Menschen mit Behinderung sollen so normal wie möglich leben können. Ihre Eigenständigkeit und Integration in die Gesellschaft ist das Ziel des Blinden- und Behindertenzentrums Bern. Dahinter steht eine gemeinnützige Institution mit komplexen Strukturen und hohen IT-Anforderungen. Zusammen mit BDO AG wurde die Abacus Business Software als eine integrierte Gesamtlösung eingeführt, welche in allen Bereichen überzeugt.
Das Blinden- und Behindertenzentrum Bern (BBB) ist das Kompetenzzentrum für blinde, sehbehinderte, mehrfachbehinderte Menschen ab dem 18. Lebensjahr bis zu ihrem Lebensende. Es orientiert sich vorausschauend an der demografischen und gesellschaftlichen Entwicklung wie auch an der Nachfrage nach Dienstleistungen von Menschen mit Behinderung und von seinen Partnerinnen und Partnern. Die Kernangebote – Beraten, Wohnen, Arbeiten – unterstützen Menschen mit Behinderung in ihren Wahlmöglichkeiten, ihrer Selbstständigkeit und Eigenverantwortung. Für das BBB arbeiten an drei Standorten in der Stadt Bern 400 Mitarbeitende, rund die Hälfte davon ist mit Behinderung. Zudem stehen rund 90 Wohn- sowie 180 Arbeits- und Beschäftigungsplätze für Menschen mit Behinderung zur Verfügung.
Das Blinden- und Behindertenzentrum Bern bietet rund 180 Arbeits- und Beschäftigungsplätze im geschützten Umfeld für Menschen mit Behinderung. Unterstützt wird der Werkstattbereich durch das PPS-Modul von Abacus Business Software.
Grosser Handlungsbedarf in Sachen IT
Für die Unterstützung der komplexen Organisationsstruktur und der vielfältigen Geschäftsprozesse verwendete das BBB bislang verschiedene Software-Tools. Diese waren zum Teil veraltet und bestanden grösstenteils aus Insellösungen. Der Datenaustausch zwischen den einzelnen Applikationen war aufgrund fehlender Schnittstellen gar nicht oder nur erschwert möglich. Adressen mussten beispielsweise in drei unterschiedlichen Systemen unterhalten werden. Für die Mitarbeitenden war damit ein grosser Abstimmungsaufwand verbunden. Es fehlte eine sinnvolle Anwendungsunterstützung bei der Planung, Überwachung und Steuerung der Kernprozesse.
Der Handlungsbedarf in Sachen IT war offensichtlich. Im Fokus stand dabei die gesamte Prozesslandschaft. Nebst der Harmonisierung und Optimierung aller Software-Anwendungsbereiche, sollte auch die Prozesskomplexität im Sinne von «reduce to the max» verringert werden. Erklärtes Ziel war eine sinnvolle Sicherstellung der IT-Unterstützung in allen Prozessbereichen durch eine Standardlösung und unter möglichst weitgehender Vermeidung von Einzelapplikationen. In diesem Zusammenhang wollte man auch organisatorisch Klarheit schaffen und die Zuständigkeit geschulten, internen Spezialisten übertragen. Um die Transparenz für die Benutzer zu erhöhen sollte zudem künftig ein Benutzerhandbuch mit Vorgaben zu Prozessen, Datenqualität und Datenhygiene zur Verfügung gestellt werden.
Von der Evaluation zur Umsetzung
Für die Suche nach einer passenden Gesamtlösung sicherte sich das BBB die Unterstützung des externen Beratungsunternehmens think beyond. Nach der Analyse des Ist-Zustandes wurde anhand des Soll-Bedarfs ein Anforderungskatalog erstellt, welcher an verschiedene IT-Anbieter verschickt wurde, von denen drei zu einer Offert-/Lösungspräsentation eingeladen wurden. Die Bewertung erfolgte anhand einer Nutzwertanalyse mit Kriterien wie Kosten, Beurteilung des Partners und der Software. Geprüft wurde unter anderem: Unabhängigkeit zum Hersteller, Softwarearchitektur und Entwicklungsmöglichkeit, Wartung/Support, Referenzen, Integration von Drittapplikationen, Reportingmöglichkeiten, nebst Grundanforderungen für Wohnen und Betreuung die Abdeckung von Spezialanforderung der Werkstätten, Hotellerie, Gastronomie und des Finanz-/Controlling-Bereichs. Der Entscheid fiel auf den Abacus Vertriebs- und Implementierungspartner BDO. Ausschlaggebend waren dabei verschiedene Punkte. Einerseits schätzte man die klare Trennung zwischen Software-Hersteller und Dienstleistungspartner, welche eine gewisse Unabhängigkeit garantierte. Andererseits überzeugten der modulare Aufbau der Software mit Standardschnittstellen sowie die benutzerfreundliche Benutzeroberfläche, die Standard-Auswertungsmöglichkeiten sowie die zentrale Datenbank.
Bei der Umsetzung des Lösungskonzepts wurden als erstes die Applikationen abgelöst, welche bereits in den Werkstätten, bei der Bewohnerfakturierung, bei der Mitglieder- und Spendenverwaltung sowie in den Bereichen Finanzen und HRM im Einsatz standen. Gleichzeitig wurde das Personaleinsatzplanungs-Tool (PEP) aktualisiert und eine Schnittstelle zur Fallbearbeitungs-Software STEPS integriert. In einer zweiten Phase, welche im Sommer 2017 begonnen hat, wird die elektronische Pflegedokumentation easyDOK für die verschiedenen Wohnhäuser eingeführt. Zuständig für die Realisierung ist seit Anfang an ein internes Projektteam. Die Motivation seitens der Projektmitarbeitenden, aber auch der Benutzer ist hoch, können doch endlich die funktionalen Mängel der bisherigen Lösung eliminiert werden. «Dabei spielt die Unterstützung durch BDO eine zentrale Rolle», so Beat Roggli. Als Leiter Finanzen + Controlling des BBB schätzt er die konstruktive, zielorientierte Zusammenarbeit, welche sich auch durch hohe Fachkompetenz auszeichnet: «Die Projektleiter verstanden unsere Anliegen schnell und setzten diese in gute, praxistaugliche Lösungen um.» Dank regelmässigen, internen und externen Projektsitzungen war jederzeit ein transparenter Informationsfluss gewährleistet.
Das Blinden- und Behindertenzentrum Bern unterstützt blinde, sehbehinderte, mehrfachbehinderte Menschen in den Bereichen Beraten Wohnen und Arbeiten. Gemeinsam mit der BDO AG wurde Abacus als integrierte Gesamtlösung eingeführt, um die anspruchsvollen IT-Anforderungen der sozialwirtschaftlichen Institution zu erfüllen.
Umfassendes Lösungskonzept
Die beim BBB implementierte Lösung zeichnet sich durch einen breiten, vollintegrierten Funktionsumfang in den Bereichen Rechnungswesen, Lohn/HRM, Projektverwaltung, Auftragsbearbeitung, CRM und Produktion aus. Sicher nicht alltäglich für eine soziale Institution ist der Einsatz einer PPS-Anwendung. Diese wird für die Werkstätten benötigt. Dazu gehören die Laufradmontage, die Konfektionierung, die Logistik, die Schreinerei, die Sesselflechterei und die Wäscherei. Besonders hervorzuheben sind auch die Heimverwaltung für die Bewohner im IV- und AHV-Bereich, die Mitglieder- und Spendenverwaltung, die Mieterverwaltung der eigenen Wohnliegenschaften sowie die Kassenführung in AbaProject mit Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung. Standardmässig bietet die Abacus Business Software wichtige Schnittstellen an wie etwa zu Polypoint/PEP für variable Lohndaten (Stunden, Zuschläge, Ferien- und Gleitzeitabrechnung, usw.) und eine nicht lohnrelevante Zeitschnittstelle, welche für die Leistungsvertragsabrechnung mit der Gesundheits- und Fürsorgedirektion des Kantons Bern benötigt wird. Weitere Schnittstellen bestehen zu Raisoft, dem Beurteilungssystem für die Ermittlung der Pflegestufe, zum Pflege-Dokumentationssystem easyDOK sowie zur Fallführungssoftware STEPS der Beratungsstelle BRSB. Trotz des heterogenen Umfelds bleibt Abacus immer das führende System, in welchem alle Stammdaten verwaltet und an die anderen Systeme verteilt werden.
Anstatt der früheren Mandantenstruktur konnte das BBB dank der Abacus Business Software eine neue Geschäftsbereichsstruktur abbilden, welche sich an den realen Gegebenheiten mit den verschiedenen Finanzierungsarten und Anforderungen der Leistungspartner/-innen orientiert. Bei den Umlagen konnte auch geschäftsbereichsübergreifend ein hoher Automatisierungsgrad sowohl bei der Ist- als auch bei der Plan-Periode erreicht werden. Diverse Excel-Tabellen sind heute obsolet, da die Auswertungen direkt aus der Abacus Business Software erstellt werden können. Dank des elektronischen Belegflusses konnten weitere Fehlerquellen vermieden werden. Lieferantenrechnungen werden eingescannt und stehen für Visierung, Freigabe, Electronic Banking und Abfragen elektronisch zur Verfügung. Besonders geschätzt werden die flexiblen Auswertungsmöglichkeiten sowie die Unterstützung von transparenten Prozessstrukturen in den Werkstätten.
Gelungene Integration aller Bereiche
Nachdem am 1. Januar 2017 das Go-live des neuen Systems erfolgreich über die Bühne ging, zeigte sich Beat Roggli sichtlich zufrieden: «Wir haben die Ziele erreicht und dank der neuen Lösung einen wesentlich besseren Überblick über die Gesamtorganisation.» Das Rechnungslegungskonzept mit Geschäftsbereichsstruktur ermöglicht die Auswertung von Finanzbuchhaltungs- und Kostenrechnungsdaten nach verschiedensten Kriterien und Verdichtungsstufen. Durch das vollständig integrierte Electronic Banking wird das Cash Management erleichtert und der Zahlungsverkehr beschleunigt. Die Umsetzung durch BDO erfolgte in der geforderten Zeit und zu den definierten Kosten. Die Abacus Business Software überzeugt rundum, was auch die hohe Benutzerakzeptanz zeigt. Die Integration», so das abschliessende Fazit von Beat Roggli, «ist rundum geglückt.»
