Im indirekten Einkauf eröffnet KI enorme Chancen. Welche Voraussetzungen für eine erfolgreiche KI-Implementierung erfüllt sein müssen und wo KI konkret Anwendung findet, um Beschaffungsprozesse für Endnutzer zu optimieren, erfahren Sie hier.
Symbolbild Copilot
Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran und transformiert Unternehmen. Eine Schlüsseltechnologie hierbei ist heute Künstliche Intelligenz (KI), die Prozessautomatisierungen und Effizienzverbesserungen in vielen Unternehmensbereichen ermöglicht und für eine langfristige Wettbewerbsfähigkeit essenziell ist. Dennoch zeigt eine Umfrage des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME), dass bisher lediglich rund ein Viertel (23 Prozent) der Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz KI in der Beschaffung einsetzen.
Künstliche Intelligenz wird häufig als Wunderwaffe gehandelt – doch in der Praxis sind viele Unternehmen noch nicht ausreichend auf den Einsatz vorbereitet, um tatsächlich Mehrwert aus der Technologie zu ziehen. Studien offenbaren, warum viele Unternehmen noch nicht „KI-ready“ sind: Zu den grössten Hürden zählen unklare rechtliche Rahmenbedingungen, mangelndes Fachwissen, datenschutzrechtliche Bedenken sowie unzureichende Verfügbarkeit und Qualität benötigter Daten.
Dabei bietet gerade der Einsatz von KI im Procurement, insbesondere in der indirekten Beschaffung, zahlreiche Chancen. Doch wie können Unternehmen Künstliche Intelligenz hier erfolgreich und gewinnbringend nutzen?
Voraussetzungen für eine erfolgreiche KI-Implementierung
Bevor Unternehmen KI-Lösungen in der Beschaffung implementieren, sollten sie sich vier zentrale Fragen stellen:
- Sind unsere Einkaufsprozesse klar definiert?
- Nutzen wir die Automatisierungsmöglichkeiten unseres ERP-Systems vollständig aus?
- Wie steht es um die Qualität und Verfügbarkeit unserer Daten?
- Haben wir die Digitalisierungspotenziale unserer aktuellen Beschaffungslösungen ausgeschöpft?
Ein weitgehend automatisiertes ERP-System sowie digitalisierte, integrierte Beschaffungslösungen bilden das Fundament für einen erfolgreichen KI-Einsatz. Nahtlose Prozesse und ein durchgängiger Dokumentenfluss sind entscheidend für den langfristigen Erfolg. Idealerweise können Einkaufslösungen in Echtzeit auf relevante ERP-Daten zugreifen. Unternehmen müssen dabei sicherstellen, dass ihre Daten stets zentral verfügbar, digitalisiert und aktuell sind. Ebenso wichtig sind klar definierte Einkaufsrichtlinien, die standardisierte Prozesse ermöglichen und sogenanntes „Maverick Buying“ – unautorisiertes Beschaffen ausserhalb der vorgegebenen Unternehmensrichtlinien – reduzieren. Sind diese Grundlagen geschaffen, können Unternehmen mit der Implementierung in verschiedenen Anwendungsbereichen starten.
Chancen und Anwendung von KI im Einkauf
Ein Beispiel aus dem Alltag zeigt, wie effizient Prozesse heute gestaltet sein können: An einem modernen Flughafen ist die Gepäckaufgabe häufig bereits automatisiert. Passagiere können sich eigenständig Bordkarte und Gepäckanhänger ausstellen lassen und ihr Gepäck aufgeben – dieser Vorgang braucht nur wenige Minuten und funktioniert ganz ohne persönliche Interaktion. Ein ähnlich effizienter Ablauf lässt sich auch im Procurement realisieren. Durch die Bereitstellung von Self-Service-Plattformen können Endnutzer benötigte Waren oder Dienstleistungen eigenständig suchen, anfordern, bestellen und empfangen – vollständig regelkonform und ohne direkte Einbindung der Beschaffungsteams. Diese müssen jegliche Anfragen nicht länger selbst bearbeiten und werden so spürbar entlastet.
Ziel vieler Unternehmen ist deshalb die Etablierung eines „No-Touch-Buying“, bei dem Mitarbeitende Bestellungen gemäss den Einkaufsrichtlinien eigenverantwortlich durchführen. Künstliche Intelligenz kann diesen Prozess zusätzlich unterstützen – etwa bei der Warensuche, der Lieferantenauswahl oder im Bestell- und Zahlungsvorgang – und so den indirekten Einkauf noch effizienter gestalten. Neben Kosten- und Ressourceneinsparungen haben Mitarbeitende so mehr Zeit, um sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Unternehmen sollten ihren Mitarbeitenden deshalb KI-gestützte Einkaufslösungen zur Verfügung stellen, die benutzerfreundlich sind und sämtliche Einkaufskanäle digitalisiert haben.
In den folgenden Anwendungsbereichen entfaltet KI ihr Potenzial im indirekten Einkauf:
- Guided Buying & Einkaufssuche: KI-gestützte Suchmaschinen unterstützen Mitarbeitende dabei, die richtigen Produkte und Dienstleistungen schnell und effizient in den Einkaufskanälen, zum Beispiel in Katalogen, Marktplätzen, Rahmenverträgen oder im eigenen Bestand, zu finden. Die KI verbessert die Effizienz und reduziert Fehlerquellen, da sie Nutzer intuitiv durch den Einkaufsprozess begleitet.
- Intelligente Warengruppen- und Lieferantenzuordnung: Der Einsatz von KI ermöglicht die automatische Auswahl und Zuordnung von Warengruppen und Lieferanten, basierend auf historischen Bestellungen und vordefinierten Einkaufsrichtlinien. Dies spart Zeit und erhöht die Genauigkeit, indem manuelle Zuordnungen überflüssig gemacht werden.
- Smartes Sourcing: KI-gestützte Tools und Algorithmen helfen im Sourcing-Prozess dabei, Angebote zu identifizieren, Daten zu analysieren und Lieferanten zu bewerten, und unterbreiten Vorschläge, die auf intelligenten Analysen basieren. Dies optimiert Ausschreibungsprozesse, indem die besten Angebote schnell ermittelt werden.
- KI-Chatbot: KI-gestützte Chatbots stehen Endnutzern jederzeit zur Verfügung und bieten sofortige Unterstützung bei verschiedensten Anliegen und Fragen. Durch ihre schnelle Reaktionsfähigkeit ermöglichen sie eine nahtlose Kommunikation und tragen dazu bei, den Einkaufsprozess effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.
- Intelligenter Intake Assistant für Freitextanfragen: Kann eine Anfrage in den bestehenden Einkaufskanälen nicht gefunden werden, ist oft eine aufwendige Freitextanfrage notwendig. Ein KI-gestützter Intake Assistant optimiert diesen Prozess. Basierend auf historischen Daten schlägt er automatisch passende Warengruppen, Rahmenverträge, Kostenstellen und Lieferanten vor, die der Artikelbeschreibung entsprechen, und minimiert so Fehler beim Ausfüllen.
Fazit: Jetzt die „KI-Journey“ starten
Künstliche Intelligenz eröffnet Unternehmen weitreichende Möglichkeiten, um indirekte Beschaffungsprozesse effizienter, kostensparender und fehlerfreier zu gestalten. Dennoch bleibt ihr Potenzial im Einkauf vieler Unternehmen bisher ungenutzt. KI-gestützte Einkaufslösungen wie die Digital Procurement Plattform von BeNeering, die sich nahtlos in SAP integrieren lässt, können Unternehmen den Einstieg in einen KI-optimierten Einkauf erleichtern und auf dem Weg zum „No-Touch-Buying“ unterstützen. Die Einführung von KI ist jedoch eine kontinuierliche „Journey“. Unternehmen, die sich auf diese Reise begeben, stärken ihre Wettbewerbsfähigkeit und machen ihren Einkauf zukunftssicher.
Über BeNeering
BeNeering ist ein deutsches Unternehmen, das KI-gestützte Lösungen für die indirekte Beschaffung entwickelt. Gegründet 2007 von erfahrenen SAP-Lösungsarchitekten, vereint BeNeering moderne Technologie mit digitalisierten Best Practices. Die BeNeering Digital Procurement Plattform digitalisiert verschiedene Einkaufskanäle in einer Standardlösung und bietet agile Tools für die Umsetzung komplexer, kundenspezifischer Anforderungen. www.beneering.com