DMS für internationales Projektmanagement

Um das Datenmanagement mit vielen Parteien an unter­ schiedlichen Standorten digital, transparent und nachvollzieh­ bar abzubilden, suchte re:cap ein geeignetes Dokumenten­managementsystem. Das gesuchte DMS musste über ein Berechtigungskonzept für den Datenzugriff und standardisier­te Arbeitsprozesse verfügen, wie z.B. ein Post- und Belegmanagement, wie auch ein Fristenmanagement enthalten. Eine wichtige Vorgabe war zudem die nahtlose, papierlose Bearbeitung vom Posteingang über den Zahlungsverkehr bis hin zur Verbuchung.

Vor fünf Jahren entschied sich re:cap für das DMS von AMAGNO. Neben den klassischen Funktionen eines digitalen Dokumen­tenmanagements wie z.B. der zentralen Ablage und Archivie­rung von Dokumenten oder der schnellen Suche in über 100 Dateiformaten, überzeugte besonders der schlanke Work­flow mit seinen digitalen Stempeln und frei definierbaren Feldern. Dies bietet den grossen Mehrwert einer standort­übergreifenden Zusammenarbeit. AMAGNO wird derzeit von rund 60 Benutzern intern und extern verwendet. Wo früher Belege mit Anmerkungen und Notizzetteln zur Verbuchung per Post verschickt wurden, finden heute alle Bearbeitungs­schritte ausschliesslich digital in AMAGNO statt.

Anja Spannaus, Managing Director bei re:cap global investors ag, erkennt mit AMAGNO zentrale Vorteile für ihre Anwendun­ gen: «Dank einem korrespondierenden Fristenmanagement sowie der Schnittstelle zu einem Scandienstleister werden eintreffende Rechnungen und Korrespondenzen direkt im System geladen. Damit haben wir E-Mail-basierte Prozesse wie etwa Rechnungsfreigaben durch standardisierte Systemprozesse abgelöst und einen Dreiklang aus Archiv, operativem Betrieb und Fristenmanagement systembasiert eingeführt. Dies er­möglicht uns eine standortunabhängige Bearbeitung von ver­schiedenen Usern. In unserem Fall von der Implementierung umfassender Datenräume bei unseren M & A Transaktionen bis hin zur Wirtschaftsprüfung im Zuge der Jahresabschluss­prüfungen.»

 

Im Asset Management von Wind- und Solarparks in ganz Euro­ pa war es früher oft schwierig, einen Überblick über die ge­samten Prozesse zu erhalten. Dank AMAGNO können nun Rechnungen und Belege diskontiert und direkt an die Buchhaltung übergeben werden. Umständliche Prozesse wurden eliminiert. Anja Spannaus: «Speziell für den Einsatz in vielen Ländern erachten wir AMAGNO als überaus sinnvoll und hilf­ reich, da es eine Zusammenarbeit über Unternehmens- und Standortgrenzen hinweg ermöglicht. Bezogen auf die Sprach­funktionalitäten nutzen wir derzeit die EN-Fassung in der Menüführung, die für alle ausländischen Standorte und mit­ wirkenden Dienstleister unerlässlich ist.»

Re:cap hat sich für die Variante On-Premise in einem externen Rechenzentrum entschieden. Anja Spannaus: «Dieser Entscheid hat uns ermöglicht, das System ohne eigene IT-Abtei­lung eigenständig zu implementieren und dabei unsere eigene Serverstruktur nachzubilden und zu digitalisieren. Dadurch ist es uns gelungen, eine für alle User bekannte Arbeitsweise aufrecht zu erhalten und zugleich die Vorteile von AMAGNO zu nutzen.»

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