Der viel gepriesene Schweizer Föderalismus ist nicht sehr hilfreich, wenn es um die Digitalisierung der Schweiz auf Stufe Bund, Kanton, Städte und Gemeinden geht. Digitale Signaturen bringen einen grossen Nutzen.
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Die Schweiz, die sich gerne selbst als «Innovationsweltmeister» lobt, liegt weit zurück, wenn von E-Government und der Digitalisierung des Staates sowie der Kommunikation zwischen Behörden und Personen sowie Firmen die Rede ist. Gemäss dem EU eGovernment Benchmark 2023, einer Studie im Auftrag der Europäischen Kommission, steht die Schweiz weit abgeschlagen auf Rang 29 von 35, umgeben von Staaten wie Ungarn, Bulgarien und Serbien.
An der Spitze der Rangliste stehen Staaten wie Malta, Estland und Litauen, die seit Jahren eine staatlich verordnete Digitalisierungsstrategie verfolgen – und das schon seit 2002! Am Geld kann es nicht liegen: Die Schweiz, respektive der Schweizer Staat steht am Schluss der Rangliste, obwohl die Behörden seit Jahren Milliarden in (mehr oder weniger erfolgreiche) IT-Projekte stecken.
Eine der Ursachen für die Rückständigkeit der Schweiz ist im Föderalismus zu suchen. Bund, Kantone und Gemeinden verfolgen auf jeder Stufe eine eigene Digitalisierungsstrategie. So haben beispielsweise rund 90 Bundesämter, 26 Kantone, viele Städte und Gemeinden eigene Portale, für die sich die Bürgerinnen und Bürger jeweils separat einloggen müssen, damit sie Behördendienste online abwickeln können. Zudem verfügt jedes Portal über eine unterschiedliche Benutzeroberfläche. Natürlich kann das in der Praxis nicht funktionieren.
Richtlinien schwer durchsetzbar
In Sachen Digitalisierung ist der Föderalismus der Schweiz also mehr hinderlich als förderlich. Immerhin ist Besserung in Aussicht. Der Verein Digitale Verwaltung Schweiz (DVS) plant mit dem Projekt EasyGov ein zentrales «Meta-Portal» für sämtliche Behördengänge. Gemäss DVS lassen sich bereits 78 Prozent aller Behördendienstleistungen online abwickeln.
Das Problem hier ist aber vielfach, dass zu wenig Behörden digitale Dokumente akzeptieren. Wann das Projekt EasyGov umgesetzt sein soll, ist unbekannt. Ob es funktioniert? Ähnliche Projekte, wie etwa das Portal ch.ch, blieben bisher bedeutungslos. Mit AGOV gibt es immerhin einen Versuch, eine schweizweite Onboarding-Lösung für öffentliche Verwaltungen anzubieten. Voraussetzung für den Erfolg ist, dass alle Plattformen diese Lösung auch nutzen.
Auch anderenorts macht man vorwärts. So hat der Kanton Zürich seit dem 1. April 2024 das neue Planungs- und Baugesetz (PBG) in Kraft gesetzt. Baugesuche können nur noch digital und mit qualifizierter Unterschrift eingereicht werden
Wie steht es um die E-ID?
Nachdem sich im März 2021 rund 64 Prozent der Stimmenden gegen die E-ID entschieden haben, hagelte es Motionen, die mehrheitlich für die Einführung einer staatlichen E-ID plädierten. Bundesrätin Karin Keller-Sutter eröffnete demzufolge eine öffentliche Konsultation. Bereits im März 2024 stimmte der Nationalrat dem «Bundesgesetz über den elektronischen Identifikationsnachweis und andere elektronische Nachweise» fast ohne Gegenstimmen zu.
Geplant ist, die E-ID einer breiten Öffentlichkeit im Jahre 2026 zur Verfügung zu stellen. Im April 2024 startet ein Pilotprojekt im Kanton Appenzell Ausserrhoden. Zum Pilotprojekt zählen rund 80 Personen, darunter befinden sich auch 30 externe Mitarbeitende. In einem ersten Pilotprojekt geht es darum, den elektronischen Lernfahrausweis mittels E-ID auf einem Wallet auszustellen.
Digitale Signaturen und Siegel
E-Government bedeutet die Vereinfachung und Digitalisierung von Prozessen zwischen Bevölkerung, Firmen und dem Staat. Ein Ziel muss sein, dass keine Dokumente mehr für die rechtsgültige Unterschrift ausgedruckt werden müssen. Damit dieses Ziel erreicht werden kann, müssen die Dokumente direkt aus den entsprechenden Fachapplikationen zur digitalen Signatur oder mit Siegel versehen versendet werden können.
Systeme sind jetzt schon bereit
Verschiedene Schweizer IT-Unternehmen bieten bereits jetzt umfassende Lösungen für die digitale Identität und Signatur an. Mit einem passenden System, welches von den zuständigen Stellen zertifiziert ist, können Kunden sich bereits heute zeit- und ortsunabhängig ihre digitale Identität mittels einer App beschaffen und somit Dokumente einfach, fortgeschritten und auch qualifiziert schweiz- und europaweit unterschreiben.
Damit Prozesse papierlos ablaufen können, muss das entsprechende System mit allen Programmen, welche Dokumente zur Unterschrift generieren, zusammenspielen. Es geht um Fachlösungen, wie beispielsweise für die Geschäftsverwaltung (GEVER), zur Unterzeichnung von Stadtratsgeschäften, Baugesuchen, Wohnsitzbestätigungen oder HR-Lösungen und Arbeitsverträge.
Nach dem Motto «Lieber schon heute als erst morgen» können zum Beispiel bereits jetzt 600 Städte und Gemeinde sowie 65’000 KMU, welche Abacus einsetzen, digitale Signatur- und Siegelprozesse nutzen.
Zudem können die Services von DeepSign, einer Abacus-Tochter, von anderen Software-Anbietern verwendet werden. So haben heute beispielsweise Kunden von CMI, innosolvcity oder innosolvenergy, die digitale Signatur- und Siegellösung von DeepSign integriert, und das ohne Schnittstellen. Die zu signierenden Dokumente werden so direkt aus diesen Fachapplikationen via DeepSign versendet und nach abgeschlossenem Signaturprozess automatisch wieder in den entsprechenden Dossiers abgelegt.
Mobile Apps für die Unterschrift von unterwegs
Mit mobilen Apps müssen Dokumente nicht mehr auf dem Notebook oder Arbeitsplatz unterzeichnet werden, sondern können «on the fly» auf dem Smartphone unterzeichnet oder auch eingescannt und digital unterschrieben werden. Dies erhöht den Benutzerkomfort und ist insbesondere für Personen, die viel unterwegs sind, sehr wertvoll.
Fazit:
Der Staat will immer mehr selbst Lösungen im Bereich der Digitalisierung anbieten, die bereits von unabhängigen KMU angeboten werden. Wie die Erfahrung zeigt, ist dies nicht immer die beste Lösung, weil die Prozesse und Lösungen politisch beeinflusst werden.
Die Entwicklung der staatlichen Lösungen dauert zudem Jahre, wie das Beispiel E-ID zeigt. Schon heute können öffentliche Verwaltungen und KMU ihre Digitalisierungsstrategien mit den passenden Lösungen selbstständig umsetzen. Die Corona-Krise hat aufgezeigt, wie mühsam es ist, wenn man physisch vor Ort sein muss, um Dokumente zu unterzeichnen. Der Nutzen sowie die Zeit- und Kostenersparnis dank dem Einsatz von digitalen Signaturen sind offensichtlich.
Egal, welche Lösungen für digitale Signaturen und Siegel eine Firma oder Organisation einsetzen will, eines ist sicher: Wer einmal damit begonnen hat, wird nie mehr zum alten System der von Hand unterschriebenen Dokumente wechseln wollen.
Der Autor
Martin Riedener ist CSO DeepCloud AG
Dieser Beitrag wurde ermöglicht von DeepCloud AG. Die Abacus-Tochter bietet Digitalisierungslösungen an, welche die Zusammenarbeit optimieren und die Effizienz sowie die Leistung der Unternehmen erhöhen. www.deepcloud.swiss
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-2
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