Ursprünglich musste viel Zeit und Arbeit investiert werden, um Daten und Dokumente zu finden und zu klassifzieren. Oft füllten die Rechnungen und Lieferscheine eines einzigen Projekts mindestens zwei Bundesordner – die doppelte Rechnungsführung (Buchhaltung und Projektdokumentation) machte die Sache auch nicht einfacher. Zudem war auch die Nachvollziehbarkeit innerhalb des Lebenszyklus der Dokumente nicht durchgehend gewährleistet: Wer hat was geändert und zu welchem Zeitpunkt?
Gesucht: Eine einfache und professionelle DMS-Lösung
PePa Bau war durch den Einsatz eines Multifunktionsgerätes (MFP) bereits ein treuer und zufriedener Faigle-Kunde. Aufgrund der positiven Erfahrungen war für Donato Pescheta klar, dass Faigle auch für die DMS-Lösung ein präferierter Partner sein würde. Durch die bedürfnisbezogene und kompetente Beratung konnte sich Faigle dann auch klar gegenüber der Konkurrenz durchsetzen.
An der topsoft-Messe wurde er auf das Produkt DLS Easy aufmerksam: ein einfach zu bedienendes Archivsystem, welches mit dem MFP verbunden werden kann. Stand für die PePa Bau zu Beginn ein reines Archivierungssystem im Vordergrund, so wurde bei einer vertieften Betrachtung deutlich, dass eine umfassendere Lösung sinnvoller und vor allem auch effizienter sein würde. Auch dafür hatte Faigle die passende Lösung: DLS Professional. Nach einer sorgfältigen Analyse der verschiedenen Stammdaten, Dokumententypen und Dokumentenklassen setzte Faigle ein massgeschneidertes Testsystem auf, das von der PePa Bau in Betrieb genommen wurde.
«Bei der Evaluation spielte der Preis eine wichtige Rolle, war aber nicht allein ausschlaggebend – entscheidend für uns war die kompetente Beratung und die lösungs- und effzienzorientierte Vorgehensweise von Faigle.» Donato Pescheta, Mitglied der Geschäftsleitung
Gesparte Zeit ist gespartes Geld
Die aktuelle Lösung erlaubt es den Mitarbeitenden, Offertanfragen, Offerten, Verträge, Lieferscheine, Kreditorenrechnungen, Terminpläne, Korrespondenz und E-Mails, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Bilder, Tagesrapporte und Regierapporte sauber, strukturiert, klassifiziert und vor allem schnell im DMS abzulegen. Dokumente wie zum Beispiel Kreditorenrechnungen und Regierapporte durchlaufen zentral geregelte, digitale Work- fows und das physische Weiterleiten der Dokumente entfällt.
Physische Dokumente werden mit Hilfe der auf dem MFP instaillierten Volltextindexierungssoftware (AutoStore) eingescannt. Der Benutzer klassifiziert (am MFP oder in DLS Professional) das Dokument und teilt es einem Projekt zu. Das gleiche geschieht mit eingegangen digitalen Dokumenten – das Scannen entfällt. Durch die personalisierbare Ansicht und die Volltextsuche finden die Mitarbeitenden das Gewünschte wesentlich schneller als früher. Eine einzige Anfrage kann somit bis zu zwei Stunden weniger Zeitaufwand bearbeitet werden. Normalerweise summiert sich diese zusätzlich aufgewendete, meist unbezahlte Arbeitszeit über das Jahr – dank DLS Professional kann sie nun sinnvoll genutzt werden, was zu einer markanten Effzienzsteigerung des Unternehmens führt.
«Dank DLS Professional kann ich heute direkt am Telefon Auskunft geben, ohne zuerst im physischen Ordner nach- zuschauen und den Kunden lange warten zu lassen. » Donato Pescheta, Mitglied der Geschäftsleitung
Natürlich verlangte die Implementierung des neuen Systems auch noch Überzeugungsarbeit bei den Nutzern. Eine gründliche Schulung und die regelmässige Anwendung des Systems waren die Voraussetzung für die erfolgreiche Anwendung von DLS Professional bei PePa Bau. Doch schon nach kurzer Zeit profitierten sämtliche Beteiligten von den tagesaktuellen Doku- menten, welche sofort und von überall via Mobile-App verfügbar und bearbeitbar waren; diese Entwicklung führte zu schnelleren Entscheidungsfindungen, zu einer Reduktion der Reaktionszeiten und damit verbunden zu einer messbaren Effizienzsteigerung des ganzen Betriebs.
Besuchen Sie Faigle an der nächsten topsoft vom 30./31. August 2016 am Stand 11b
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