Digitalisierung leicht gemacht

SIPBB ist einer von fünf Standorten des nationalen Projekts «Switzerland Innovation». Dieses hat unter anderem zum Ziel, internationale Forschungsteams und -projekte anzusiedeln. Diesen Frühling bezieht das SIPBB-Team einen Neubau. Dann werden alle, heute geografisch voneinander getrennten Forschungs- und Entwicklungsbereiche, gemeinsam mit der Administration unter einem Dach in Biel vereint sein. 

Um die Betriebsbuchhaltung mit Controlling aufzubauen, wurde Pascal von Allmen als CFO an Bord geholt. Die bis dahin eingesetzte ERP-Lösung kam an ihre Grenzen, so dass eine neue Lösung gesucht werden musste. Ziel war es, ein Projektcontrolling und die Erfolgsrechnung auf Projektebene einzuführen, um die Nettorendite pro Projekt zu ermitteln. Eine weitere Anforderung war eine zeitgemässe Drill-down-Funktion zum Hineinzoomen auf elektronische Originalbelege.

Bei der Suche nach einer passenden Lösung entschloss sich von Allmen pragmatisch zu handeln. Aufgrund seiner positiven Erfahrungen bei seinem früheren Arbeitgeber schlug er der Geschäftsleitung die Beschaffung von Abacus und den auch damals hinzugezogenen Abacus Vertriebspartner WYMAG Consulting vor, was beides akzeptiert wurde. 

Ein Highlight dieser Implementierung betrifft den Kreditorenvisumsprozess. Abgewickelt wird alles über das Benutzerportal MyAbacus. Sämtliche Lieferantenrechnungen unterliegen einem Visierungsprozess nach dem Vier-Augen-Prinzip. Meistens kommt dafür ein Projektleiter und der CFO zum Zug. Eine Stellvertretungsregelung sorgt dafür, dass in der Software auch Abwesenheiten von Visumsverantwortlichen berücksichtigt werden. 

«Das Kontrollieren und Visieren von Lieferantenrechnungen gestaltet sich extrem einfach», sagt von Allmen. Die Mitarbeitenden können das gescannte Rechnungsoriginal am Bildschirm konsultieren und überprüfen sowie bei Bedarf die Kostenträger und Kostenstellen anpassen. 

Ein erster positiver Effekt von der Einführung von MyAbacus machte sich schnell bemerkbar: Gescannte und über Nacht in die Kreditoren-Inboxen hinterlegte Lieferantenrechnungen sind am Folgetag bereits zu 50 Prozent geprüft und unterschrieben. «Das hat zur Folge, dass keine Rechnung mehr lange unbezahlt bleiben und solche, die früher auf Papier zirkulierten, nicht mehr verloren gehen», sagt von Allmens Stellvertreterin, Angela Perrinjaquet. 

Auch die Spesen werden über MyAbacus abgewickelt. Dazu erfassen die Mitarbeitenden selbständig ihre Belege – bequem und einfach mit der Spesen-App AbaClik auf dem Smartphone. Sie fotografieren mit der Kamera den Beleg, ordnen das Projekt zu und übermitteln die Daten ans Abacus ERP. Dieses übernimmt die Buchungen in die Projektverwaltung und stellt gleichzeitig die Spesenbelege den entsprechenden Visumsverantwortlichen in deren MyAbacus-Portal hinein. Wiederum im Vier-Augen-Prinzip werden die Spesen von den Teamleitern und anschliessend von der Finanzabteilung kontrolliert und freigegeben. Sind Spesen einmal bewilligt, werden sie automatisch in den nächsten Lohnlauf aufgenommen und ausbezahlt. 

Ebenfalls im Portal lassen sich im Rahmen des Employee-Self-Service Adressänderungen und Anpassungen persönlicher Daten durch die Mitarbeitenden selbst vornehmen. Zudem werden mitarbeiterbezogene Dokumente wie auch die Lohnabrechnung im digitalen Personaldossier gespeichert, so dass die Mitarbeitenden jederzeit auch ortsunabhängig diese einsehen können. «Das hat zu einer spürbaren Entlastung der HR-Abteilung geführt», sagt Claudia Dubois, Sachbearbeiterin HR-Administration und Assistentin der Geschäftsleitung.

«Mit MyAbacus haben wir ein benutzerfreundliches Werkzeug, das einfach und intuitiv zu bedienen ist und sich nahtlos ins ERP integrieren lässt. Das Gesamtsystem ist aus einem Guss, das eine hohe Durchgängigkeit der Daten garantiert.»

Von Allmen konstatiert denn auch, dass der Kreditorenprozess mit dem Visumsportal auf MyAbacus sehr effizient sei. Eine Instruktion der Mitarbeitenden zum Handling von MyAbacus hat von Allmen mittels einer selbst geschriebenen Anleitung vorgenommen. Eine Präsenzschulung war somit nicht mehr nötig. «Heute ist alles im System abgelegt. Wir müssen nichts mehr in Ordnern suchen und Papier kommt praktisch auch keines mehr zum Einsatz», ergänzt Angela Perrinjaquet. Mit der Digitalisierung erster Prozesse hat der SIPBB einen wichtigen Schritt gemacht, dass alles auf Knopfdruck zur Verfügung steht. 

Weitere Informationen:

Softwareanwender: www.sipbb.ch 

Implementationspartner: www.wymag.ch

Softwareentwickler: www.abacus.ch

Abacus Research AG | CH-9300 Wittenbach - St. Gallen | www.abacus.ch

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