Home-Office oder zurück ins Büro? Auf was Personalabteilungen jetzt achten müssen

Wir haben im Gespräch mit Kunden festgestellt, dass viele Unternehmen keine klare Linie finden, wo ihre Beschäftigten ihre Tätigkeit ausüben sollen. Der pandemiebedingt rapide Wechsel zu Home-Office und Mobile Work war in dieser Grössenordnung nicht vorhersehbar, auch wenn der Trend zu flexibleren Arbeitsmodellen bereits vor 2020 deutlich war.

Personalabteilungen stehen auch nach knapp vier Jahren Home-Office-Dominanz immer noch vor Herausforderungen, denn in vielen Unternehmen schwenkt das Pendel wieder in Richtung Präsenzpflicht. Viele Organisationen suchen nach Wegen, wie sie die Wahl zwischen Home-Office und klassischem Arbeitsplatz im Büro effizient regeln und technisch optimal umsetzen können. Die Digitalisierung von Dokumenten und Automatisierung von HR-Prozessen spielt hierbei eine wichtige Rolle.  

Der „Wunsch nach Home-Office“ in der heutigen Ausprägung ist bei Arbeitnehmern sicherlich stärker etabliert und akzeptiert als vor der Pandemie. Während einige Unternehmen pragmatisch ihre Büroflächen weiter reduzieren, verfolgen andere gegensätzliche Strategien, um den Weg „zurück ins Büro“ attraktiv zu machen oder ggf. durch Druck zu forcieren.   

Mögliche Unstimmigkeiten zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden beginnen bereits damit, dass unklar ist, wo das Arbeiten im Home-Office – permanent oder an einer bestimmten Anzahl von Tagen – überhaupt festgeschrieben ist. Vor der Pandemie waren Regelungen zum Home-Office i.d.R. einzelfallweise im Arbeitsvertrag festgehalten, da dies eine individuelle Vereinbarungen mit dem Arbeitnehmenden darstellte. Dass die Wahl des Arbeitsplatzes während der Pandemie auch zum gesundheitsrechtlichen Thema wurde – das Arbeiten war im Büro seinerzeit nicht erlaubt, wenn immer möglich –, machte die Sache komplizierter. 

Aktuell ist das Arbeiten im Home-Office meist in der Betriebsvereinbarung festgehalten als übergreifende Regelung, die individuell angepasst werden kann, was dann im Arbeitsvertrag festzuhalten ist. Die Betriebsvereinbarung wird, wenn vorhanden, mit dem Betriebsrat festgelegt. Dieser unterschreibt die schriftliche Vereinbarung für alle Mitarbeitenden.   

Bei kleineren Unternehmen gilt oft die betriebliche Praxis einer mündlichen Absprache zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden. Hierbei ist unabhängig von der Unternehmensgrösse zu beachten, dass grundsätzlich der Arbeitgeber frei bestimmen kann, wo die Arbeit ausgeübt werden soll. Sollte sich jedoch der Arbeitgeber entscheiden, die Regelung ohne nachvollziehbaren Grund zu ändern, könnte im Rechtstreit die betriebliche Praxis als Grundlage verwendet werden, um eine Änderung anzufechten.  

Viele Arbeitnehmende wissen die grosszügige Home-Office-Politik ihres Arbeitgebers gegenüber der Zeit vor der Pandemie zu schätzen und möchten diese Regelung beibehalten. Gründe sind vor allem eine bessere Work-Life-Balance, da das Pendeln ins Büro entfällt, und das minimierte Risiko, sich in der Grippesaison im ÖPNV oder im Büro anzustecken. Viele Arbeitnehmende schätzen auch das grundsätzliche Mass an Flexibilität, die Arbeitswoche eigenhändig gestalten zu können, um Beruf und Privatleben besser unter einen Hut zu bringen.  

Einige Arbeitgebende stellen sich mittlerweile jedoch die Frage: Wie viel Home-Office ist „gesund“ für das Unternehmen? So haben Unternehmen immer noch gute Gründe, warum sie ihre Belegschaft im Büro haben wollen. Ein entscheidender Aspekt ist der geringere IT-Aufwand, sollte es noch kein Setup geben für die reguläre, sichere Anbindung von Arbeitnehmenden im Home-Office. Dies kann technische Fragen betreffen, unter anderem, ob bereits eine VPN-Anbindung besteht oder komplett neu aufgesetzt werden muss. Neben technischen sind ebenso soziale Aspekte entscheidend. Der persönliche, oft produktive Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden oder im Team untereinander, die Förderung des Teamgeists und auch die Identifikation mit dem Unternehmen spielen hier eine wichtige Rolle.   

Aus der Notsituation der Pandemie heraus sind vielen Unternehmen in den letzten Jahren die Augen geöffnet worden für den Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung. Mit dem Druck, beispielsweise digitale Personalakten einzuführen, haben viele Arbeitgeberinnen in der Praxis dann die Vorteile erkannt, wie etwa eine produktivere und standortungebundene Arbeitsweise, und, dass Unternehmen insgesamt von mehr Flexibilität profitieren können.  

Die Digitalisierung im HR-Bereich trägt massgeblich ihren Teil dazu bei, um Aufgaben in Zusammenhang mit der Festlegung oder der Wahl des Arbeitsplatzes, effizient zu bewältigen. Die Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung kommen deutlich zum Tragen, wenn es etwa darum geht, Regelungen festzuschreiben und umzusetzen, die mitunter Hunderte oder Tausende von Mitarbeitenden betreffen.  

Remote-Arbeit oder Telearbeit, mobiles Arbeiten und das allgegenwärtige Home-Office – einige Begriffe sorgen immer noch für Unklarheiten. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass es einen klaren Unterschied zwischen mobilem Arbeiten und dem Arbeiten im Home-Office gibt.  

Bei mobilem Arbeiten können Arbeitnehmende von überall aus tätig sein, egal ob zuhause, in einem Café oder an einem adäquaten Ort auch weit entfernt vom Firmensitz und Wohnort. Es gibt lediglich eine rechtliche geografische Grenze. So ist aus steuerlichen und versicherungsrelevanten Gründen mobiles Arbeiten ohne weiteres nur auf Deutschland oder den nationalen Sitz des Arbeitgebers begrenzt, darüber hinaus sind besondere rechtliche Bedingungen des jeweils einzelnen Ziellandes zu beachten.  

Home-Office-Regelungen hingegen legen fest, dass die Tätigkeit in der Wohnung des Arbeitnehmers oder sogar in einem bestimmten als Büro zur Verfügung stehenden Raum zuhause stattfindet. Letzteres ist für Arbeitnehmer auch steuerlich relevant. Es muss ein abgetrennter Arbeitsraum vorhanden sein, in dem keine dritte Person während der Arbeitszeit präsent ist und der Arbeitnehmer muss ausreichend Platz haben, um seine Tätigkeit uneingeschränkt ausüben zu können. Bei einer umfassenden Home-Office-Regelung muss die Arbeitgeberin auch den Arbeitsplatz komplett ausstatten.  

Home-Office oder zurück ins Büro? Wir werden die Entwicklung bei der Zusammenarbeit mit seinen Kunden aus nächster Nähe weiterverfolgen. Ziel ist es, durch Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen Unternehmen dabei zu unterstützen, bestmögliche Arbeitsbedingungen für ihre Belegschaft zu schaffen. 

 

Martin Grentzer ist Gründer & CFO der aconso AG

 

aconso unterstützt mehr als 600 HR-Teams weltweit dabei, das wertvollste Kapital ihres Unternehmens – die Mitarbeiter – in den Mittelpunkt zu stellen, während sie jährlich eine Milliarde HR-Dokumente für mehr als sechs Millionen Mitarbeiter erstellen und verwalten. www.aconso.com