»
Marco Kurmann, Senior Lizenzmanager bei bbi Software AG in Cham ZG
Lizenzkäufe aus alten Systemen oder Archiven müssen erfasst und korrekt abgebildet werden. Diese «Ahnenforschung» ist zeitaufwendig, aber für einige Lizenztypen zwingend notwendig. Viele Hersteller verlangen bei Audits einen lückenlosen Nachweis der Lizenzhistorie, um Lizenzverkäufe und Übertragungen zu belegen.
Ein Lizenzmanagement-Tool ist nicht für jedes Unternehmen ein Muss. In kleinen Umgebungen mit wenigen Anwendungen kann ein einfacher, pragmatischer Ansatz ausreichen. Sobald jedoch die Infrastruktur komplex wird, bieten Lizenzmanagement-Tools erhebliche Vorteile. Sie schaffen Transparenz, vereinfachen Audits und sparen langfristig Zeit und Geld.
Wichtig ist, dass Unternehmen das richtige Tool für ihre Anforderungen auswählen. Kunden sollten klar definieren, welche Funktionen sie benötigen. Ein Scanner allein reicht oft nicht aus. Tools wie SCCM bieten zwar Scan- und Verteilfunktionen, decken jedoch nicht die kaufmännischen Anforderungen eines Lizenzmanagements ab. Sie können weder Lizenzketten abbilden noch kaufmännische Daten integrieren und sind daher für ein vollständiges Lizenzmanagement ungeeignet.
Professionelle Tools wie LOGINventory, Raynet ONE, USU oder Matrix42 bieten dagegen umfassendere Lösungen. Sie verbinden technische Inventare mit kaufmännischen Daten und bieten eine bessere Kontrolle über die Lizenzsituation. Diese Tools gibt es für verschiedene Budgets – von einfachen bis zu komplexen Systemen. Entscheidend ist, die Anforderungen vorab klar zu definieren, um das passende Tool zu finden.
Worauf es beim pragmatischen Lizenzmanagement ankommt
Ein pragmatischer Ansatz im Lizenzmanagement kann für kleinere Unternehmen mit überschaubarer Infrastruktur sinnvoll sein. Entscheidend ist jedoch, dass bestimmte Daten zwingend vorhanden sind, um rechtliche Risiken zu vermeiden. Dazu gehören:
- Kaufbelege und Verträge: Alle Lizenzkäufe müssen dokumentiert sein, um eine lückenlose Lizenzkette nachzuweisen.
- Übersicht über installierte Software: Eine Liste aller Anwendungen, Geräte und Nutzer ist unerlässlich.
- Nutzungsregeln der Software: Die Lizenzbedingungen müssen bekannt sein, um die korrekte Nutzung sicherzustellen.
Um Fehler zu vermeiden, sollte der Ansatz mit einem Experten besprochen werden. Ein Profi hilft, die nötigen Daten zu ermitteln und rechtliche Anforderungen zu prüfen. So bleibt der pragmatische Ansatz effizient und sicher, ohne unnötige Risiken einzugehen.
Der Schlüssel zum erfolgreichen Lizenzmanagement
Ein Lizenzmanagement-Tool allein löst keine Probleme. Der Erfolg steht und fällt mit der Sorgfalt bei der Implementierung und Pflege. Unternehmen müssen Zeit investieren, um relevante Daten zu sammeln, klare Prozesse aufzubauen und das System regelmässig zu aktualisieren. Diese Vorarbeit ist entscheidend, damit das Tool sein volles Potenzial entfalten kann.
Ein gut gepflegtes Lizenzmanagement-Tool wird zu einem mächtigen Helfer. Doch ein Tool ist immer nur so gut wie die Daten, die es enthält. Unvollständige oder fehlerhafte Eingaben führen schnell zu Problemen.
Der erste Schritt ist, klare Ziele zu definieren und die Anforderungen realistisch zu bewerten. Mit dieser Basis wird aus einem Lizenzmanagement eine echte Erfolgsgarantie für Kostenkontrolle und Compliance.
Lizenzmanagement ist mehr als Software verwalten – es schützt vor Strafen, senkt Kosten und schafft Klarheit. Ob mit Tools oder pragmatischen Ansätzen, entscheidend sind klare Prozesse und saubere Daten. Wer rechtzeitig investiert, spart langfristig und bleibt rechtlich auf der sicheren Seite.
Der Autor
Marco Kurmann ist Senior Lizenzmanager bei bbi Software AG in Cham ZG und Experte im Lizenzmanagement mit Erfahrung in der Optimierung und Überwachung komplexer Software-Landschaften. Er kennt die Stolpersteine, versteht die Herausforderungen und bietet Lösungen, die rechtliche Sicherheit sowie Kosteneffizienz vereinen – und schafft Transparenz und Erfolg. www.bbi.ch
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-4
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