Einführung der QR-Rechnung – sind Sie bereit?

Noch drucken die Schweizer Unternehmen mehrheitlich Rechnungen mit klassischen ESR-Einzahlungsscheinen aus. Doch diese Zeit ist bald vorbei, die nähere Zukunft gehört den QR-Rechnungen. Nicht nur, dass Sie die Faktura wahlweise in Franken oder Euro erstellen können, auch die Zahlungsinformationen werden elektronisch übermittelt. Der Zahlungsabgleich erfolgt damit bei Ihnen ohne grossen manuellen Aufwand. Zudem können Unternehmen die QR-Rechnungen selbst erstellen und auf weissem, perforiertem Papier drucken oder papierlos als PDF verschicken. 

Doch auch Ihrer Kundschaft bringt die QR-Rechnung viele Vorteile: Mit einem Tastendruck wird der QR-Code gescannt, alle Zahlungsinformationen werden sofort in das E-Banking übernommen und die Zahlung kann freigegeben werden. Es gibt kein mühseliges Abtippen von Referenznummern mehr und so auch keine Tippfehler bei den Kontoinformationen oder gar beim Betrag. Aber selbstverständlich können Ihre Kunden auch in Zukunft mit der QR-Rechnung die Einzahlung am Postschalter oder per Zahlungsauftrag tätigen, der neue QR-Einzahlungsschein verfügt weiterhin über einen Zahlteil und einen Empfangsschein.

Doch ist Ihr Unternehmen bereit für diese Neuerung im Schweizer Zahlungsverkehr? Anders gefragt: Kann Ihre Buchhaltungssoftware schon QR-Rechnungen automatisiert stellen und empfangen? 

 

Insbesondere bei der Kreditorenbuchhaltung und der Zahlungssoftware besteht für diese Neuerung bei allen Unternehmen Handlungsbedarf, je nach Stand der Software mehr oder weniger. Überprüfen Sie deshalb insbesondere die Kreditorenstammdaten und ergänzen Sie diese mit der IBAN und allenfalls mit der QR-IBAN. Und sind Ihre Lesegeräte oder Scanningplattformen auch bereits kompatibel mit QR-Codes? Stellen Sie auf jeden Fall schon im Vorfeld sicher, dass Ihre Hard- und Software QR-Codes lesen und verarbeiten können, denn auch bei Ihnen treffen schon bald die ersten QR-Rechnungen ein.

 

Sollte die Kompatibilität in Ihrem Unternehmen noch nicht der Fall sein, informieren Sie sich bei Ihrem Software-Anbieter nach dem Stand der Dinge. Auf der Website www.paymentstandards.ch können Sie unter «Readiness» überprüfen, ob Ihr Software-Anbieter und Ihre Bank selbst schon bereit sind für die QR-Rechnung. Natürlich ist es auch für Software-Anbieter wichtig, sich dort einzutragen, damit die Kunden den Stand der Dinge kennen und nicht unnötig nachfragen müssen.

Auch wenn die QR-Rechnung schon einen weiteren Schritt zur Vereinfachung des elektronischen Zahlungsverkehrs in der Schweiz darstellt, die nächste Stufe ist bereits gezündet. Mit eBill fällt auch das Scannen des QR-Codes weg. Diese Dienstleistung wird von vielen Unternehmen bereits aktiv angeboten und auch beworben. Dabei wird die Rechnung nicht mehr via E-Mail oder gar Post an die Kundschaft verschickt, sondern direkt in deren E-Banking gespielt. 

 

So braucht Ihre Kundschaft dann nur noch die Rechnung zu prüfen und kann die Zahlung mit einem Klick auslösen – bequemer, effektiver und sicherer geht es nicht mehr. Denn Ihre Kundinnen und Kunden profitieren von der hohen Sicherheit des E-Bankings - gefälschte Rechnungen (Phishing) gibt es so zum Beispiel nicht, können doch nur die Unternehmen Rechnungen via eBill stellen, welche die Kundschaft vorher autorisiert hat. Deshalb bietet sich E-Bill im Moment für immer wiederkehrende Belastungen an, während die QR-Rechnung ab 30. Juni 2020 schrittweise den Platz der ESR-Einzahlungsscheine einnehmen wird. 

Update vom 20. Januar 2021:
Der Zahlungsdienstleiter der Schweizerischen Post, die Postfinance, hat bekanntgegeben, dass die roten und orangefarbenen Einzahlungsscheine per 30. September 2022 nicht mehr gültig sein werden. Damit will Postfinance die Digitalisierung im Zahlungsverkehr vorantreiben. Als Alternativen werden die QR-Rechnung als auch E-Bill genannt.

 

Ist Ihr Unternehmen schon jetzt bereit für den ersten Schritt in die Zukunft des Zahlungsverkehrs in der Schweiz? Lassen Sie sich nicht abhängen.

Alain Zanolari ist Redaktor des topsoft Fachmagazins und der Online-Plattform topsoft.ch