Die Digitalisierung bringt in allen Unternehmensbereichen Vorteile – besonders jedoch bei der Dokumentenverarbeitung. Werden bei Ihnen Daten noch manuell übertragen? Papierdokumente herumgereicht? Unterschriften mit dem Kugelschreiber hingekritzelt? Erfahren Sie anhand von drei konkreten Beispielen, wie digitale Lösungen die Effizienz steigern und die Mitarbeitenden entlasten.
Symbolbild AdobeStock
Das Motto «Aber wir haben es schon immer so gemacht» ist heute nahezu ein Garant dafür, den Anschluss an die Mitbewerber zu verlieren. Während einige Unternehmen die Chancen der Digitalisierung nutzen, verharren andere in konventionellen Prozessen – und laufen auf diese Weise Gefahr, abgehängt zu werden.
Heute stellen wir drei konkrete Beispiele vor, wie IT-Lösungen im Bereich der Dokumentenverarbeitung Organisationen effizienter, effektiver und konkurrenzfähiger machen.
Beschleunigte Buchhaltungsprozesse bei Treuhandunternehmen
Die Convicta Treuhand AG mit drei Filialen in der Region Luzern arbeitet oft mit Kundschaft aus datensensiblen Branchen zusammen, wie beispielsweise Unternehmen aus dem Gesundheitswesen. Präzision und Sicherheit sind hier besonders wichtig. Traditionelle Methoden wie das manuelle Einreichen von Quittungen oder das Einscannen und Versenden per E-Mail führten allerdings immer wieder zu Fehlern, Nachfragen und Verzögerungen. So wurde klar: Eine digitale Lösung musste her.
Convicta fand diese mit der DeepBox: Künstliche Intelligenz und Maschinelles Lernen sorgen hier für eine intelligente Datenerfassung. Das System erkennt, importiert und klassifiziert Rechnungsdaten wie Aussteller, Mehrwertsteuerinformationen oder den Rechnungsbetrag automatisch.
Durch den Wegfall manueller Eingaben sinkt die Fehlerquote, es steigt die Effektivität und auch die Zeitersparnis ist enorm. Zudem werden die qualifizierten Mitarbeitenden entlastet, die sich mit der gewonnen Zeit wiederum wertschöpfenden Aufgaben widmen können. Und selbst beim komplexen Jahresabschluss sind alle Daten bereits perfekt verknüpft.
Milomirka Komatina, Kundenmanagerin bei Convicta, sagt: «Es ist ein optimales Werkzeug. Es sollte von allen in diesem Bereich genutzt werden. Niemand will stundenlang kostbare Zeit mit doppelter Arbeit verschwenden.»
Mehr Effizienz und Sicherheit dank elektronischer Unterschriften
Als junge Kreativagentur ist JEFF mit Sitz in Zürich der Einsatz digitaler Technologien nicht fremd. Ihre Buchhaltungsprozesse beispielsweise sind schon seit Jahren digitalisiert. Doch in anderen Abteilungen gab es durchaus noch einiges an Verbesserungspotenzial.
Ein solcher Anwendungsbereich waren die Signaturen. Bei Vertragsunterzeichnungen verwendete JEFF bis anhin je nach Kundin verschiedene Technologien. Wenn rechtlich eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich war, bevorzugten viele Kunden allerdings die handschriftliche Unterschrift, statt zu einer digitalen Lösung zu greifen. Dokumente mussten also hin und hergeschickt werden, wenn man sich nicht gleich persönlich treffen wollte.
JEFF wollte dieses ineffiziente Vorgehen ändern und dabei auch die Kunden mit ins digitale Boot holen. Aber wo sollten sie anfangen? David Shilling, CFO und Managing Partner bei JEFF, entdeckte dann auf einer Konferenz die Lösung DeepSign und entschied sich, elektronische Signaturen zu testen – inklusive der «Qualifizierten Elektronischen Signatur QES», um handschriftliche Unterschriften zu ersetzen.
Shilling experimentierte mit DeepSign und nutzte die Lösung bald für externe Projektvereinbarungen und interne Arbeitsverträge. Das Unternehmen konnte dabei je nach Bedarf stets zwischen drei Arten elektronischer Signaturen wählen: qualifiziert (QES), fortgeschritten (FES) oder einfach (EES).
Die Effizienzgewinne durch die Technologie waren bemerkenswert, nur schon da jeder Vertrag sowohl von Shilling als auch von einem seiner Partner unterzeichnet werden musste – oft waren sie allerdings nicht zur gleichen Zeit am selben Ort. Shilling schätzt auch, dass DeepSign kein Abonnement erfordert – man zahlt pro Unterschrift. So bleiben die Kosten für diese markante Effizienzsteigerung im Rahmen.
Die Integration von DeepCloud-Technologien hat bei JEFF nicht nur den Prozess der Dokumentenunterzeichnung vereinfacht, sondern auch die Effizienz und Compliance sichergestellt. Und die Agentur hat gemeinsam mit der innovativen Kundschaft einen weiteren Schritt in Richtung digitaler Zukunft gemacht.
10'000 Arbeitsstunden pro Jahr in der Kreditorenbuchhaltung eingespart
BKW Building Solutions aus Ostermundigen ist ein Unternehmensverbund, der schweizweit umfassende Anlagen plant, realisiert und unterhält. Mit rund 350'000 Kreditorenbelegen pro Jahr – darunter Rechnungen von Lieferanten, Gutschriften und Lieferscheinen – braucht es Übersicht und Effizienz. Viele Lieferanten arbeiteten zum Beispiel noch mit Papierrechnungen, was die Verarbeitung erschwerte.
Eines Tages stellte der IT-Partner von BKW dem Unternehmen DeepO vor. Diese Technologie nutzt Künstliche Intelligenz zur kognitiven Datenerfassung und Maschinelles Lernen, um die Dokumentenverarbeitung zu automatisieren und zu beschleunigen.
Der Einführung von DeepO ging ein aufwendiges Pilotprojekt voraus. Die Wahl dafür fiel auf einen Geschäftsbereich, für den rund 40'000 Dokumente pro Jahr verarbeitet wurden. Eine Person wurde bestimmt, die das Tool erlernen und die Künstliche Intelligenz von Grund auf trainieren sollte. Eine zentrale E-Mail-Adresse als elektronisches Postfach für eingehende Rechnungen wurde eingerichtet. Die eingehende Post wurde daraufhin automatisch an DeepBox weitergeleitet, der DeepCloud-Plattform zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten. Die Lieferanten wurden daraufhin informiert und aufgefordert, von Papier- auf PDF-Rechnungen umzustellen – was nicht überall nur auf Begeisterung stiess.
Das erste Projekt war ein Erfolg. In den folgenden Monaten konnte BKW einen zweiten Geschäftsbereich mit einem Volumen von 16’000 Belegen abwickeln. Anfang 2024 wurden weitere vier Geschäftsbereiche mit rund 66’000 Belegen auf DeepO umgestellt. Jetzt werden alle rund 350'000 jährlichen Belege von DeepO automatisiert verarbeitet. Ziel der Umstellung ist, dass 80 Prozent der Rechnungen mit einer Projektnummer ohne menschliche Eingriffe in den Kreditorenfreigabeprozess gelangen.
Berücksichtigt man sämtliche manuellen Prozesse, die DeepO ersetzen könnte, wie das Öffnen von Couverts, die formale Prüfung, das Einscannen und die Verarbeitung, so könnte BKW nach Schätzungen der Verantwortlichen bis zu 10’000 Arbeitsstunden pro Jahr einsparen. Dies entspricht beeindruckenden fünf Vollzeitstellen. So bleibt dem qualifizierten Personal mehr Zeit, um noch mehr Volumen effizient zu bearbeiten und wichtigere Aufgaben zu erledigen.
«Ein weiterer grosser Vorteil ist, dass es sich um eine Schweizer Lösung handelt. Darüber hinaus ist das Preis-Leistungs-Verhältnis um ein Vielfaches besser als bei Konkurrenzprodukten.» meint Simon Häni, Senior Project Manager bei BKW Building Solutions abschliessend.
Fazit
Diese drei konkreten Anwendungsbeispiele verdeutlichen, wie digitale Lösungen die Dokumentenverarbeitung präziser, effizienter und effektiver gestalten können. Wie sehen die Prozesse in Ihrem Unternehmen aus? Nutzen Sie schon das volle Potenzial der Digitalisierung?
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch DeepCloud AG mit Lösungen, die die Zusammenarbeit optimieren. Sie steigern die Effizienz Ihres Unternehmens, indem jeder Prozess digitalisiert wird. www.deepcloud.swiss
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-4
Das Schweizer Fachmagazin für Digitales Business kostenlos abonnieren
Abonnieren Sie das topsoft Fachmagazin kostenlos. 4 x im Jahr in Ihrem Briefkasten.