Energie Zukunft Schweiz wächst mit der Cloud

Mit rund 150 Mitarbeitenden und vier Tochtergesellschaften in Europa begleitet die EZS Energieversorger, Akteure der Immobilienbranche, Behörden und Private dabei, ihre Energiewende umzusetzen. Stefan Rotzler, Group CFO, spricht über das schnelle Wachstum der EZS: „Bis ins Jahr 2022 haben wir uns jedes Jahr verdoppelt. In den nächsten Jahren wird es im gleichen Tempo weitergehen.“ Dieses Wachstum spiegelte sich auch in den benötigten Anforderungen eines ERP-Systems wider: „Wir benötigten eine konsolidierte und skalierbare Softwarelandschaft.“

Durch die zunehmend internationale Ausrichtung und das starke Wachstum der EZS, war eine Umstellung auf ein ERP der nächste logische Schritt für das Unternehmen. Zudem wurden die ehemaligen ERP-Komponenten nicht mehr gewartet und das Unternehmen programmierte über fünf Jahre lang eigene Lösungen. „Das gruppenweite Verständnis füreinander, einheitliche Prozesse und gebündeltes Fachwissen fehlten komplett. Jeder arbeitete in seinen eigenen Strukturen. Daten für Reportings mussten manuell aus verschiedenen Systemen zusammengezogen werden, was zeitaufwendig und fehleranfällig war“, sagt Stefan Rotzler.

Schnittstellen vom ERP-System zu anderen Softwarelösungen z. B. dem Dokumentenmanagementsystem wurden laut Andrea Tschudin, Leiterin IT bei Energie Zukunft Schweiz AG, ebenfalls gewünscht, um durchgängige Datentransparenz zu erreichen. Dafür und als Vorbereitung für die Einführung des neuen ERP-Systems bereitete eine EZS-Mitarbeiterin hunderttausende Datensätze aus der gesamten Firmengeschichte auf. Dies war die Grundlage dafür, dass die folgende Implementierung in Rekordzeit verlaufen konnte.

„Nur ein cloudbasiertes System mit Standardprozessen konnte unseren Anforderungen bezüglich Internationalität, Datentransparenz und Usability gerecht werden. Wir wollten unseren Mitarbeitenden eine einfache mobile Anwendung anbieten, mit der sie die Zeiterfassung, das Spesenmanagement sowie sämtliche Genehmigungsprozesse autonom abwickeln können,“ so Stefan Rotzler, Group CFO. Zudem sollte das Projektmanagement mit einer umfassenden Dokumentationsfunktion optimiert werden.

Das ERP System sollte im Januar 2022 live gehen. Nur fast vier Monate vorher begann bei EZS die Evaluierung verschiedener Anbieter. Dabei fiel die Entscheidung schnell auf SAP. „Wir haben festgestellt, dass es nicht viele Anbieter gibt, die ERP-Standardlösungen anbieten, die europaweite Compliance-Anforderungen erfüllen und schnell implementiert werden können. Deshalb entschieden wir uns schnell für eine SAP-Cloudlösung. SAP bot uns ein standardisiertes Cloudsystem, das wir als international tätiges KMU direkt einsetzen konnten“, sagt Stefan Rotzler.

Die saubere Datenvorbereitung und die Anpassung der eigenen Prozesse an die Cloudlösung im Standard schuf die Basis dafür, dass die Implementierung von SAP Business ByDesign nur drei Monate dauerte. Dabei wurde die EZS von all4cloud Schweiz unterstützt.

Die Erfahrung mit diesem Partner fasst Stefan Rotzler folgendermassen zusammen: „all4cloud ging sehr pragmatisch an das Projekt heran und verstand von Anfang an unsere Prozesse sowie unser Businessmodell, auch wenn sich unser Geschäft laufend wandelt.“

Stefan Rotzler beschreibt schon nach wenigen Monaten die positiven Effekte des Cloud ERP Systems: „Mit dem neuen ERP-System sprechen wir nun an allen Firmenstandorten dieselbe Sprache. Unsere Mitarbeitenden können dank der integrierten Datenablage jederzeit auf Belege und auf ihre Finanzkennzahlen zugreifen. Beispiel: Eine Key Account Managerin erfasst nicht nur die für sie relevanten Daten, sondern kennt auch die Bedürfnisse der Finanzabteilung.“

Das Reporting profitiert von intelligenten Funktionen wie z. B. Drilldown. Allen Nutzenden wird durch diese Analysefunktion ermöglicht, mittels attraktiver Dashboards von einer Datenübersicht direkt zu einer detaillierteren Ansicht innerhalb desselben Datensatzes zu wechseln. Stefan Rotzler berichtet von einer enormen Effizienzsteigerung im Reporting durch die Nachvollziehbarkeit der Daten in Echtzeit. Auch Andrea Tschudin berichtet von der Zeitersparnis: „Wir konnten den Zeitaufwand für administrative Aufgaben deutlich reduzieren. Die Spesenerfassung, Genehmigungsprozesse oder die Zeiterfassung wickeln wir heute über intuitive Apps ab, was viel Zeit spart.“

Von den integrierten CRM- und Marketingfunktionen kann zukünftig vor allem die Salesabteilung profitieren. Auf einer gruppenweit konsolidierten Plattform werden alle Kundendaten der EZS gebündelt. Stefan Rotzler spricht von dem Ziel, über personalisierte Customer Journeys zu verfügen und einen 360-Grad-Blick auf die Kundinnen und Kunden zu erreichen. Andere Programme wie z. B. Excel können zudem direkt angebunden werden und das System ermöglicht ein rollierendes Projektmanagement mit Finanz-Snapshots aus den Projektphasen.