Big Data, mobile BI und Echtzeit-Datenvisualisierung sind nur einige der aktuellen Herausforderungen im Business-Intelligence-Umfeld. Die meisten Grossunternehmen haben heute zwar moderne BI-Software im Einsatz, oft jedoch ohne übergreifende Strategie und mit einem bunten Nebeneinander von BI-Tools und Spreadsheets. In kleinen und mittleren Unternehmen herrscht weiterhin Excel-Wildwuchs mit unzähligen, individuell gehüteten Tabellen und Diagrammen. Gibt es einen Ausweg aus dem Dilemma?
Die grosse Beliebtheit von Excel bei Führungskräften hat ihre Gründe: Es ist fast überall vorhanden, vertraut und kostengünstig. Excel bietet leistungsfähige Berechnungs- und Chart-Funktionen, auch ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung. Einfach die Daten in Arbeitsblättern zusammenstellen, Formeln integrieren und das Ganze ansprechend formatieren – fertig ist die Umsatzübersicht, die Finanzauswertung oder der Budgetplan. Versierte Anwender können Excel eigenständig nach ihren Bedürfnissen anpassen oder durch Programmierung und Add-ons individuell erweitern. Der Nutzer ist zufrieden. Doch sind die ermittelten Ergebnisse zuverlässig? Halten die Spreadsheets den heutigen Anforderungen stand? Können sie das Unternehmen effzient darin unterstützen, seine geschäftliche Leistung zu optimieren?
Spreadsheets sind nicht totzukriegen
Führungskräfte nutzen Software-Werkzeuge zur Entscheidungsfindung, Analyse und Planung, um das Unternehmen und seine Bereiche strategisch und operativ zu steuern. Den Management-Prozessen liegen für gewöhnlich übergeordnete Ziele, Verfahrensweisen und Regeln zugrunde. Sind die handlungsleitenden Ziele und Vorgaben nicht in den Werkzeugen abgebildet, resultieren zweifelhafte Ergebnisse. Hier zeigen sich die Grenzen von Excel: Spreadsheets sind nicht darauf ausgelegt, übergreifende Abstimmungen, vereinheitlichte Kriterien, Daten und Prozesse und einen nahtlosen Datenaustausch zu fördern (und zu fordern). Sie unterstützen vielmehr den Einzelnen darin, sein «Zahlenwerk» zu untersuchen und darzustellen. Gerade diese Individualität und Flexibilität machen Excel so beliebt.
Excel – ein ewiges Dilemma
Für das Unternehmen als Ganzes ist die Excel-Popularität ein Dilemma. Es kämpft mit unzähligen, stetig sich vermehrenden Spreadsheets: Tabellen mit inkonsistenten, nicht mehr aktuellen Daten, fehlerhaften Berechnungen und Ergebnissen, uneinheitlichen, nicht präsentationsreifen Layouts. – Diagnose «Excelitis». Das heisst:
∙ nicht nachvollziehbare, ungenügend validierte Ausgangsdaten
∙ viele verschiedene Spreadsheet-Versionen
∙ unnötiger Mehraufwand, vor allem in der Spreadsheet-Pflege
∙ Compliance-Probleme (Revisionssicherheit, Audit-Fähigkeit)
∙ unproduktive Besprechungen (in denen nicht Ergebnisse, Ursachen und Strategien diskutiert werden, sondern das Zustandekommen und die Richtigkeit der Zahlen in den Excel-Sheets)
Excel ist kein Werkzeug zur koordinierten Unternehmenssteuerung, weil es nicht für die unternehmensweite Entscheidungsunterstützung konzipiert ist. Unter anderem fehlen:
∙ ein Datenbank-Konzept/-System (mit definierten Datenstrukturen und Sicherheitsfunktionen)
∙ Funktionen zur Konsolidierung und Qualitätssicherung der Daten
∙ Funktionen zur Integration von Geschäftslogik, gemeinsamen Regeln und Workflows
∙ Überwachungs- und Dokumentationsfunktionen
Business Intelligence: All-in-one-Lösung?
Business Intelligence bietet Unternehmen eine Plattform für das übergreifende Performance Management. Für KMU stehen heute kostengünstige, leistungsfähige Pakete zur Verfügung. Typischerweise umfassen BI-Lösungen Komponenten für die – multidimensionale – Datenanalyse, das Reporting, die Prognose und die Planung. Die relevanten Unternehmensdaten werden in einem Data Warehouse konsolidiert und geschäftsorientiert bereitgestellt. Auch Regeln, Berechnungen und die Datensicherheit werden zentral verwaltet.
Keine Frage, BI-Lösungen sind zur Unternehmenssteuerung viel besser geeignet als Excel-Tabellen. Mit regelbasierten Funktionen zur Visualisierung und Kennzahlenberechnung, für Trendanalysen, Mustererkennung und Profiling helfen sie, Zusammenhänge und Ursachen aufzudecken. Doch mit ihren vordefinierten, häufig komplexen Modellen, Datenwürfeln und Berichten sind die Anwendungen meist nicht sehr flexibel und eher für Poweruser geeignet als für weniger IT-affne Nutzer.
Excel und BI-Tools sinnvoll verbinden
Spreadsheets und BI-Tools passen durchaus zusammen, wenn folgende Grundvoraussetzungen
erfüllt sind:
∙ zentrale Verwaltung und Bereitstellung von unternehmensweit vereinheitlichten Geschäftsdaten
∙ unternehmensweit integrierte, an den Gesamtzielen und -strategien ausgerichtete Auswertungs-, Planungs- und Reporting-Prozesse
∙ klare Regeln für den Einsatz von Spreadsheets
Sind diese Bedingungen gegeben, lassen sich die Stärken von Spreadsheets, vor allem ihre hohe Anwenderakzeptanz, sinnvoll nutzen. Excel kann dann als eines von mehreren Front-End-Tools die BI-Werkzeuge innerhalb der Business-Intelligence-Umgebung ergänzen. Viele BI-Lösungen enthalten bereits Integrationsschnittstellen für Excel.
Mit Data Discovery in die BI-Zukunft
Trends wie Big Data, mobile BI und Echtzeit-Datenvisualisierung stellen neue Anforderungen an Business Intelligence. Strukturierte und unstrukturierte Massendaten aus immer mehr Quellen müssen logisch verknüpft, in Echtzeit integriert und wachsenden Nutzerkreisen auch mobil bereitgestellt werden. Dies immer schneller und flexibler. Gefordert sind hoch performante, interaktive, multikanalfähige Lösungen für die Analyse, die Planung und das Reporting – in Echtzeit, mit sich dynamisch verändernden Massendaten. Die Anwendungen müssen so bedienfreundlich wie eine App und in hohem Grad visuell sein. Es müssen sehr flexible Self-Service-Anwendungen sein, die ohne Programmieraufwand oder Unterstützung aus der IT-Abteilung dem Nutzer alle relevanten Fragen beantworten. Verstärkt müssen kollaborative Prozesse sowie der Austausch, das Teilen und die gemeinsame Entwicklung von Wissen und Ideen unterstützt werden.
Um auch grösste Datenmengen sehr schnell zu verarbeiten, sind In-Memory-Technologien erforderlich. Einen vielversprechenden Ansatz bietet hier Data Discovery, auch bekannt als Business Discovery. Data Discovery stellt den Nutzer ins Zentrum – und könnte so auch die Lücke schliessen zwischen Business Intelligence und Excel Spreadsheets.
Rino Mentil, CEO, gründete das Unternehmen Informatec 1998 als IT-Dienstleister mit weitreichenden Services. Dank des Knowhow-Aufbaus von BI-Expertise (2005) und der klaren strategischen Fokussierung auf Business Intelligence (2013), hat Rino Mentil das Profil seiner Firma extrem geschärft. Heute leitet der passionierte Dipl. Wirtschaftsinformatiker ein 16-köpfiges Team von BI-Profis.
www.informatec.com