Die Beschaffung von Gütern und Leistungen ist in den letzten Monaten erheblich schwieriger geworden. Das passende Material in der benötigten Menge, zum richtigen Zeitpunkt und zum fairen Preis zu beschaffen, kann mit grossem Aufwand verbunden sein. Moderne ERP-Software unterstützt auch in diesen Zeiten den Einkauf wesentlich. In der Praxis werden ERP-Systeme aber zu oft lediglich dazu verwendet, eine «schöne» Bestellung auszudrucken. Aber wie kann eine ERP-Lösung den Einkauf unterstützen?
Symbolbild Jens P. Raak via Pixabay
Ein modernes und umfassendes ERP-System ist das Herzstück vieler Unternehmen. Es greift in alle Abteilungen und vernetzt die einzelnen Umsysteme miteinander. Gerade im Einkauf kommen dem ERP dabei äusserst wichtige Aufgaben zu, die wir hier kurz für Sie zusammenfassen:
Bedarf ermitteln
Bei der Bedarfsermittlung (was muss bestellt werden?) wird zwischen «bedarfsgesteuertem Material» und «verbrauchsgesteuertem Material» unterschieden.
- Verbrauchsgesteuertes Material
Der Bedarf für verbrauchsgesteuertes Material wird Anhand von Daten aus der Vergangenheit stochastisch erhoben, also mittels mathematischer Modelle. Damit diese aber sinnvolle Vorschläge errechnen können, müssen genügend Daten aus der Vergangenheit in guter Qualität verfügbar sein. - Bedarfsgesteuertes Material
Material, das bedarfsgesteuert beschafft wird, wird nur eingekauft, wenn es zum Beispiel für ein Projekt oder einen Produktionsauftrag benötigt wird.
Eine moderne ERP-Lösung bietet Funktionalitäten, mit denen der Bedarf sowohl von verbrauchsgesteuertem als auch von bedarfsgesteuertem Material mit einem sogenannten Bestellvorschlag ermittelt wird. Der Bestellvorschlag zeigt dem Anwender, welche Artikel mit Vorteil wann bestellt werden sollten.
Ein Bestellvorschlag basiert immer auf «Bewegungsdaten» wie Produktions- oder Verkaufsaufträgen sowie auf Artikeldaten. Damit ein Bedarfsvorschlag auch nützlich ist, müssen Artikeldaten gut gepflegt werden. Sind zum Beispiel die Lieferfristen der Artikel nicht an die aktuelle Situation angepasst, werden Bestellungen aus dem Bestellvorschlag generell zu spät terminiert. Die Pflege der Artikeldaten ist für eine effiziente Nutzung von ERP-Lösungen deshalb auch für den Einkaufsprozess zentral.
Bestellung erstellen
Aus dem von der Software erstellten Bestellvorschlägen werden im nächsten Schritt Bestellungen erstellt. Dabei werden die Bestellungen pro Lieferant zusammengefasst, sofern dies möglich und sinnvoll ist. Um Transportkosten zu optimieren, wird unter Umständen eine Artikelposition schon heute bestellt, obwohl das Material erst in zwei Wochen benötigt wird. Ein ERP-System unterstützt den Einkauf dabei, diese Entscheidungen zu treffen und so eine möglichst effiziente Beschaffung sicherzustellen.
Können beim Einkauf eines Artikels mehrere Lieferanten berücksichtigt werden, so hilft eine zeitgemässe ERP-Lösung bei der Entscheidung. Sie kann abhängig von Lieferfristen, Preisen und bestehenden Rahmenverträgen den aktuell passendsten Lieferanten ermitteln.
Mit der Abarbeitung der Bestellvorschläge entstehen pro Lieferant eine oder mehrere Bestellungen, welche anschliessend an diesen übermittelt werden. Ein Versand der Bestellungen an die Lieferanten kann dabei automatisiert aus dem ERP erfolgen.
Auftragsbestätigung des Lieferanten abgleichen
Grundsätzlich sollte jede Bestellung an einen Lieferanten von diesem bestätigt werden. Auf der Bestätigung müssen zwingend die korrekten Liefertermine und Preise pro Position ausgewiesen werden.
Haben sich die Liefertermine gegenüber der Bestellung verändert, so müssen die neuen Liefertermine im ERP unbedingt nachgeführt werden. Gibt es Preisdifferenzen zwischen der Bestellung und der Auftragsbestätigung, so gilt es diese zu klären und falls notwendig im ERP ebenfalls nachzupflegen.
Die Nachpflege ist wichtig, damit beim Eingang der Rechnung möglichst keine Differenzen entstehen und damit bei einer nächsten Bestellung oder Kalkulation des Artikels der aktuelle Preis verwendet wird. Und die Anpassungen der Liefertermine im ERP ist sinnvoll, damit die Produktionsplanung auf der Basis korrekter Daten erfolgt.
Bei Bestellungen mehrerer dutzend Positionen kann der Abgleich und die Pflege der Lieferdaten und Preise eine zeitaufwendige, papierbasierte Tätigkeit sein. Aktuell sind Lösungen am Markt verfügbar, welche den Abgleich im ERP automatisiert ermöglichen.
Es gibt aber auch alternative Softwarelösungen, welche sich auf den Abgleich von Bestellungen und Auftragsbestätigung spezialisiert haben. Mit diesen Systemen werden allfällige Differenzen automatisch ermittelt. Die Effizienzsteigerung ist enorm, da «Problemfälle» vom System ermittelt werden und sich der Anwender nur noch um diese kümmern muss.
Da die Auftragsbestätigungen zentral sind, kommen in vielen ERP-Lösungen Funktionen zur Anwendung, mit denen der Anwender informiert wird, falls für eine Bestellung keine Auftragsbestätigung im System erfasst worden ist.
Verspäteten Wareneingang erkennen
Die Realität zeigt, dass die Planung zu oft von der Realität überholt wird. Ein verspäteter Eingang des Materials kann zu grossen Problemen führen. Je früher erkannt wird, dass Material nicht termingerecht angeliefert werden wird, umso mehr Handlungsspielraum bleibt.
Trifft bestelltes und bestätigtes Material nicht zum vereinbarten Zeitpunkt ein, muss die Ursache umgehend eruiert und das weitere Vorgehen bestimmt werden. Daher ist eine Überwachung des pünktlichen Eingangs des Materials unumgänglich. Auch diese Funktion ist in den aktuellen ERP-Lösungen verfügbar.
Fazit
Heute am Markt verfügbare ERP-Lösungen bieten umfassende Funktionen für den Einkauf. Diese können die Effizienz und Prozesssicherheit im Einkauf massiv steigern, wenn sie umfassend genutzt werden. Auch für den Einkauf ist die Qualität der Stammdaten das zentrale Element. Ohne gut gepflegte und aktuelle Stammdaten kann eine ERP Lösung nicht optimal funktionieren.
Daten, Prozesse und Software sind für den Einkauf zentral und stellen Firmen vor z. T. grosse Herausforderungen.
Der Autor
Als Inhaber der busch-consulting GmbH und Mitglied des topsoft Consulting-Netzwerks unterstützt Roger Busch Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von Business Software. Roger Busch verfügt über langjährige Erfahrung in unterschiedlichen Branchen und ist ein kompetenter Ansprechpartner bei technischen, betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Fragestellungen. www.topsoft.ch/consulting
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