Ferngesteuert zum Erfolg – Chancen und Grenzen der ERP-Einführung remote

Noch immer eilt ERP-Einführungen ein eher schlechter Ruf voraus. Herausfordernd ist ein solches Projekt unter anderem deshalb, weil viele Schnittstellen einer präzisen Abstimmung bedürfen. Aus diesem Grund ist es elementar, dass alle beteiligten Personen an einem Strang ziehen und eine klare Zielvorstellung haben. Das gelingt vor allem durch eine zeitnahe und einfache Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten sowie deren genaue Kenntnis des erarbeiteten Projektplans. Nur so lassen sich von Beginn an Unklarheiten und Abstimmungsprobleme beheben. 

Doch die Bündelung aller Informationen ist alles andere als leicht. Hinzu kommt, dass es weder für die Kommunikation noch für das Projektmanagement feste Tools oder Standardvorgehen gibt und stattdessen immer wieder auch individuelle Vorlieben der Unternehmen Berücksichtigung finden. Demzufolge ist jedes Einführungsprojekt ein wenig anders. Es lassen sich jedoch wegweisende Erfolgsfaktoren identifizieren, die gelungene Projekte gemeinsam haben.

Ein Blick in die Praxis zeigt, dass es mit der Einführung geeigneter Kommunikations- und Projektsoftware oftmals nicht getan ist. Das gilt insbesondere für KMU. Um manches Manko problemlos auszugleichen, ist für Viele der persönliche Kontakt sehr wichtig. Genau der kommt bei einer reinen Remote-Einführung jedoch offenkundig zu kurz. 

Viele Unternehmen verfügen gar nicht über ausreichende technische Möglichkeiten, um allen Beteiligten das notwendige Equipment für die reibungslose Remote-Arbeit bereitzustellen. Beispielsweise fehlen geeignete Endgeräte, Webcams oder Headsets. Stehen grössere Meetingräume zur Verfügung, reicht wiederum die Übertragungsqualität nicht aus, um erfolgreich Remote-Workshops mit mehreren Personen durchzuführen. 

Hinzu kommt: Die für die Arbeit mit projektbezogenen Kommunikationsmitteln notwendigen Routinen müssen erst entstehen. Das gilt auch für Einführungsprojekte vor Ort, bei denen Projektmanagement- und Kollaborationstools als Ergänzung längst ebenfalls gang und gäbe sind. Diesen Change treiben Projektverantwortliche in aller Regel aktiv voran. Aus der Ferne ist die Begleitung dieses Veränderungsprozesses deutlich schwer(er).

Statt persönlicher Vor-Ort-Termine und Abstimmungen von Angesicht zu Angesicht werden immer öfter digitale Meetings und Workshops durchgeführt. Noch stärker als in klassischen Einführungsprojekten dient ein Projektmanagement- bzw. Kollaborationstool zudem als zentrales Medium. Verknüpft mit einer Projektmanagementlösung ermöglicht es den Zugriff und die Bearbeitung von Projektplänen, die Übertragung von Dateien und unterstützt unkomplizierte Chats oder Videotelefonie in definierbaren Projektgruppen. Darüber hinaus ist eine strukturierte und vollständige Dokumentation durch zentrale Dateiablage, deren Online-Bearbeitung sowie automatische Versionierung und Rückverfolgung problemlos möglich.

Mit dem Lockdown waren persönliche Kontakte zwischen Unternehmen, die kurz vor einer Einführung eines neuen ERP-Systems standen und Ihren IT-Partnern passé. Bei bereits geplanten Einführungsterminen in der Zeit des Lockdowns kamen nur zwei Möglichkeiten in Frage – Einführung auf einen unbestimmten Zeitpunkt verschieben oder eine Remote-Abwicklung. Doch aus der Not machten viele Unternehmen eine Tugend und führten die neue Software remote ein. 

Als spezialisierter ERP-Anbieter für den produzierenden Mittelstand haben wir einige Einführungen remote durchgeführt und konnten damit wirklich gute Ergebnisse verzeichnen. Digitale Workshops wurden aufgezeichnet und kleinere Szenen direkt zu zentralen Funktionen in Videos zusammengeschnitten. Die Remote-Einführungen haben auch zur höheren Aufmerksamkeit der Teilnehmer geführt. Ebenso war die Hemmschwelle, Verständnisfragen zu stellen, niedriger als bspw. in einer Face-to-Face-Situation in einem Schulungsraum. 

Unter gewissen Umständen kann die Remote-ERP-Einführung sogar für eine kleinere Gruppe von Teilnehmern zielführender als die traditionelle Herangehensweise sein. Die Unternehmen konnten auf diesem Wege mit entsprechenden Folien, die vom Anbieter geliefert wurden, und den abrufbaren Videos eine Grundlage für Schulungen schaffen. 

Mit oder ohne Pandemie gilt: Grundsätzlich lässt sich alles remote abwickeln. Entscheidend wird aber auch in Zukunft die individuelle Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten bleiben. Daran müssen sich sowohl organisatorisch als auch technisch die Einführungsmethoden und -wege orientieren. 

Gerade für diese Bestandsaufnahme bleibt der persönliche Kontakt wohl auch künftig der Königsweg. Gleichzeitig lässt sich auf dieser Basis bei Unternehmen aller Grössen klar definieren, welche Projektaufgaben remote und welche vor Ort umzusetzen sind. Vor-Ort-Termine werden sich mit diesem Vorgehen deutlich reduzieren lassen und Einführungsprojekte werden effizienter und wirtschaftlicher. 

Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch PSI AG Schweiz, die Schweizer Niederlassung der PSI Automotive & Industry GmbH. Als Experte für die intelligente Produktion werden mit ERP + MES Software die Produktion und Prozesse der Kunden optimiert. Ihr Ansprechpartner ist Mathias Zimmermann, Teamleiter Beratung / Projekte Schweiz

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