Mit immer wiederkehrenden Aufgaben ist die HR-Abteilung eine ideale Kandidatin für die Digitalisierung. Doch viele KMU scheuen sich vor diesem Schritt. Dabei bringt er viele Vorteile und ist keine Hexerei – wenn Sie strategisch vorgehen.
Wie oft gibt Ihre HR-Abteilung die Stammdaten neuer Mitarbeitenden in verschiedenen Tools oder Listen ein? Bei nicht-digitalisierten HR-Abteilungen sind das geschätzt zehn Mal. Bei acht Minuten pro neue Mitarbeitende und vier Einstellungen pro Monat sind das fünf Stunden. Fünf Stunden, die gewinnbringender genutzt werden könnten, wenn das HR digitalisiert ist. Und das ist nur ein Beispiel.
Warum lohnt es sich, HR zu digitalisieren?
Es macht den Mitarbeitenden mehr Spass
Im Privaten läuft fast alles digital: Rechnungen per eBill, Arztkosten via App, Steuererklärung online. Im beruflichen Alltag dagegen: Lohnabrechnung per Post, Arztzeugnis physisch ans HR und bei Fragen nimmt man den Hörer. Ihre Mitarbeitenden sind digital-affiner als Sie denken und bereit für die Transformation.
Es spart Zeit und Geld
80 Prozent der HR-Fragen sollten über Self-Service-Plattformen beantwortet werden. *Dies kann ein Intranet, ein Wiki, eine App wie Beekeeper oder ein Chatbot sein. Antworten erhält man schneller und das Tagesgeschäft des HR wird nicht unterbrochen.
Es senkt die Fluktuation im HR
Eine HR-Leitung eines KMUs sagte zu uns: «Wenn wir weiter auf diesem niedrigen Digitalisierungsniveau bleiben, verliere ich meine guten HR-Mitarbeitenden.» Auch diese wünschen sich Abwechslung und gute Tools. Wird dies nicht erfüllt, gehen unzufriedene Mitarbeitende und jede Neubesetzung kostet ein Jahresgehalt sowie Effizienzverlust.
Wie gehen Sie am besten vor?
1. Digitalisierungsthemen definieren
Für KMU oft unkompliziert: Am besten ist ein Mix aus Software, die für HR essenziell sind und den Mitarbeitenden Spass machen. Berücksichtigen Sie dabei auch Hygienefaktoren, Effizienztreiber und Motivatoren, wie in der Grafik aufgezeigt.
2. Software auswählen
Es gibt zwei Ansätze. Best-of-Breed nutzt für jedes Thema die passende Software, während eine HR Suite, wie beispielsweise Personio in Kombination mit SwissSalary für KMU, möglichst viele Themen mit einer Software abdeckt.
3. Implementierungspartner auswählen
Eine Software zu implementieren ist wie eine Ehe – wählen Sie Ihren Partner sorgfältig aus. Auf der Digitalisierungsreise ist die Beziehung äusserst wichtig.
So einfach? Oder gibt es noch Hürden?
Im KMU Bereich begegnen wir oft spezifischen Herausforderungen:
Geringe Anzahl HR-Mitarbeitende
Teure, komplexe Software lohnt sich bei wenigen HR-Mitarbeitenden oft nicht, da KMU weniger Flexibilität brauchen. Kostengünstige, benutzerfreundliche Tools, die echten Mehrwert bieten, sind unter gewissen Voraussetzungen die bessere Wahl.
Hoher personeller Ressourcenaufwand
Mangelnde Ressourcen während der Implementierung erhöhen später die Anpassungskosten. Planen Sie daher zusätzliche Kräfte für das Tagesgeschäft ein, z. B. temporäre Mitarbeitende.
Hoher finanzieller Ressourcenaufwand
Wägen Sie die anfänglichen Investitionskosten gegen die langfristigen Kosteneinsparungen und Vorteile ab. Staffeln Sie die Umsetzung, damit nicht alles im ersten Jahr anfällt.
Wenn Sie unsicher sind, tauschen Sie sich mit Unternehmen ähnlicher Grösse zu diesem Thema aus. Am besten beginnen Sie mit einem einzelnen Thema und gehen schrittweise vor. Das grösste Risiko besteht darin, alles beim Alten zu belassen und dennoch auf andere Ergebnisse zu hoffen.
Die Autorinnen
Anja Buser, HR Strategies
Sandra Lugonjic, HR Strategies
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch HR Campus, der führende Schweizer Anbieter von HR-Lösungen aus Strategieberatung, Software und Services. www.hr-campus.ch
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-3
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