Das ERP-System bildet das Herz der IT in vielen Unternehmen. Alle relevanten Daten werden dort gespeichert, Ressourcen, Kapital, Personal und Material verwaltet, gesteuert und effizient verplant. Im Laufe der Zeit wurden die Funktionalitäten der ERP-Lösungen immer weiter ausgebaut, es entstanden umfassende ERP-Suiten, welche die Aufgaben spezialisierter Umsysteme wie beispielsweise CRM oder DMS integrierten. Nun verändert sich die Rolle des ERP erneut und es wird mehr und mehr zum Datenzentrum eines eigentlichen IT-Ökosystems.
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Zuerst kurz zu den Aufgaben eines ERP-Systems laut Wikipedia: «Enterprise-Resource-Planning (ERP) bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, Personal, Ressourcen, Kapital, Betriebsmittel, Material sowie Informations- und Kommunikationstechnik im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen, zu steuern und zu verwalten. Gewährleistet werden sollen ein effizienter betrieblicher Wertschöpfungsprozess und eine stetig optimierte Steuerung der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe.»
Das ERP bildet das Unternehmen ab
Ein ERP-System umfasst generell verschiedene Module, welche grundsätzlich alle Abteilungen eines Unternehmens unterstützen.
Beispiele dafür sind:
- Stammdatenverwaltung
- Auftragserfassung
- Verkauf
- Marketing
- E-Commerce
- Waren- und Materialwirtschaft
- Produktionssteuerung
- Service
- Dokumentenmanagement
- Projektmanagement
- Qualitätsmanagement
- Personalwesen
- Leistungsabrechnung
- Rechnungswesen
- Controlling
- etc.
Je nach ERP-Anbieter können es mehr oder auch weniger Module sein, die angeboten werden. Auch nutzen Unternehmen je nach Branche nicht alle Funktionen eines modernen ERP.
Allein diese Aufzählung zeigt, wie wichtig ein umfassendes ERP-System für die meisten Unternehmen ist. Doch neben der Ressourcenplanung und -verwaltung fallen mit der Digitalisierung viele weitere Aufgaben an, die oft von spezialisierten Umsystemen erledigt werden. Sei es ein automatischer Posteingang oder eine Digitale Fertigung, alle diese IT-Lösungen müssen nahtlos an das ERP-System angebunden sein, damit die Daten ungehindert ausgetauscht werden können.
Diese spezialisierten Umsysteme werden mittels Schnittstellen (standardisiert oder individuell) an das ERP-System angeschlossen. Diese Programmierschnittstellen (API Application Programming Interface) ermöglichen den raschen Austausch von Daten zwischen verschiedenen Systemen.
Die Umsysteme beziehen vom ERP über diese API die Daten und liefern die Informationen wieder zurück in den Datenhub ERP. Damit wird sichergestellt, dass wiederum den Usern und allen anderen Systemen stets aktuelle Daten zur Verfügung stehen.
On-premise oder aus der Cloud?
ERP-Systeme wurden über Jahre on-premise bereitgestellt, liefen also auf lokalen Servern im Unternehmen. Doch in den letzten Jahren gibt es eine klare Tendenz hin zu ERP-Software aus der Cloud bzw. als Software as a Service (SaaS).
Die Vorteile sind klar: Anstatt eigene Server aufzustellen, zu bezahlen und aufwendig zu unterhalten, beziehen die Unternehmen genau die Leistungen aus der Cloud, die sie benötigen. Saisonale Schwankungen, Vergrösserungen durch Filialeröffnungen oder Verkleinerungen durch geschlossene Fertigungsstätten werden so günstig und zeitnah im System abgebildet, ohne dass teure eigene Server dazugekauft oder abgeschaltet werden müssen.
Auch Lizenzen für Mitarbeitende können rasch und bequem dazugebucht oder wieder zurückgegeben werden. Dies spart Zeit und Geld. Zudem werden Updates am System automatisch durchgeführt, die Unternehmen arbeiten immer mit der aktuellen Version der Software. Nicht zu vergessen ist die Cybersicherheit, welche grundsätzlich durch den Cloud-ERP-Anbieter sichergestellt werden muss, was aber die Unternehmen nicht zu Unachtsamkeit verleiten darf.
Natürlich gibt es noch immer Branchen, die aus rechtlichen Gründen oder wegen Sicherheitsbedenken auf eigene Server setzen. Deshalb wird es auch weiterhin die Möglichkeit geben, das ERP-System on-premise oder im hybriden Modus zu betreiben oder betreiben zu lassen. Lesen Sie mehr dazu im Artikel von Andreas von Gunten in dieser Ausgabe.
Komplexes Auswahlverfahren
Die Auswahl der ERP-Software kann nach verschiedenen Gesichtspunkten erfolgen. Grob unterscheiden kann man nach einer ERP-Lösung nach Betriebsgrösse, einer nach Betriebsmodell oder auch nach Branche, gibt es doch viele branchenspezifische ERP-Systeme auf dem Markt.
Die meisten Unternehmen setzen auf Standardfunktionen im ERP und verhindern so die aufwendige Programmierung von eigenen Modulen. Allerdings bedingt dies oft, dass die eigenen, teilweise über Jahre bewährten Prozesse überdacht und an den im ERP-System vorgesehenen Ablauf angepasst werden müssen.
Oftmals zeigt sich dann, dass die Prozesse effizienter und zeitsparender ablaufen als vor der Umstellung. Es lohnt sich, die Auswahl des ERP-Systems auf die Prozesse abzustützen und diese dabei in den Vordergrund zu stellen.
Die Auswahl eines ERP-Systems ist nicht nur aufwendig, zeitraubend und relativ teuer, ein Unternehmen bindet sich über Jahrzehnte an einen IT-Anbieter. Hier gilt es immer, auch die menschliche Komponente miteinzubeziehen und nicht nur die Technik sprechen zu lassen. Es muss auch persönlich zwischen Anbieter und Kundschaft funken.
Zudem darf der Zeitfaktor nicht unterschätzt werden: Von der ersten Ausschreibung über die Evaluation bis hin zu Implementierung des neuen ERP von kann es gerne mal ein Jahr dauern. Oftmals lohnt es sich, hier die Hilfe neutraler externer Consultants zu holen, implementiert man als Unternehmen ja nicht jedes Jahr eine neue Unternehmenssoftware.
ERP als Datenhub
Doch das einstmals fast allmächtige ERP-System wird immer mehr zum flexiblen Teamplayer.
Denn mit dem digitalen Fortschritt kommen immer neue hochspezialisierte IT-Anwendungen auf den Markt, zum Beispiel Systeme in den Bereichen Industrie 4.0, Dokumentenmanagement oder BI, welche die Effizienz in KMU steigern und oft auch attraktive neue Geschäftsfelder eröffnen können. Diese modernen Lösungen sind auf präzise und konsistente Daten angewiesen.
Auf der anderen Seite liefern sie selbst oft eine grosse Menge an Informationen, die wiederum zentral gespeichert und zielgerichtet ausgewertet werden müssen.
Hier kommt der grosse Vorteil des ERP-Systems ins Spiel: Alle Daten werden immer aktuell an die Umsysteme ausgespielt, wenn die Aufgabe nicht selbst vom ERP erledigt werden kann. So wird garantiert, dass die Informationen stets aktuell und in allen Systemen kongruent sind. Das ERP-System wird so zum Datenhub für alle Unternehmensbereiche, egal, ob es on-premise oder aus der Cloud arbeitet.
Bei praktisch jedem Unternehmen laufen zudem auch Finanz-, Waren- und Informationsflüsse über die Unternehmensgrenzen hinweg zu Kunden und Lieferanten. Auch hier kommt dem ERP eine wichtige Rolle zu, ermöglicht es doch mit passenden Schnittstellen und Datenformaten überhaupt erst diesen Austausch mit internen und externen Nutzern.
Zentrum eines IT-Ökosystems
Wie schon gesagt: Das ERP-System wandelt sich, weg vom «Alleinherrscher» hin zum wichtigen Datenhub, welcher die spezialisierten Umsysteme mit Informationen versorgt und die hereinkommenden Daten wieder sicher abspeichert. Auf diese Weise entsteht mit der Zeit ein für jedes Unternehmen einzigartiges IT-Ökosystem, welches genau den jeweiligen Bedürfnissen angepasst ist, relativ einfach erweitert, aber auch wieder verkleinert werden kann.
Voraussetzung dafür sind stets vollständige und korrekte Stammdaten im eigenen Unternehmen sowie genau vorgegebene Prozesse. Sind die Verhältnisse in Bezug auf Artikel, Lieferanten, Kunden etc. konstant, so kann ein modernes ERP-System qualitativ gute und vollständige Stammdaten halten. Diese bilden durch ihren breiten Leistungsumfang fast das ganze Unternehmen ab.
Das ERP-System wird damit auch in Zukunft zweifellos ein wichtiger Teil der Unternehmens-IT bleiben und stellt damit eine Plattform dar für zahlreiche andere Anwendungen und Geschäftsmodelle, welche die Digitalisierung mit sich bringt.
Hier finden Sie spezialisierte ERP-Anbieter und damit Fachleute, die Sie gerne beraten und ein auf Ihre Bedürfnisse angepasstes ERP-System implementieren können.
Benötigen Sie weitere Hilfe bei der Auswahl des passenden Anbieters? Dann stehen Ihnen die anbieterunabhängigen Berater des topsoft Consulting-Netzwerks sehr gerne zur Verfügung.
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 23-1
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