Verlorene Belege, verpasste Skontofristen, ärgerliche Fehler: Die manuelle Rechnungsbearbeitung kostet laut Studien 10 bis 15 Euro pro Dokument. In unserem Webinar demonstrierten Experten von Proxess und Easy Software, wie intelligente Automatisierung für Effizienz, Transparenz und Revisionssicherheit sorgt und die Buchhaltung von Grund auf modernisiert.
Symbolbild Ideogram
Die unsichtbaren Kosten der manuellen Rechnungsverarbeitung
In vielen Unternehmen werden die Prozesskosten in der Buchhaltung strategisch unterschätzt. Manuelle Abläufe, insbesondere bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen, sind nicht nur ineffizient, sondern stellen ein erhebliches Geschäftsrisiko dar. Die täglichen Herausforderungen sind vielfältig und führen zu direkten und indirekten Kosten, die die Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen können.
Basierend auf den Erfahrungen aus zahlreichen Kundenprojekten lassen sich die Kernprobleme manueller Prozesse wie folgt zusammenfassen:
- Mangelnde Prozesstransparenz: Die häufigste Frage lautet «Wo liegt die Rechnung gerade?» Ohne ein zentrales System ist der Status eines Dokuments kaum nachvollziehbar, was zu Verzögerungen und Frustration führt.
- Lange Durchlaufzeiten: Der physische Transport von Papierrechnungen zwischen Abteilungen oder die manuelle Weiterleitung von E-Mails, insbesondere bei Abwesenheiten durch Urlaub oder Krankheit, verlängert die Bearbeitungsdauer erheblich.
- Verlust von Dokumenten: Auf dem Weg von der Poststelle über verschiedene Schreibtische bis zur finalen Ablage gehen Rechnungen verloren. Dies führt zu Mahnungen und einem hohen Aufwand bei der Rekonstruktion.
- Versäumte Skontofristen: Durch lange Bearbeitungszeiten werden Skontofristen systematisch verpasst. Ein Unternehmen verliert dadurch bares Geld, das bei einem optimierten Prozess hätte eingespart werden können.
- Schlecht synchronisierte Abteilungsprozesse: Müssen mehrere Personen oder Abteilungen eine Rechnung prüfen und freigeben, wird der Prozess ineffizient und fehleranfällig.
- Fehlende Revisionssicherheit: Ein manueller Prozess lässt sich nur schwer lückenlos dokumentieren. Die spätere Bereitstellung von Dokumenten für eine Revision ist zeitaufwendig und oft unvollständig.
Eine Studie von Level Research beziffert die Kosten für die Bearbeitung einer einzelnen Rechnung im manuellen Prozess auf 10 bis 15 Euro. Diese Summe verdeutlicht, dass die Festhaltung an veralteten Arbeitsweisen eine kostspielige Entscheidung ist. Es ist daher unerlässlich, auf eine moderne, integrierte Lösung zu setzen, die diese Schwachstellen gezielt adressiert.
Der Ausweg: Ein integrierter und intelligenter Prozess
Der entscheidende Schritt zur Modernisierung liegt im Paradigmenwechsel – weg von isolierten, manuellen Tätigkeiten hin zu einem ganzheitlichen, automatisierten Workflow. Ein solches System ist kein reines IT-Projekt, sondern eine strategische Investition in die Agilität und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens. Indem es einen zentralen Ort für Finanzdokumente schafft und Prozesse standardisiert, senkt es nicht nur Kosten. Es legt das Fundament für verlässlichere Finanzprognosen, ein besseres Lieferantenmanagement und beschleunigte Monatsabschlüsse. Damit wird so zu einem zentralen Treiber für den Geschäftserfolg.
Der im Webinar vorgestellte Prozess gliedert sich in drei logische Phasen:
- Rechnungseingang: Alle Kanäle im Griff
Ein modernes System erfasst Rechnungen unabhängig von ihrem Eingangskanal. Ob klassisch auf Papier (via Scan), als digitale Rechnung im Anhang einer E-Mail (z.B. PDF, TIFF) oder als strukturierte E-Rechnung (z.B. ZUGFeRD, XRechnung) – alle Dokumente werden zentral erfasst und in den digitalen Prozess überführt. - Extraktion und Validierung: Intelligente Datenerfassung
Nach dem Eingang werden die relevanten Rechnungsdaten mittels KI-Services aus den Dokumenten extrahiert. Das System liest Kopf- und Positionsdaten aus und führt unmittelbar eine automatische Validierung durch. Dies ist keine reine Datenprüfung, es ist eine kritische Integration, die Konsistenz über den gesamten Procure-to-Pay-Prozess sicherstellt. Dazu gehören Prüfungen auf Dubletten sowie automatisierte Prüfungen auf rechtliche Konformität (z.B. nach Paragraph 14/15-Anforderungen, wie sie im §14 UStG konkretisiert sind). Entscheidend ist der Abgleich bekannter Lieferantenstammdaten aus dem ERP-System. Durch die Nutzung etablierter Geschäftslogik aus dem ERP werden Datensilos vermieden und der Workflow mit validen Informationen angereichert. - Freigabe und Archivierung: Sicher und nachvollziehbar
Die geprüfte Rechnung wird in einen digitalen Freigabe-Workflow übergeben. Je nach definierten Regeln und Betragsgrenzen wird sie den zuständigen Prüfern und Freigebern zur Bearbeitung vorgelegt. Der gesamte Prozessverlauf – von der Erfassung bis zur finalen Freigabe – wird lückenlos protokolliert. Anschliessend erfolgt die revisionssichere Archivierung im Dokumentenmanagementsystem (DMS), wo das Dokument samt aller Protokolle jederzeit auffindbar ist.
Dieser durchgängig digitale Prozess eliminiert die genannten Schwachstellen. Doch erst der gezielte Einsatz von künstlicher Intelligenz entfaltet das volle Potenzial dieser Automatisierung.
Effizienz-Booster: Mehr als nur Datenerfassung
Moderne KI-Anwendungen gehen weit über die Fähigkeiten klassischer OCR-Technologie (Optical Character Recognition) hinaus. Während OCR primär Zeichen erkennt, versteht KI den Kontext eines Dokuments. Dies führt zu einer deutlich höheren Qualität und einem Automatisierungsgrad, der bisher undenkbar war.
- Hohe Erkennungsquote: KI-basierte Modelle erreichen bei der Extraktion von Rechnungsdaten eine Erkennungsquote von rund 90 %. Dies reduziert den manuellen Korrekturaufwand auf ein Minimum und sorgt dafür, dass die meisten Rechnungen ohne menschliches Eingreifen weiterverarbeitet werden können.
- Der KI-Copilot als intelligenter Assistent: Eine innovative Funktion ist der sogenannte KI-Copilot, der Mitarbeiter bei komplexen Aufgaben unterstützt. In einer Live-Demo wurde gezeigt, wie das System eine Rechnung mit dem zugehörigen Lieferschein vergleicht. Die KI erkannte selbstständig Abweichungen in den gelieferten Mengen und formulierte auf dieser Basis eigenständig eine professionelle E-Mail zur Reklamation an den Lieferanten. Über den reinen Dokumentenvergleich hinaus lässt sich der Copilot mit unternehmensspezifischem Wissen anreichern, etwa dem firmeneigenen Kontierungshandbuch. So wird aus einem generischen Werkzeug ein hochspezialisierter digitaler Kollege.
- Datenschutz an erster Stelle: Die Nutzung von KI wirft unweigerlich Fragen zum Datenschutz auf. Die vorgestellte Lösung stellt sicher, dass sensible Unternehmensdaten geschützt bleiben. Die Daten werden nicht an eine öffentliche KI wie ChatGPT gesendet. Stattdessen werden sie in einer proprietären, von der Aussenwelt abgeschotteten KI-Instanz des Anbieters verarbeitet. Dieser Ansatz stellt die Einhaltung strenger europäischer Datenschutzgesetze sicher und garantiert, dass sensible Geschäftsdaten nicht zum Training öffentlicher Modelle verwendet werden.
Der Einsatz von KI ist somit nicht nur ein technologisches Upgrade, sondern ein direkter Hebel für messbare Geschäftsvorteile in Bezug auf Kosten, Zeit und Sicherheit.
Die Vorteile in der Praxis: Zeit, Kosten und Sicherheit
Der wahre Wert der Digitalisierung zeigt sich in konkreten, quantifizierbaren Ergebnissen. Eine Gegenüberstellung des manuellen und des automatisierten Prozesses verdeutlicht die signifikanten Verbesserungen, die durch eine intelligente Lösung wie Proxess Invoice erzielt werden.
|
Merkmal |
Manueller Prozess |
Automatisierter Prozess mit Proxess Invoice |
|
Kosten pro Rechnung |
ca. 10 – 15 Euro |
Signifikant reduziert (bis zu 1.46 Euro bei 6000 Rechnungen/Jahr) |
|
Durchlaufzeit |
Lang und unvorhersehbar |
Bis zu 70 – 80 % schneller |
|
Transparenz |
Gering (unklarer Status) |
Hoch (jederzeit nachvollziehbar) |
|
Skontoausnutzung |
Oft verpasst |
Systematisch sichergestellt |
|
Revisionssicherheit |
Aufwendig und lückenhaft |
Automatisch und lückenlos |
Die Zahlen sprechen für sich: Allein die Zeitersparnis von 70 bis 80 % bei der Durchlaufzeit sorgt für eine drastische Effizienzsteigerung. Rechnungen bleiben nicht mehr liegen, Skontofristen werden eingehalten, und die Mitarbeitenden in der Buchhaltung können sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren. Dieser Effizienzgewinn bedeutet mehr als nur eine Kostenreduktion, er verwandelt die Buchhaltungsfunktion von einer reaktiven Verwaltungseinheit in eine strategische Ressource. Gleichzeitig setzt er qualifiziertes Personal für wertschöpfende Analysen und die finanzielle Steuerung frei.
Diese greifbaren Vorteile machen deutlich, dass die Investition in intelligente Automatisierung eine der wirksamsten Massnahmen zur Optimierung der Finanzprozesse darstellt.
Fazit und Ausblick
Intelligente Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern eine zugängliche und praxiserprobte Technologie. Sie transformiert die Buchhaltung von einem reaktiven, administrativen Bereich zu einem proaktiven, datengestützten Steuerungsinstrument. Unternehmen, die jetzt auf diese praxiserprobte Technologie setzen, sichern sich nicht nur interne Effizienzvorteile, sondern stärken ihre finanzielle Agilität und damit ihre langfristige Wettbewerbsfähigkeit.
Sie möchten die vorgestellten Lösungen live erleben und tiefer in die Möglichkeiten der intelligenten Rechnungsautomatisierung eintauchen? Schauen Sie sich jetzt die Aufzeichnung des gesamten Webinars an!
Die Referenten des Webinars
- Donato Melillo, CEO von Proxess Schweiz
- Felix Truhe, Head of Pre-Sales bei der Easy Software AG
- Stefan Stahlhacker, Produktmanager bei der Proxess GmbH
Diese Zusammenfassung wurde für Sie mit Unterstützung einer KI erstellt.