Die Digitalisierung des Geschäftsalltags ist komplex? Fangen Sie doch einfach dort an, wo Sie schnell einen grossen Nutzen erzielen. Diese fünf Tipps zeigen Ihnen, wie Sie Routineabläufe digitalisieren und Zeit sparen.
Firmenkalender in der Cloud
Führen Sie die Kalender der Mitarbeitenden in der Cloud. So ist nicht nur sofort ersichtlich, wer gerade wie beschäftigt ist. Sie können die Termine auch unterwegs auf dem Smartphone, Tablet oder Notebook einsehen und bearbeiten. Das vereinfacht die Terminfindung und den Informationsfluss.
Cloud-Kalender bieten beispielsweise Microsoft Office 365 und die G Suite von Google.
Online-Speicher: Dokumente teilen statt mailen
Verstopfte Posteingänge müssen nicht sein. Mit einem Online-Speicher können Sie umfangreiche Dokumente wie Offerten, Bestellungen, Präsentationen oder Baupläne mit dem Empfänger teilen. Statt des eigentlichen Dokuments schicken Sie nur einen Link per Mail, was den Platzbedarf in Ihrem Mail-Konto wie auch demjenigen des Empfängers deutlich reduziert. Zudem verhindern Sie so, dass verschiedene Versionen eines Dokuments im Umlauf sind, die mühsam wieder abgeglichen werden müssen.
Zu den häufig genutzten Online-Speichern gehören Box, Dropbox, Google Drive (G Suite), OneDrive und Swisscom Storebox.
Visitenkarten scannen
Tippen Sie nach einem Business Lunch oder einer Messe die erhaltenen Visitenkarten von Hand ab? Hoffentlich nicht. Die Kombination von Smartphone-Kamera und App automatisiert die Digitalisierung der Kontaktinformationen, die Sie anschliessend in Outlook oder Ihr CRM einspeisen können.
Für das Scannen können Sie beispielsweise die kostenlose App «Office Lens» von Microsoft verwenden. Sie legt jede einzelne Karte im Standardformat vCard in OneNote ab. Für grössere Kartenstapel sollten Sie auf eine spezialisierte App wie den Abbyy Business Card Reader zurückgreifen (ca. 30 – 40 Franken).
Formulare digital ausfüllen
Servicetechniker, Lieferanten und Handwerker kennen das Prozedere: Ist die Arbeit beim Kunden erledigt, wird sie mittels Rapport oder Formular quittiert. Am Feierabend heisst es dann, den Papierkram zu erledigen und in der Zeiterfassung oder in der Business-Software die Formulare manuell nachzuerfassen.
Dieser Aufwand muss nicht sein. Denn der gesamte Ablauf kann digitalisiert werden, so dass ein manuelles Nacherfassen entfällt. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Fehleingaben aufgrund unleserlicher oder fehlerhafter handschriftlicher Einträge.
Es gibt zahlreiche Methoden für digitale Formulare: auf der Basis von Webseiten und PDFs, direkt in die Business-Software integriert oder via App eines spezialisierten Anbieters (zum Beispiel Device Magic und MoreApp).
Termine direkt über die Website buchen
Ob Coiffeursalon, Fitness-Studio oder Gartenbauunternehmen: Wenn Sie mit Kundenterminen jonglieren, wissen Sie, wie zeitraubend die Terminplanung sein kann. Bauen Sie das Reservationssystem doch einfach in Ihre Website ein, gekoppelt mit den Kalendern der Mitarbeitenden. Auf diesem Weg können Kunden direkt online einen freien Termin vereinbaren – auch ausserhalb der Öffnungszeiten oder dann, wenn Sie das Telefon gerade nicht abnehmen können.
Solche Reservationssysteme automatisieren Terminbestätigung und -erinnerung und unterstützen Sie bei der Erstellung der Einsatzpläne für die Mitarbeitenden. Die Nutzung erfolgt über den Webbrowser oder eine Smartphone-App. Damit können Sie sich auch um Reservationen kümmern, wenn Sie nicht in der Firma sind. Die eingesparte Zeit macht die Kosten für eine solche Lösung locker wieder wett.
Beispiele für Terminplanungs- und Reservationssysteme, die Sie in Ihre Web- oder Facebook-Seite einbetten können, sind Microsoft Bookings (in Office 365 Business Premium enthalten), MyCockpit von Localsearch und Timify aus München.
Autor:
Julian Deb, Swisscom (Schweiz) AG
Bei Swisscom (Schweiz) AG leitet Julian Deb den ISV-Squad im Partner-Sales-Management. Er ist verantwortlich für die Akquise und Betreuung der ISVs (Independent Software Vendors) und den Ausbau der bestehenden Partner. Julian Deb hat einen Bachelor in Informatik und ein MBA in General Management.
Weitere Praxisartikel für KMU finden Sie im Swisscom Magazin.