Beim Stichwort Digitalisierung denken viele spontan an anspruchsvolle Technologien wie Automatisierung, Künstliche Intelligenz oder virtuelle Realität. Dabei geht es in den meisten Fällen um einen kontinuierlichen Prozess. Dieser beginnt oft im Kleinen und transformiert Unternehmen schrittweise zu einem digitalen Ganzen. Ansätze finden sich überall. Wer den Weg als Ziel sieht, hat zudem den Vorteil, dass Aufwand und Risiko stets überschaubar bleiben. Wie schaut es in Ihrem Betrieb aus? Heute schon digitalisiert? Falls nicht, lesen Sie weiter. Es lohnt sich.
Widerstand ist zwecklos
In erster Linie bedeutet Digitalisierung eine tiefgreifende und nachhaltige Veränderung des Umfelds Ihrer Firma. Ganz nach dem Motto «Widerstand ist zwecklos, Sie sind umzingelt» gibt es kaum echte Alternativen zu diesem wortwörtlich vorprogrammierten Wandel. Der Anstoss dazu kommt nicht immer von innen. Häufig sind es auch Kunden, Lieferanten oder die eigenen Mitarbeitenden, welche Dinge ins Rollen bringen.
Digitaler als man denkt
Webportale, elektronischer Datenaustausch, integrierte ERP-Systeme, Office-Programme und viele andere Anwendungen sind inzwischen gang und gäbe. Dank mobiler Geräte wie Tablets oder Smartphones gewinnt die Nutzung von Daten aus der Cloud immer mehr an Bedeutung. Wir leben und arbeiten digitaler, als man denkt. Dank benutzerfreundlicher Hardware und Software ist die Gewöhnungsphase kurz, doch der Nutzen gross. Die digitale Entwicklung kommt auf leisen Sohlen. Aber sie kommt, um zu bleiben.
Der Weg ist das Ziel
Sich dieser Evolution zu verweigern, ist möglich, aber wenig sinnvoll. Ansonsten läuft man über kurz oder lang Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Wer sich auf die Digitalisierung bewusst einlässt, kann seinen eigenen Weg finden, um mit den Veränderungen – welche ja durchaus auch Chancen sind – klarzukommen. Stellen Sie sich dabei ruhig auch kritische Fragen wie:
- Fühle ich mich vom Thema Digitalisierung angespornt oder überfordert? Sehe ich nur den Berg vor mir oder auch die einzelnen (machbaren) Etappen?
- Was möchte ich verändern und was nicht? Welche Gründe sprechen für und welche gegen eine Digitalisierung?
- Wen könnte ich als digitale Wegbegleiter – intern und/oder extern – gewinnen, um uns gemeinsam weiterzuentwickeln?
- Wo lassen sich erste Massnahmen identifizieren und realisieren? Welche Erkenntnisse gewinnen wir daraus? Was lief gut, was weniger?
Mitarbeiter als Mitgestalter
Versetzen Sie sich in die Rolle Ihrer Teamkollegen oder Mitarbeiter. Diese erfüllen fleissig Ihre Pflichten, und das oft schon jahrelang. Plötzlich soll alles anders, sprich digitaler werden. Bisheriges wird in Frage gestellt. Neues muss erlernt werden. Steht vielleicht sogar der Job auf dem Spiel, weil die Aufgaben von einem System übernommen werden? Widerstand regt sich, welcher rasch in offene Verweigerung umschlagen kann. Die Kunst der Digitalisierung ist auch die Kunst der Motivation. Und motiviert ist, wer mitgestalten darf. Wenn aus passiven Zuschauern kreative Akteure werden, wird die Digitalisierung lebendig.
Konkrete Ansatzpunkte
Genug der trockenen Materie, werden wir konkret! Und zwar mit einigen Ansatzpunkten für Ihr Unternehmen wie zum Beispiel:
- Nutzung eines zentralen File-Systems statt individueller Dateiablagen
- Einführung eines elektronischen Rechnungsverarbeitungsprozesses vom Scannen eingehender Belege über die Freigabe und Zahlung bis zur rechtssicheren Ablage
- Vereinfachung von Zeit-, Leistungs- und Spesenerfassung im Servicegeschäft mittels mobiler App
- Bereitstellung eines webfähigen ERP-Systems für gemeinsame Adressen, Termine, Aufgaben, Aufträge usw.
- Reduktion des Papierverbrauchs durch (mobilen) Zugriff auf zentrale Daten und elektronischer Versand von Belegen
- Automatisierung von einfachen Arbeitsabläufen durch Workflows (z.B. direkte Weiterleitung einer Serviceanfrage an die richtigen Mitarbeiter)
- Verwendung von ausgewählten Kennzahlen für die Unternehmensführung
- Abschaffung möglichst vieler Datenschnittstellen durch die Einführung einer integrierten Gesamtlösung
- Schrittweises Ablösen von selbstbetriebenen Inhouse-Systemen durch sichere Cloud-Anwendungen
Natürlich liesse sich diese Liste beliebig verlängern und an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Was immer Sie sich vornehmen, denken Sie daran, dass eine strategische Planung stets sowohl das Gesamtbild als auch die Etappenziele berücksichtigen sollte.
David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.
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