Jedes Unternehmen kommt irgendwann zum Punkt, wo es eine erste oder dann eine neue Unternehmenssoftware wählen muss. Und schnell kommt die Frage: Wählen wir eine Individualsoftware oder lieber eine Software ab Stange? Die Frage ist nicht einfach zu beantworten, aber Sie erhalten hier und heute einige Tipps dazu.
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Viele Unternehmen fangen klein an. Da reichen zuerst einige Tabellen, vielleicht noch von Hand geschrieben, um die Geschäftsvorgänge abzubilden. Doch dann kommt mit dem Erfolg und dem Wachstum irgendwann der Moment, wo es eben doch eine IT-Lösung sein soll oder gar muss.
Die Auswahl dafür ist allein in der Schweiz schon gross und komplex – und irgendwie ist doch jedes Unternehmen einmalig. Da stellt sich die Frage: Soll es also eine (auf den ersten Blick oft günstige) Standardlösung oder doch eine individuell auf uns zugeschnittene Individualsoftware sein?
Geschwindigkeit vs. Individualität
Vorteile haben beide Lösungen: Die Standardlösung ist generell schnell eingeführt, auch wenn man dann oft die eigenen Prozesse den Möglichkeiten der Software anpassen muss. Eine Individualsoftware hingegen muss zuerst über eine oft etwas längere Zeit entwickelt werden, dafür sind die bestehenden und bewährten Prozesse dann aber auch ganz genau abgebildet.
Die Programmierung einer Individualsoftware nimmt, je nach Umfang, einige Wochen bis mehrere Monate in Anspruch. Dafür hat man dann eine Unternehmenssoftware, die wie angegossen sitzt. Angenehmer Nebeneffekt: Man ist nicht auf einen Support der Grossen angewiesen, bei dem man nur eine Nummer unter vielen ist. Auch das spricht für eine Individualsoftware.
Insbesondere Unternehmen, die in sehr spezifischen Bereichen tätig sind (Behörden, Kantone oder Vereine) können sowieso mit Standardsoftware oftmals nicht viel anfangen, weil diese die Prozesse nicht korrekt abbilden kann. Aufwendige und teure Anpassungen wären jeweils notwendig. Hier kommt mit Vorteil von Anfang an Individualsoftware zum Zuge, die genau an die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann.
Eine Individualsoftware ist bestimmt teuer, oder?
Die Frage nach den Kosten taucht in diesem Zusammenhang sehr schnell auf. Genau wie bei Standardlösungen sind die Preise auch bei der Individualsoftware abhängig von verschiedenen Faktoren, beispielsweise dem Funktionsumfang, dem Anwendungsbereich, der Anzahl der User und der Nutzungsdauer.
Klar, die individuelle Softwareentwicklung kostet Geld. Zählt man allerdings alle Kosten zusammen, kommt eine Individuallösung auf Dauer oft gar nicht mal teurer als eine Standardsoftware. Es lohnt sich deshalb, hier genau nachzurechnen und allenfalls einen Berater hinzuzuziehen.
Denn gerade Lizenzgebühren, individuell angepasste Schnittstellen, Hosting oder Upgrades bzw. Neuversionen können das Portemonnaie bei einer Standardlösung auf Dauer über Gebühr belasten. Zudem bezahlt man bei Standardsoftware immer auch für Funktionen mit, die man im eigenen Unternehmen gar nicht benötigt. Hier gilt es, stets mit den Vollkosten zu rechnen und nicht etwa nur die monatliche Lizenzgebühr zu betrachten.
Fünf gute Gründe für eine Individualsoftware
Es gibt viele Faktoren, die entscheiden, warum sich ein Unternehmen für eine Individualsoftware entscheidet.
Die fünf wichtigsten Gründe für eine Individualsoftware sind:
- Für die speziellen Anforderungen gibt es keine passende Standardlösung oder sie müsste aufwendig (und damit teuer) angepasst werden
- Die Standardsoftware würde komplett neue Prozesse verlangen, was den Betrieb empfindlich stören kann
- Die Individualsoftware sorgt für einen Wettbewerbsvorteil, den Standardsoftware nicht bieten kann
- Das Unternehmen möchte die Entwicklung und den Betrieb unter eigener Kontrolle behalten und nicht von den Launen grosser Softwarehäuser abhängig sein
- Und ganz logisch: Wenn die Kosten für Individualsoftware tiefer sind als für eine Standardsoftware mit sämtlichen Anpassungen
Ab welcher Betriebsgrösse lohnt sich eine Individualsoftware?
Auch hier gibt es keine allgemeingültige Antwort. So kann ein Handelsbetrieb mit 500 Personen unter Umständen wunderbar mit einer Standardlösung auskommen, eine Gemeindeverwaltung mit 30 Angestellten fährt aber aufgrund ihrer sehr spezifischen Prozesse mit einer Individualsoftware besser.
Aber man kann sagen: Je komplexer und/oder einmaliger die Prozesse im Unternehmen sind und je mehr individuelle Systeme mit aufwendigen Schnittstellen verbunden werden müssten, umso besser eignet sich eine Individualsoftware.
Denn jede Schnittstelle muss gepflegt werden, bei jedem neuen Release eines der Systeme muss man diese unter Umständen nachjustieren. Dies ist mit Zeitaufwand und Geld verbunden, zudem stellt jede Schnittstelle eine potenzielle Gefahr für die Sicherheit dar.
Mit einer Individualsoftware fallen Schnittstellen weg, das System ist aus einem Guss. Dies reduziert den Wartungsaufwand, ist werbeständig und verhindert allfällige Sicherheitslücken.
Weitere Informationen zum Thema «Individualsoftware oder Standardlösung» finden Sie in diesem Beitrag.
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