Erstaunlich: Rund die Hälfte aller ERP-Projekte scheitert oder läuft finanziell und zeitlich aus dem Ruder. Die Ursachen lassen sich meist in der Beschaffungsphase finden. Wer einige Grundsätze beachtet, schafft gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Evaluation und Einführung
Symbolbild ThisisEngineering RAEng via Unsplash
Dass man aus Schaden klug wird, mag zwar stimmen, kann aber im Fall von Business Software Projekten richtig ins Geld gehen. Besser ist es, sich schon vorher Gedanken zur Beschaffung zu machen. Wer die passende Lösung wählt, erhöht die Chancen auf ein erfolgreiches Projekt.
Stolpersteine
Bei ERP-Projekten führen hauptsächlich nicht-technische Gründe zum Scheitern von Projekten:
- Nicht genügend Personal, Geld und Zeit
- Zu wenig Priorität gegenüber dem Tagesgeschäft
- Mangelnde Identifikation des Managements
- Mangelnde Sozialkompetenz im Projektteam
- Mangelnder Wille, bestehende Prozesse zu überarbeiten
- Unklarer Handlungsbedarf bei den Betroffenen
- Unrealistische Vorgaben
- Fehlende Schulung des Projektteams
Eine unklare Richtung und Gewichtung des Projektes sowie fehlende soziale und methodische Kompetenzen auf allen Hierarchiestufen des Unternehmens sind dabei die Hauptverursacher.
Erfolgsfaktoren und Lösungsansätze
Als Erfolgsfaktor zählt allen voran die Unterstützung durch das Management. Zusätzliche Aspekte sind:
- Effektive Grobevaluation
- Werkzeuge für das Projektmanagement
- Kommunikation/Kooperation
- Fach- und Methodenwissen
- Professionelle, erfahrene Berater
Vorgehen für Evaluation und Einführung
Das unten skizzierte Vorgehen hat sich in der Praxis bewährt, es basiert auf beschriebenen Prozessen:
- Anforderungen definieren
Aufnahme Ist-Prozesse
Probleme erkennen
Verbesserungen definieren
Entwickeln Soll-Prozesse - Zuordnung IT-Unterstützung zu Prozessen
Skizzieren Lösungsarchitektur
Definition Schnittstellen zwischen Prozessen - Lösung suchen
Marktangebot eingrenzen
Ausschreiben
Drehbuch / Prototyping - Vertrag
- Software einführen
Fundament Grobevaluation
Alles startet mit der Grobevaluation. Dabei geht es um einen umfassenden Marktüberblick, damit nicht plötzlich Systeme auftauchen, welche die gefällte Entscheidung infrage stellen und zu Verunsicherungen führen.
Angaben zu allen relevanten Systemen für den Schweizer Markt sind zum Beispiel in der grössten Schweizer IT-Marktübersicht auf topsoft.ch/search kostenlos abrufbar. Mit der Selektion und weiterer Informationen, zum Beispiel der Referenzfirmen, kommt eine erste Liste von etwa 10 bis 20 möglichen Anbietern zusammen.
Eine telefonische Nachfrage hilft, die Liste auf weniger als 10 Anbieter zu reduzieren, was eine brauchbare Anzahl für eine Grob-Ausschreibung darstellt. Aus diesen Resultaten werden dann später die Adressaten für die detaillierte Ausschreibung eruiert.
Unabhängige Consultants als Erfolgsfaktor
Gerade bei grossen IT-Investitionen lohnt sich der Beizug einer unabhängigen und erfahrenen Fachperson, die das Unternehmen bei der Evaluation unterstützt. So können Verfahrensfehler vermieden werden. Dazu kann eine professionelle Sicht so manches Marketingversprechen als heisse Luft enttarnen.
Bei der Suche nach externen Beratern sollten Sie sicherstellen, dass sich diese nicht einem bestimmten Anbieter verpflichtet fühlen. Oft hilft ein Blick auf die Website des Consultants. Wenn dort nur von einem Produkt die Rede ist, ist Vorsicht geboten.
Holen Sie stets Angebote von verschiedenen IT-Anbietern ein, vergleichen Sie diese kritisch, scheuen Sie sich nicht, auch detaillierte Fragen zu stellen. Die gewählte Lösung und der entsprechende Anbieter müssen zu Ihrem Unternehmen passen. Denn sonst ist jahrelanger Ärger fast schon vorprogrammiert.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit Ihrem neuen ERP-System.
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Cyrill Schmid Managing Partner & Sales +41 78 607 63 70
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Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 22-4
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