ERP Software für Dienstleister – Ihre Vorteile

Diese Softwarelösungen umspannen alle Kernprozesse, die zur Führung eines Unternehmens notwendig sind:

Selbst einfache ERP Systeme integrieren all diese Prozesse in einem einzigen System. Neuere ERP-Systeme gehen allerdings mittlerweile weit darüber hinaus und machen sich die aktuellen technischen Entwicklungen im Bereich von maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz zunutze und sorgen für noch mehr Transparenz, Effizienz und Intelligenz in allen Unternehmensbereichen.

Wer jetzt denkt, ERP sei vor allem für Unternehmen in Bereich der Waren Produktion interessant und Dienstleister könnten kaum von einem solchen System profitieren, liegt falsch. Denn auch und gerade für Unternehmen im Dienstleistungssektor sind ERP Systeme ein wertvolles Werkzeug.

Insbesondere im Dienstleistungsbereich werden vielen verschiedenen Daten erhoben, verarbeitet, benutzt und analysiert. Die Zeitersparnisse durch die professionelle und effiziente Datenintegration einer guten ERP Software ist immens und die Mitarbeiter können sich wesentlich produktiveren und kreativeren Aufgaben widmen. Denn oft werden Daten mehrfach erhoben, eingegeben und in verschiedenen Systemen bearbeitet. Hinzu kommt dann auch noch das ewige Suchen nach Daten, Reporten und Dokumenten an allen möglichen Orten.

Unternehmen im Dienstleistungsbereich stellen spezielle Anforderungen an ein funktionelles ERP System. Neben der Finanzbuchhaltung und einem robusten und gut funktionierenden Verkaufsmodul spielen dabei - je nach Unternehmenszweig - auch Projekte, Objekte und Verträge eine wichtige Rolle. Auf der anderen Seite stehen die typischen Funktionen der klassischen Warenwirtschaft bei einem Dienstleistungsunternehmen eher im Hintergrund, denn schliesslich werden ja keine Waren produziert und verkauft, sondern Dienstleistungen angeboten.

Entsprechend der grossen Vielfalt an möglichen Dienstleistungen gibt es entsprechend ERP Softwaresystem, die auf Folgendes spezialisiert, bzw. angepasst sind:

Insbesondere im IT-Bereich, in der Forschung und im Engineering wird in der Regel mit Projekten gearbeitet. Entsprechend ist eine effiziente und reibungslos funktionierende Projektverwaltung von entscheidender Bedeutung.

Wichtig ist hierbei eine Darstellung der Projektstrukturen und Festlegung projektspezifische Konditionen welche dann eine sinnvolle Zeitbuchung ermöglichen. Denn gerade bei Projekten wird nach Zeit abgerechnet. Somit muss die Zeit pro Mitarbeiter zum einen erfasst werden und dann in einem zweiten Schritt dem entsprechenden Kunden berechnet werden. Insbesondere, wenn an einem Projekt Mitarbeiter aus verschiedene Abteilungen arbeiten, kann die Abrechnung ziemlich komplex werden. Hier ist natürlich ein entsprechend designtes ERP System Gold wert, da die typischen Fehler, die bei der manuellen Erfassung, Bearbeitung und Berechnung in der Regel entstehen, vermieden werden können. Zudem ist der Arbeitsaufwand ungleich höher als bei der Verwendung des ERP Systems, wodurch bares Geld gespart wird. Zusätzlich bietet die ERP Software für Dienstleister natürlich verschiede Analyse Tools, die ebenfalls der Effizienzsteigerung dienen.

Neben den variierenden Kosten für die Zeit der Mitarbeiter, die in einem Projekt beschäftigt sind, fallen allerdings auch wiederkehrende und pauschale Gebühren an, die mit der entsprechenden Funktion innerhalb des ERP Systems überschaubar bleiben und ebenfalls deutlich weniger zeitintensiv bearbeitet werden können . Zu denken ist hier beispielsweise an:

Besonders positiv ist, dass die zu erwartenden Erträge aus diesen Posten direkt im Vertriebs-Forecast bzw. in die Umsatzplanung berücksichtigt werden können.

Auch in Dienstleistungsbetrieben fallen natürlich auch Verträge und andere wichtige Dokumente an, die verwaltet werden müssen. Da ein gutes ERP System selbstverständlich auch ein Dokumentenmanagementsystem beinhaltet, liegt auf der Hand, dass in diesem Punkt die ERP Software ebenfalls wichtige Dienste leistet.

Verträge, Rechnungen, und andere wichtige Dokumente können mit einem Schlagwörter System einfach und schnell lokalisiert werden und stehen dann allen Beteiligten Mitarbeitern sofort zur Verfügung.
 

Für Dienstleister ist natürlich auch die Ressourcenplanung von grösster Wichtigkeit. Denn um beispielsweise einen neuen Auftrag annehmen zu können, muss der Dienstleister wissen, welche Mitarbeiter noch freie Kapazität haben, wie viele Mitarbeiter überhaupt eingesetzt werden können und bis wann ein bestehendes Projekt erledigt sein können, um dann erneut Kapazitäten zur Verfügung zu haben. Sollte ein Mitarbeiter plötzlich ausfallen, kann mit einer guten ERP Software sofort festgestellt werden, wer diesen Ausfall ausgleichen kann. Auf diese und andere Situationen muss ein Dienstleister agil reagieren und Antworten auf Fragen parat haben. Nur so kann er verantwortungsvoll und zuverlässig seine Arbeit planen und Dienstleistungen anbieten. Schliesslich weiss jeder Anbieter, dass einen korrekte und übersichtliche Ressourcenplanung das A und O im Projektgeschäft ist. Denn nichts verärgert einen Kunden – völlig zu Recht – mehr als nicht eingehaltene Termine.


 Ressourcenplanung für Dienstleister (Bild: actserve)

 

Mit der Ressourcenplanung innerhalb einer professionellen ERP Branchensoftware für Dienstleister kann der für die Planung zuständige Mitarbeiter, aber natürlich auch jeder andere mit entsprechendem Zugang, zu jeder Zeit einen Überblick über alle zur Verfügung stehenden Ressourcen haben und entsprechend klare Angebote an den Kunden ausarbeiten.

Sie sind als Unternehmen im Dienstleistungssektor nun an einer speziellen ERP Software für Dienstleister interessiert und möchten gerne mehr erfahren? Wir stellen Dienstleistern in der Schweiz ein innovatives, speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes ERP System zur Verfügung – innovativ, leistungsstark, überzeugend.

Kontaktieren Sie uns gerne telefonisch oder per E-Mail für weitere Informationen!

Holger Scholz

ACTSERV | CH-6343 Rotkreuz | www.actserv.ch
ACTSERV auf der topsoft Marktübersicht