Digitalisierungsschub im Sozialwesen mit bsb.info.partner AG und dank Abacus

Das Sozialwesen ist keine 0815-Branche und die Themenvielfalt in vielen Organisationen gross. Das zeigt sich bestens am Leistungsspektrum vom Läbesruum in Winterthur. 60 Festangestellte begleiten rund 450 stellenlose Menschen bei der Integration in den Arbeitsmarkt. So führen die Klientinnen und Klienten des Läbesruums für Privatpersonen und Unternehmen Bau-, Garten- oder Malerarbeiten durch, sind im IT-Support tätig, leisten Putzeinsätze oder packen bei Hauswartungen, Umzügen und Entsorgungen an. 

All diese Leistungen, sowie diverse interne Prozesse müssen administriert und dokumentiert werden, und zwar digital. «Viele Jahre haben wir mit einer eigens für uns programmierten IT-Lösung auf Access-Basis gearbeitet», erzählt Suzana Lepen, Leiterin Finanzen & Personal und stellvertretende Geschäftsführerin im Läbesruum. Mit dem Wachstum der Sozialfirma wuchs das Programm mit. Doch irgendwann kam das System an seine Grenzen. Zudem war mit dieser Infrastruktur eine grosse personelle Abhängigkeit verbunden. Denn der Programmierer, der die IT für den Läbesruum entwickelt und betreut hatte, besass einerseits praktisch das ganze Detailwissen und musste andererseits im Alleingang die IT laufend Gesetzesänderungen anpassen, wie zum Beispiel im Zusammenhang mit der Quellensteuer – eine grosse Herausforderung.

2018 entschied sich der Läbesruum, sich von seiner bisherigen Lösung zu verabschieden und in eine neue IT-Umgebung zu investieren. Ziel war es geleistete Arbeiten effizienter abzurechnen, sowie schneller und einfacher mit verschiedenen Akteuren interagieren zu können. Denn Abrechnungen und Statistiken aus der NGO müssen nicht nur den Auftraggebern, sondern auch gegenüber Sozialämtern und Gemeinden offengelegt werden. Ausserdem variieren die Lohnzahlungen an die Mitarbeitenden stark und werden auch in einem variierenden Rhythmus ausgelöst, teilweise täglich oder wöchentlich. Daneben stehen die fixen Löhne der Festangestellten an. «Wir wollten die technische Umstellung ausserdem nutzen, um auf ein ERP-System zu wechseln, in das wir auch das Spendenwesen integrieren, zuverlässig auswerten und verwalten können», erinnert sich Suzana Lepen.

2019 wurde die Umstellung aufgegleist. In einem ersten Schritt entschied sich der Läbesruum für eine geeignete Software. Nach einer internen Vorselektion fiel die Wahl auf die Abacus Business Software. In einem zweiten Schritt suchte das Unternehmen den passenden Integrationspartner. «Wir haben verschiedene Anbieter verglichen und uns dann für die bsb.info.partner AG entschieden», so Lepen. «Ihre Herangehensweise überzeugte und es stimmte menschlich.» 

In einem Pflichtenheft hielt der Läbesruum die Anforderungen an die Software fest und wer diese nutzen sollte. Eines der Ziele lautete: Wir wünschen uns ein System, das die sozialen Strukturen sowie die Abrechnungsmethodik als auch die ERP-Lösung für verschiedene Handwerksbetriebe berücksichtigt. Auf Papier klangen die Rahmenbedingungen und Anforderungen überschaubar und nicht zu komplex. Doch Roland Schweizer, Projektleiter bei der bsb.info.partner AG, sagt im Nachhinein: «Die erste Evaluierung der Bedürfnisse war unsererseits ungenügend. Wir haben uns auf einen bestehenden Bericht gestützt, der von rund 12 Personen in der Fakturierung und von ein bis zwei Personen ausging, die in der Buchhaltung tätig sind. Mitte 2021 arbeiten über 60 User mit Abacus.» In anderen Worten: Praktisch das ganze Läbesruum-Team hat Zugriff auf die Software.

Neben der Tatsache, dass viel mehr Mitarbeitende mit der Software arbeiten als ursprünglich gedacht, sollte die neue Lösung auch der Themenvielfalt in der Organisation gerecht werden. «Es war erst mal anspruchsvoll, alles unter einen Hut zu bringen. Denn wir haben nicht nur ein, sondern viele verschiedene Arbeitsgebiete in ein System integriert», erzählt bsb-Projektleiter Roland Schweizer. Dabei tickt ein Umzugsunternehmen anders als der Bereich Bauarbeiten oder die Sozialämter.

«In der Umsetzungsphase haben wir die Firma immer besser kennengelernt und realisiert, wie wichtig die Verbindungen zwischen den einzelnen Akteuren sind und wie wir all die unterschiedlichen Anforderungen berücksichtigen können», so Schweizer. Suzana Lepen vom Läbesruum bestätigt: «Die bsb hat verstanden, wie eine soziale Institution funktioniert. Sie haben uns eng begleitet. Das war wertvoll, auch um dranzubleiben. Das Know-how haben sie so verinnerlicht, dass ich manchmal das Gefühl hatte, sie arbeiten bei uns.» Davon werden andere Sozialbetriebe in der Zusammenarbeit mit der bsb.info.partner AG enorm profitieren, ist Lepen überzeugt. 

Wie arbeitet der Läbesruum heute? Die Winterthurer Sozialfirma hat jetzt eine komplette Lösung aus einer Hand. Das Gesamtpaket beinhaltet verschiedene Abacus-Applikationen. Ob Finanzen, Lohn, AbaProject oder AbaScan für die Archivierung: Alle Optionen sind nahtlos miteinander verbunden und erlauben eine effiziente Bearbeitung administrativer Belange in und aus allen Organisationseinheiten. Der Läbesruum nutzt die Abacus Business Software zudem auch als Kliententool, um Einsätze zu rapportieren und Notizen zu Personen festzuhalten. In der CRM – Applikation ist somit gleich ersichtlich wann die nächsten Einsätze stattfinden, welche Rechnungspositionen aktuell noch ausstehend sind oder wer zuletzt beim Kunden vor Ort war.

Das Abrechnen mit den Sozialämtern wird in einem Rechnungslauf generiert. Die Abzüge wie auch die Verrechnungen der Teilnehmenden mit den Ämtern werden bei der Auszahlung des Lohnes mitberücksichtigt. Ausserdem erhalten die Mitarbeitenden je nach Arbeits- und Einsatzrhythmus ihre Lohnzahlungen täglich, wöchentlich oder monatlich sowie eine automatisch ausgelöste Abrechnung per E-Mail. Die bsb hat zudem die komplexen Anforderungen an die Stundenabrechnung umgesetzt: Die für einen Kunden gearbeiteten Stunden werden sowohl dem Kunden – zu unterschiedlichen Stundensätzen – als auch dem Sozialamt –zu einem mit dem Amt ausgemachten Satz – in Rechnung gestellt. Abgerechnet wird mit Monats-, Tages- oder Halbtagespauschalen.

Lepen wie auch Schweizer sind zufrieden mit dem Resultat und bewerten die konstruktive Zusammenarbeit auf Augenhöhe positiv. In der ersten Phase des Projekts war Projektleiter Schweizer jeweils einen Tag pro Woche vor Ort. Dann wurden die vom Läbesruum gesammelten Fragen jeweils besprochen. Mittlerweile ist Abacus fixer Bestandteil der Läbesruum-Prozesse. Ganz ohne die bsb.info.partner AG geht es jedoch nicht. «Bei Fragen können wir anrufen und sie wissen ziemlich rasch, worum es geht und bieten schnell eine Lösung, weil sie unsere Parametrisierung kennen», sagt Suzana Lepen. Es sei zudem toll, dass die bsb ihr Know-how übertrage. «Sie schauen, dass wir nicht abhängig sind von ihnen.» Bei Standardfragen gibt die Hotline Auskunft.

Für den Läbesruum ist die Abacus Business Software optimal, denn mit der Gesamtlösung lässt sich alles abhandeln: vom Offertwesen über Rechnungsstellung, Buchhaltung und Auflistung der geleisteten Stunden bis hin zum Spendenwesen. Die Einführung von Abacus hat den Arbeitsalltag teilweise stark verändert. Zweifelsohne hat die Business Software für einen Digitalisierungsschub gesorgt. Laut Lepen schätzen die Bereichsleiterinnen und -leiter die Auswertungen von Abacus ganz besonders: «Die Zahlen liefern ihnen einen Überblick zu ihrem Bereich und das wiederum hilft bei der Entscheidungsfindung.»

Der gemeinnützige, politisch und konfessionell neutrale Verein Läbesruum integriert seit 1990 erwerbslose Menschen. Die sozial engagierte und professionell geführte NPO geniesst in der Region Winterthur hohe Akzeptanz. Ziel der Institution ist die soziale und berufliche Integration von Menschen, die aus verschiedenen Gründen aktuell keine Arbeit auf dem ersten Arbeitsmarkt finden. Diese Männer und Frauen erhalten ein Einkommen, finden eine sinnhafte Tätigkeit, eine stabilisierende Tagesstruktur und erfahren Wertschätzung für ihre Arbeit. Sie eignen sich wertvolle Kompetenzen an und werden unterstützt bei ihrer Wiedereingliederung in den ersten Arbeitsmarkt. Der Zugang zum Läbesruum ist bewusst niederschwellig gehalten.

«Als Sozialfirma mit verschiedenen Fachbereichen haben wir neben den Standard-Abläufen viele komplexe Anforderungen an ein CRM-Programm, wie zum Beispiel eine umfassende, bereichsübergreifende Klienten-Administration oder das Spendenwesen. Wir waren auf der Suche nach einem ERP-System, welches uns bei sämtlichen Prozessen unterstützt. Mit Abacus haben wir nun eine anwenderfreundliche, gut parametrierbare Software im Einsatz. Mit der bsb.info.partner AG fanden wir einen Berater, der gemeinsam mit uns kreativ nach einfach anzuwendenden Lösungen suchte. Sie haben uns verschiedene Varianten aufgezeigt, ohne das Ziel aus den Augen zu verlieren. Die zentralen Kriterien lagen in einer bezahlbaren und im Alltag effizient nutzbaren Software-Lösung. Wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden und nutzen gerne weiterhin den Support der bsb.» Suzana Lepen, Leiterin Finanzen & Personal, stv. Geschäftsführerin, Läbesruum

bsb.info.partner AG | CH-8957 Spreitenbach | www.bsb-business-it.ch

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