Die Informations- und Dokumentenflut zu kontrollieren, ist für viele Unternehmen eine ebenso dringende wie herausfordernde Aufgabe. Prozesseffizienz hängt – so trivial wie dies tönt – häufig mit der raschen Verarbeitung und Bereitstellung von Dokumenten zusammen. Zeit ist Geld, deshalb lohnt sich der Einsatz eines geeigneten DMS/ECM-Systems schon nach kurzer Zeit.
Leise raschelt es in der Buchhaltung. Ordner werden Seite um Seite durchgeblättert. Die Suche gilt einer Lieferantenrechnung, welche der Einkaufsleiter dringend benötigt. Inzwischen stapeln sich auf dem Pult neue Belege, welche von der Tochterfirma in der EU per Post geschickt wurden, um am Hauptsitz visiert und kopiert zu werden, bevor die Originale dann wieder zurück in die Filiale befördert werden müssen. Das sind nur zwei Beispiele, wie sie in vielen KMU häufig anzut<>reffen sind. Sie zeigen, dass Dokumentenmanagement ganz schön mühsam sein kann. Doch es geht auch anders, und zwar mit speziell dafür konzipierter Software.
Leise raschelt es in der Buchhaltung. Ordner werden Seite um Seite durchgeblättert. Die Suche gilt einer Lieferantenrechnung, welche der Einkaufsleiter dringend benötigt. Inzwischen stapeln sich auf dem Pult neue Belege, welche von der Tochterfirma in der EU per Post geschickt wurden, um am Hauptsitz visiert und kopiert zu werden, bevor die Originale dann wieder zurück in die Filiale befördert werden müssen. Das sind nur zwei Beispiele, wie sie in vielen KMU häufig anzut<>reffen sind. Sie zeigen, dass Dokumentenmanagement ganz schön mühsam sein kann. Doch es geht auch anders, und zwar mit speziell dafür konzipierter Software.
Aha-Effekt ist vorprogrammiert
Immer mehr Unternehmen entdecken den Nutzen eines Dokumentenmanagement-Systems. Während sich dieses Thema allmählich im Bewusstsein breiter Kreise verankert, nähern sich bereits neue Begriffe auf der Überholspur. Die Rede ist von Enterprise Content Management (ECM) sowie des noch umfassenderen Enterprise Information Management (EIM). Hintergrund ist die Überlegung, dass Dokumente schlussendlich «nur» strukturierte Informationen sind. In jedem Unternehmen gibt es aber auch noch eine Vielzahl unstrukturierter Inhalte wie Produktbeschreibungen, Grafiken usw. Das Unterscheiden von Informationen anhand von DMS, ECM und EIM ist zwar grundsätzlich korrekt, führt aber auch zu einer gewissen begrifflichen Verwirrung.
Anwendungsmöglichkeiten und Funktionsumfang entwickeln sich laufend weiter, auch begrifflich (Grafik: SSC)
Wir bleiben daher vorerst beim Thema DMS. Dieses ist für viele Unternehmen Herausforderung genug, denn es betrifft nicht nur das Scannen und Archivieren von Belegen, sondern auch den rechtssicheren Umgang mit digitalisierten Objekten. Beim Dokumentenmanagement geht es in erster Linie um die Verwaltung und Bereitstellung geschäftsrelevanter Dokumente durch elektronische Mittel unter Berücksichtigung rechtlicher Aspekte. Systeme für die Dokumentenverwaltung haben als wenige IT-Lösungen den Vorteil, dass sie rasch und eindrücklich ihre Wirksamkeit physisch vor Augen führen. Als erster Schritt auf dem Weg zum papierarmen Büro sorgt das DMS dafür, dass sich ganze Ordnerberge in Luft auflösen, und führt bei den Anwendern meist zu einem grossen Aha-Effekt. Hand in Hand mit der Umstellung geht auch eine bessere Strukturierung von Informationen einher. Diese Informationen sicher und gesetzeskonform aufbewahren zu können, ist ein weiterer Vorteil eines DMS.
Wichtig ist nur, was Sinn macht
In den meisten Fällen wird das DMS im Verbund mit anderen Lösungen wie ERP, CRM oder BI eingesetzt. Diese Systeme beinhalten bereits grundlegende Informationen. Diese Daten werden im DMS nicht nochmals benötigt. So macht zum Beispiel das Scannen und Ablegen einer im eigenen ERP-System generierten Einkaufsbestellung keinen Sinn, da sämtliche Informationen bereits im ERP-System vorhanden sind. Die zentrale Frage bei der DMS-Nutzung ist: Welche Informationsvorteile bietet das DMS, welche die anderen Systeme nicht oder nur mühsam zur Verfügung stellen können? Diese Möglichkeiten sind stark von den einzelnen Prozessen abhängig. So profitiert der Verkauf zum Beispiel von ausführlichen Produkt- und Serviceinformationen, das Marketing von Berichten und Studien, der Kundendienst von Reklamationsschreiben und Schadensunterlagen, die Konstruktion und Produktion von Verfahrensrichtlinien, die Buchhaltung von externen Belegen wie Lieferscheinen oder Lieferantenrechnungen usw. Moderne DMS gehen noch einen Schritt weiter und integrieren ohne Medienbruch auch E-Mails inklusive Anhang. Gerade in diesem Bereich liegen gut versteckt und nur schwer zugänglich viele prozessrelevanten Informationen.
Strukturen sind zwingend
Wer vor der Einführung eines DMS steht, hat ein grosses Problem: Wie und wo beginnen? Schnell merkt man, dass DMS sehr viel mit Organisation und Strukturen zu tun hat. Dies beginnt mit den oben beschriebenen Überlegungen, welche Dokumente für das DMS überhaupt relevant sind. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Lebensdauer von Dokumenten und Informationen über die Phasen Erstellung, Ablage, Archivierung bis zur Löschung. Je nach Dokumenttyp (z.B. Produktbeschreibung, Marktstudie, Sitzungsprotokoll) unterscheiden sich die Eigenschaften hinsichtlich Aktualität, Relevanz und Aufbewahrungspflicht. Während den Lebensphasen eines Dokuments kann sich auch dessen Dateiformat ändern und muss im DMS entsprechend berücksichtigt werden. Steht es beispielsweise noch zur aktiven Nutzung zur Verfügung, wird es in der Regel im ursprünglichen Format, z.B. als Word-Dokument, gespeichert, um später als PDF im Archiv abgelegt zu werden. Strukturen schaffen auch hier Klarheit, daher ist es sinnvoll, je nach Dokumententyp allgemein gültige Kriterien zu hinterlegen.
Schlussendlich geht es darum, das richtige Dokument dem richtigen Benutzer zur richtigen Zeit und im richtigen Format zur Verfügung zu stellen. Um das Dokument zu identifizieren, wird eine passende Beschreibung mit so genannten Metadaten benötigt. Diese kann entweder manuell oder automatisch (oder als Mischform beider Varianten) erfolgen. Wichtig dabei ist eine durchgängig einheitliche Verwendung von Metadaten. Wird ein Dokument unter dem Begriff «Tisch» verschlagwortet, wird es bei der Suche nach «Möbel» nicht auftauchen. Je nach Dokumententyp wie z.B. Lieferschein oder Protokoll kann das DMS bereits gewisse Metadaten automatisch mitgeben.
Vom Prozess zur Funktion
Das DMS dient nicht nur zur Anzeige von digitalisierten Dokumenten, sondern unterstützt den gesamten Dokumentenprozess von der Erstellung über die Freigabe bis zur Archivierung. Wer nach einem passenden DMS sucht, hat die Qual der Wahl. Als Entscheidungshilfe sei hier die Marktübersicht unter www.topsoft.ch (> Software finden > Dokumentenmanagement) empfohlen. Nebst einer Produkt- und Anbieterübersicht lassen sich Lösungen kostenlos nach verschiedenen Kriterien suchen wie z.B. Indexierung, Wiedervorlage, E-Mail-Archivierung, Social Media Integration, verschiedene Suchmöglichkeiten und vieles mehr.
Zu den Hauptfunktionen eines DMS gehören unter anderem:
- Dokumentenimport: Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten wie die direkte Übernahme aus Anwendungen wie z.B. Microsoft Office oder Outlook, Scannen von Papierbelegen, manuelles Hochladen.
- Metadaten (Verschlagwortung): Mit dem Hinzufügen von Attributen lassen sich Dokumente strukturiert ablegen und gezielt wiederfinden.
- Indexierung: Der Inhalt des Dokuments wird automatisch indexiert und steht als Suchbegriffe zur Verfügung. Auf diese Weise kann über mehrere Dokumente hinweg nach einem bestimmten Wort gesucht werden.
- Suchen: Je nach angewandter Beschreibungsform des Dokuments lassen sich verschiedene Suchmöglichkeiten nutzen wie die Suche nach Schlagworten, Index-suche usw.
- Bearbeitung: Das DMS kann Dokumente nicht nur anzeigen, sondern auch mittels Check-in/Check-out Funktion zur Bearbeitung freigeben, was eine lückenlose Versionenkontrolle ermöglicht.
- Freigabeprozesse: Im Rahmen eines Prüf- oder Freigabeprozesses kann im DMS der verlangte Workflow hinterlegt werden. Die Dokumente werden je nach Status direkt zum richtigen Empfänger weitergeleitet und senden Terminwarnungen, wenn Fristen überschritten werden.
- Archivierung: Das im DMS abgespeicherte Datenvolumen wächst rasant. Es ist daher sinnvoll, das aktive System von nicht mehr benötigten Dokumenten zu entlasten.
Ein zentrales Thema beim Einsatz eines DMS ist die digitale Signatur, welche die rechtliche Beweiskraft von Dokumenten sicherstellt. Die digitale Signatur zeigt, wenn ein Dokument geändert bzw. manipuliert wurde. Zudem liefert sie klare Angaben zum Verfasser des Dokuments und regelt die Berechtigung für die Dokumentenabfrage. In der Schweiz gibt es zwar gesetzliche Bestimmungen zur digitalen Signatur und zur Beweiskraft elektronischer Dokumente (Bundesgesetz über die elektronische Signatur ZertES, Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen), die Umsetzung und Akzeptanz in der Praxis kommt jedoch nur zögerlich voran.
Potential noch lange nicht ausgeschöpft
Wie eingangs erwähnt, schreitet die Entwicklung im Bereich Dokumentenmanagement – sowohl was Anwendungsgebiete als auch funktionale Möglichkeiten betrifft – derzeit rasch voran. Der Trend geht klar hin zu einer umfassenden Verwaltung und Darstellung aller geschäftsrelevanter Informationen. Dabei rücken Themen wie Big Data, Social Media usw. in unmittelbare Nähe. Wie in allen IT-Bereichen übt auch Cloud Computing einen starken Einfluss auf das DMS-Betriebsmodell aus. Verschiedene Softwareanbieter verfügen bereits über entsprechende Cloudlösungen. Last but not least, hat die DMS-Funktionalität längst auch als integrierter Bestandteil von ERP-Systemen Einzug gehalten. Es ist zu erwarten, dass der Funktionsumfang solcher DMS-Module weiter zulegen wird, je mehr sich Unternehmen dazu entschliessen, Informationen nicht mehr länger zu suchen, sondern den Mitarbeitenden prozessgenau zur Verfügung zu stellen.