Erweiterte Integration von «Kendox InfoShare» DMS in Microsoft Teams erleichtert Arbeitsprozesse und erhöht die Sicherheit

Dabei ist sichergestellt, dass die Dokumente in einem europäischen Rechenzentrum verwaltet werden können. Die Lösung bietet aus der Teams-Oberfläche einen direkten Zugriff auf Informationen und Dokumente, die im zentralen DMS gespeichert sind, ohne Medienbruch, auch wenn sie aus anderen angebundenen Anwendungen, wie einem ERP- oder CRM-System stammen. Anwender müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her wechseln. Dokumente können damit direkt innerhalb von Microsoft Teams effizient abgelegt und revisionssicher archiviert werden und sind gleichzeitig jederzeit schnell auffindbar. Typische Dokumentenmanagement-Funktionen wie Check-Out/Check-In, Versionierung, Annotationen und flexible Suchmöglichkeiten stehen dabei unmittelbar zur Verfügung. Zudem erleichtert eine Single Sign-on Authentifizierung das sichere Benutzermanagement.

Aktuelle Studien zeigen, dass sich viele Mitarbeiter heute durch die Vielzahl an Tools und Oberflächen, die sie bei der täglichen Arbeit verwenden müssen, überfordert fühlen. Die konstante Zufuhr an Informationen über zahlreiche Kanäle erzeugt Stress. Zusätzlich sorgt die Anmeldung an unterschiedlichen Systemen für Sicherheitsprobleme, wenn Mitarbeiter z. B. immer das gleiche Passwort nutzen. Auch wenn die Features der Tools die Beschäftigten unterstützen sollen, so zeigt sich, dass durch die Suche nach Informationen und den ständigen Wechsel zwischen Oberflächen letztlich meist Zeit verloren geht und die Produktivität so sinkt.

Und was nun? «Natürlich können wir nicht zurück in die Steinzeit und alle Tools wieder abschaffen», erklärt Manfred Terzer, CEO und Vorstandsvorsitzender der Kendox AG. «Ein sinnvoller Weg, die tägliche Arbeit zu erleichtern, ist die Integration wichtiger und viel genutzter Anwendungen wie ein Dokumentenmanagement-System mit Kollaborations-Lösungen wie Microsoft Teams. Damit können die Anwender aus einer gewohnten Oberfläche heraus alle wichtigen Funktionen nutzen, haben Zugriff auf benötigte Informationen und Dokumente - und dies idealerweise, ohne sich erneut an einem zweiten System anmelden zu müssen.»

Das schnelle Einführen oder Upgraden von Lösungen für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit hat im vergangenen Jahr für enorme Umwälzungen in der Arbeitswelt gesorgt, was durch die weltweite Pandemie noch verstärkt wurde. So verzeichnet das Kollaborationstool «Microsoft Teams» einen rasanten Anstieg der Nutzerzahlen von 20 Millionen im November 2019 auf weltweit 115 Millionen tägliche Nutzer im März 2021.(ii)

Als Komplettlösung für Online-Besprechungen, Chats und den Zugriff auf Dokumente im Cloudspeicher ist Microsoft Teams nicht mehr wegzudenken. Die Lösung wird nicht nur von Unternehmen jeder Grösse eingesetzt, sondern auch von Behörden, gemeinnützigen Organisationen und Bildungseinrichtungen. Ein wesentlicher Baustein ist das unkomplizierte Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Microsoft-Office-Anwendungen und Dokumenten in der Cloud.

Die Erweiterung von MS Teams um eine Dokumentenmanagement-Lösung ist aus mehreren Gründen sinnvoll. Die Teams-Plattform bietet in der Regel nur eine vergleichsweise einfache und wenig strukturierte Dokumentenablage. Innerhalb einzelner Benutzer-Teams oder Chats, werden die Dokumente für das jeweilige Team bereitstellt und gespeichert. Dokumente können nicht teamübergreifend gesucht, gefunden und abgelegt werden. Bei vielen Teams oder komplexen Projekten kann dies für die Anwender schnell unübersichtlich werden.

Mit der Einbindung des DMS «Kendox InfoShare» besteht für berechtigte Nutzer direkt aus der Benutzeroberfläche von Teams heraus jederzeit Zugriff auf Dokumente, Daten und Inhalte aus anderen Unternehmensanwendungen und Quellen, die im zentralen InfoShare Archiv archiviert sind und/oder zu einem bestimmten Projekt gehören. Dazu gehören beispielsweise E-Mails, Vertragsdokumente, Bestell- und Lieferscheine, Personaldokumente, und vieles mehr. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass Dokumente physisch nur einmal abgelegt und archiviert sind, obwohl gleichzeitig aus unterschiedlichen Teams heraus auf die Informationen zugegriffen werden kann.

Das Kendox InfoShare Archiv kann direkt «aus der Cloud» bezogen werden. In diesem Fall werden die Dokumente in einem Rechenzentrum in der EU oder optional in der Schweiz archiviert. Alternativ können die Kunden das Kendox InfoShare Archiv auch in einem eigenen Rechenzentrum ihrer Wahl betreiben.

Als Standard Front-End für «Kendox InfoShare» lässt sich der «Mobile Web Client» (MWC) sehr flexibel an unterschiedlichen Stellen in Microsoft Teams einbinden. Zum einen ist eine Integration in ausgewählten «Teams» beziehungsweise «Kanälen» möglich. Hierüber haben nur die jeweiligen Team-Mitglieder Zugriff auf relevante Informationen aus dem DMS-System. Zum anderen lässt sich der MWC auch als eigenständige «App» innerhalb von MS Teams zur Verfügung stellen. Damit haben alle Benutzer direkt über die Navigationsleiste von MS Teams schnellen und unkomplizierten Zugriff auf das Unternehmens-DMS.

Für die nahtlose Integration in die Benutzeroberfläche von Microsoft Teams hat Kendox das User Interface des Mobile Web Client optimiert. Die Darstellung des MWC lässt sich gezielt auf einzelne Module reduzieren, so dass die im jeweiligen Kontext nicht notwendigen Bedienelemente ausgeblendet werden und der Anwender nur relevante Funktionen in der Oberfläche sieht. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn die Funktionen innerhalb von MS Teams auf verschiedene «Reiter» in der Teams-Oberfläche verteilt werden. Beispielsweise kann die Anzeige so konfiguriert werden, dass auf einem Reiter die Dokumenten-Suchmaske bzw. die Trefferliste angezeigt wird, während über einen weiteren Reiter neue Dokumente vom Desktop hochgeladen werden können.

Für mehr Komfort und Usability, kann mit dem «Mobile Web Client», dem Standard Front-End von «Kendox InfoShare», dank Single Sign-on ohne weitere Angabe von Benutzernamen und Kennwort aus Microsoft Teams heraus direkt auf den Kendox InfoShare Server zugegriffen werden. Diese Single Sign-on Anmeldung ist dank des Autorisierungsstandards OAuth bzw. OpenID Connect möglich, der in Kendox InfoShare durchgängig unterstützt wird. Die einmalige Authentifizierung spart Benutzern viel Zeit und macht die Arbeit effizienter und sicherer.

Mit dem Mobile Web Client (MWC) für Microsoft Teams stellt Kendox Anwendern eine Lösung zur Verfügung, mit der sich die zunehmende Informationsflut im Büroalltag übersichtlicher gestalten lässt. Vorgefertigte Lösungsmodule wie beispielsweise für die Anzeige einzelner Akten, für die Suche nach Dokumenten oder auch für das Erstellen und Klassifizieren neuer Dokumente ermöglichen es den Nutzern, eigenständig und innerhalb kürzester Zeit ihre zentrale «Kendox InfoShare» Lösung mit Microsoft Teams zu integrieren.

«Microsoft Teams ist aus der (virtuellen) Arbeitswelt heutzutage nicht mehr wegzudenken. Für uns als Anbieter ist es daher naheliegend, Anwendern sehr einfach und intuitiv zu bedienende Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen direkt aus Microsoft Teams heraus ein schneller Zugriff auf relevante Dokumente ermöglicht wird», erklärt Manfred Terzer. 

Weitere Informationen und Berichte zu Kendox finden Sie im Kendox-Profil.