In jedem Unternehmen geht es um Geld: Um Umsatz und Lohnkosten, Aufwand und Ertrag, um Gewinne und Verluste. Deshalb kommt der Buchhaltung eine besonders grosse Bedeutung zu. Auch die Führung ist für die Planung auf stets aktuelle Zahlen aus der Finanzabteilung angewiesen. Zum Glück unterstützt moderne Finanzsoftware die Buchhaltung in vielen Belangen tatkräftig.
Symbolbild von KI erstellt
Die Finanzabteilung ist das eigentliche Herz jedes Unternehmens: Lohnlauf, Einkauf, Verkauf, Spesen – alles, was mit Geld zu tun hat, wird hier bearbeitet. Auch die wichtigen Kennzahlen für die Führung kommen aus dieser Abteilung. Dafür braucht es Fachleute mit viel Know-how. Diese erhalten zum Glück Hilfe durch moderne Software, die viele der Prozesse tatkräftig unterstützt.
Weg mit dem Papier!
Die Digitalisierung beginnt im Kleinen. Sammeln zum Beispiel Ihr Aussendienst noch immer Spesenbelege? Mit einer entsprechenden App kann dieser den Zettel auch einscannen und der Beleg landet digital in der Buchhaltung. Niemand muss Papiere sammeln oder diese mühsam abtippen.
Doch das geht noch viel weiter. Mittels Künstlicher Intelligenz (KI) bzw. Machine Learning (ML) kann die passende Software wiederkehrende Prozesse bei den Finanzen beschleunigen oder sogar vollständig übernehmen. Dies schafft bei den Mitarbeitenden Kapazitäten für interessantere, wichtigere Aufgaben.
Fachleute in Finanzabteilungen und Treuhandfirmen finden ihre Erfüllung nämlich nicht darin, Quittungen und Belege abzutippen und manuell in ein Finanzprogramm zu überführen. Analyse, Controlling, Planung und Beratung sind spannendere Aufgaben, welche zudem der (internen oder externen) Kundschaft einen echten Mehrwert bieten. Die repetitiven Aufgaben darf gerne eine Software übernehmen.
Buchhaltung intern oder extern?
Viele Schweizer KMU lassen Ihre Buchhaltung von einem Treuhandunternehmen führen. Sie profitieren so vom Know-how der Fachleute, ohne selbst nach Finanzexpertinnen suchen zu müssen.
Nicht nur müssen keine Belege auf Papier mehr hin und hergetragen werden, mit einem spezialisierten Treuhandunternehmen verfügt das KMU auch über einen Sparring-Partner, wenn es um Entscheidungen im Bereich Strategie oder Finanzen geht.
Laut unserer nicht repräsentativen Umfrage zeigen sich Unternehmen, die ihre Buchhaltung bereits an Treuhänder ausgelagert haben, mit ihrem Treuhandpartner mehrheitlich zufrieden. Das Preis-/Leistungs-Verhältnis könnte jedoch für einen Grossteil der Befragten besser sein. Auch sind einige der Treuhandunternehmen noch nicht im digitalen Zeitalter angekommen, zu viel laufe noch in Papierform. Hier besteht auf jeden Fall Handlungsbedarf.
Ist Finanzsoftware nicht teuer?
Eigentlich nicht. Zeitgemässe Software übernimmt die Buchungsarbeit, prüft alles auf Korrektheit und vereinfacht die Prozesse. Dadurch können Unternehmen ihre Verwaltungskosten sogar senken, schaffen dabei Echtzeit-Zugriff auf ihre Finanzdaten, steigern die Produktivität, die Sicherheit sowie die Mitarbeiterzufriedenheit – und eliminieren erst noch viele Fehlerquellen.
Laut Branchenexperten können die Kosten für die Buchhaltungsabteilung von KMU in der Schweiz durch den Einsatz moderner Finanzsoftware erheblich gesenkt werden. Schätzungen zufolge sind Einsparungen von bis zu 80 Prozent möglich.
Generell oder spezialisiert?
Ja, es gibt sie, die Allrounder unter den Software-Produkten für die Finanzabteilung. Egal ob Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Anlagen oder Zahlungsverkehr, alles wird durch eine Lösung abgedeckt. Und für viele kleinere Unternehmen reichen die Funktionalitäten auch durchaus aus.
Doch gerade bei grösseren Unternehmen kann es sich lohnen, sich spezialisierte Lösungen für die einzelnen Bereiche anzuschauen. Deren Funktionen sind oft ausgebaut und spezifischer auf die jeweiligen Aufgaben abgestimmt.
Wichtig ist jedoch immer, dass diese Finanzlösungen nahtlos mit dem ERP und anderen Umsystemen verbunden sind, damit Daten ohne Verluste weitergegeben werden können. Dies steigert die Effizienz und Sie ziehen den grössten Nutzen aus Ihrer IT.
Nicht jede Finanzsoftware passt zu Ihren Bedürfnissen und oft ist die Auswahl schwierig. Hier finden Sie Spezialisten, die sich mit dieser Materie auskennen. Lassen Sie sich zeigen, wie eine passende IT-Lösung auch Ihre Finanzabteilung gewinnbringend unterstützen kann. Für mehr Produktivität und ja, auch für mehr Gewinn.
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-3
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