Die Mairinger Holding vertreibt Modeartikel der Marke Marc O‘Polo in über 15 Filialen sowie über einen Online-Shop. Hierbei fallen hierbei jährlich rund 100.000 Warenrechnungen, Belege sowie Kassenabschlüsse aus den Filialen zur Bearbeitung an. Mit der ECM-/DMS-Lösung Kendox InfoShare gelang die erfolgreiche Digitalisierung des gesamten Eingangsrechnungs-Workflows.
(Symbolbild: artem-beliaikin via unsplash)
Dank der Umstellung auf digitale Workflows und Freigabeprozesse kann ein Großteil der Dokumente automatisiert bearbeitet, verbucht und archiviert werden. Das bringt nicht nur einen erheblichen Zeitgewinn, sondern ermöglicht auch langfristig Vorteile bei der Umstellung auf zeit- und ortsunabhängige Bearbeitungsprozesse über mobile Endgeräte.
„Textilien sind sehr viel mehr als nur Stoff“. Mit dieser Überzeugung und der Leidenschaft für außergewöhnliche Mode hat Firmengründer Franz Mairinger vor über 50 Jahren den Generalimport für Modeartikel der Marke Marc O‘Polo in Österreich etabliert. Heute betreibt die Mairinger Holding neben Franchising- und Shop-in-Store-Konzepten auch 13 eigene Marc O’Polo Shops, zwei Multibrand-Stores und ein Marken-Outlet in Österreich. Basierend auf Kendox InfoShare hat der Textilspezialist einen digitalen Rechnungsfreigabeprozess eingeführt. Das Dokumentenmanagementsystem kommt zum Einsatz für die digitale Bearbeitung der Eingangsrechnungen und der Kassenbelege in den Filialen. Vorher wurden Rechnungen, Bankbelege, Kassenbelege, und andere Dokumente ausschließlich in Papierform bearbeitet. Eingehende Rechnungen wurden in Papierform in den einzelnen Sachabteilungen geprüft und anschließend in Aktenordnern archiviert. Entsprechend groß war das stark wachsende Archiv. Allein die Kassenabschlussberichte füllten früher etwa 300 Ordner pro Jahr.
Umstellung auf digitale Workflows
Die Rechnungseingangsverarbeitung wird zentral in der Mairinger Holding gesteuert. Jährlich werden dort etwa 30.000 bis 40.000 Eingangsrechnungen bearbeitet. Hinzu kommen die wöchentlichen Kassenabschlussberichte der Filialen – also rund 50.000 weitere Dokumente. Diese mussten früher jede Woche per Post an die Zentrale gesendet werden, wo sie geprüft, in der Buchhaltung verarbeitet und dann ebenfalls in Ordnern archiviert wurden. Der Anstoß zur Prozessmodernisierung kam daher aus der Finanzabteilung von Josef Wageneder, Prokurist und Finanzleiter der Mairinger Holding. Er suchte nach einer modernen Lösung, mit deren Hilfe die Arbeitsprozesse nachhaltig vereinfacht, beschleunigt und sicherer gestaltet werden konnten. Auch die papierbasierte Bearbeitung im Rechnungseingang sollte abgelöst werden.
Grundgedanke des neuen Prozesses war es, Dokumente in einfacher Form elektronisch archivieren zu können. Bei der Auswahl der neuen Software legte die Finanzabteilung besonderen Wert auf die Integration mit vorhandenen IT-Lösungen. Die neue Lösung sollte über eine Schnittstelle zur FiBu-Software «Mesonic WinLine» verfügen und eine Anbindung der CRM-Software «CAS genesisWorld» ermöglichen. Zudem wünschte sich die Geschäftsleitung eine Lösung, die eine hohe Flexibilität bei den Endgeräten erlaubt, da insbesondere im Außendienst Tablets und andere mobile Endgeräte genutzt werden. Da sich sowohl die technischen als auch die fachlichen Anforderungen mit Kendox InfoShare sehr gut abbilden ließen und das Team überzeugte, fiel die Entscheidung im Auswahlprozess auf Kendox.
Digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Tagesabschlüssen
Heute gelangt ein Großteil der jährlich ca. 40.000 Rechnungen per E-Mail in das System, wird dort indexiert, automatisch an die Fibu-Software weitergeleitet und anschließend verbucht. Vor allem bei Eingangsrechnungen von den Hauptlieferanten läuft die Kontierung vorwiegend automatisiert ab. Im Anschluss an die Vorkontierung durchlaufen die Rechnungen prozessgesteuert die einzelnen Prüfungs- und Freigabeschritte bis zur endgültigen Erledigung bzw. Bezahlung. Allein durch die Digitalisierung und Automatisierung dieses Prozesses entfällt in der Finanzabteilung die manuelle Bearbeitung von über 50 Prozent der Rechnungen pro Jahr, was den Arbeitsaufwand signifikant verringert.
Im nächsten Schritt wurde zudem ein Workflow für die Verarbeitung der Tagesabschlüsse umgesetzt. Diese werden zunächst in den einzelnen Filialen zusammen mit den dazugehörigen Belegen digitalisiert und elektronisch an die Zentrale übermittelt. Dort stehen sie unverzüglich zur Verfügung, werden geprüft und automatisiert abgelegt. In einem weiteren Prozessschritt werden die Belege automatisch in die Buchhaltung übernommen. Die Verbuchung erfolgt dann in einer monatlichen Sammelbuchung. Auch hier entfällt der Aufwand für manuelle Kontierung und Verbuchung der Kassenbelege. Zudem hat die Finanzabteilung stets eine verlässliche Liquiditätsübersicht in Echtzeit.
Hoher Nutzen durch Transparenz und Echtzeit-Übersicht
„Im Bereich der Eingangsrechnungen kann die Buchhaltung jederzeit den aktuellen Status der Rechnungsbearbeitung nachverfolgen. Durch den hinterlegten Workflow wurden die Abläufe einfacher und schneller“, beschreibt Finanzleiter Josef Wageneder die Vorteile. Ein weiterer, sehr positiver Effekt zeigt sich zudem beim Archivieren und der Wiederauffindbarkeit der Dokumente. „Im Bereich der Kassenbelege liegt der Vorteil darin, dass die Belege spätestens am nächsten Vormittag bereits im Prüfungsschritt vorliegen. Die automatisierte Verbuchung der einzelnen Tagesabschlüsse bewirkt eine erhebliche Zeiteinsparung in der Buchhaltung. Zudem erspart man sich die physische Archivierung von rund 300 Ordnern pro Jahr allein für die Kassenabschlüsse.“
Dass man jederzeit nachvollziehen kann, wo beziehungsweise in welchem Status die Bearbeitung eines Belegs sich gerade befindet, ist auch deshalb von großer Bedeutung, weil die Außendienstmitarbeiter sehr selten in der Zentrale sind. Dank Einführung der digitalen Dokumentenmanagement-Lösung können Mitarbeitende, die außerhalb der Zentrale arbeiten, jederzeit auf die Dokumente zugreifen und profitieren ebenfalls von der einfachen und extrem schnellen Suchfunktion.
Freigabeprozesse sind jetzt unabhängig vom Zeitlichen und Örtlichen. Das verleiht den Usern insbesondere auch bei der Bearbeitung auf mobilen Endgeräten eine sehr hohe Flexibilität. Nicht zuletzt wirkte das Projekt auch für die Geschäftspartner wie eine Initialzündung: „Mittlerweile bekommen wir höchstens noch 10 Prozent der Rechnungen in Papierform, rund 90 Prozent der Lieferanten konnten wir auf elektronische Rechnungseinreichung umstellen“, resümiert Wageneder. Weitere Integrationen, unter anderem mit Kartenlesegeräten für bargeldlose Zahlungssysteme sowie mit dem CRM-System, sind bereits in Planung.