Manuelles Auftragsmanagement ist fehleranfällig und kostet Zeit. Mit einem digitalen und automatisierten Prozess lassen sich Effizienz, Transparenz und Kundenzufriedenheit deutlich steigern. So optimieren Sie Ihre Auftragsabwicklung.
Symbolbild Copilot
Traditionelle Auftragsprozesse: Zeitfresser mit Risiken
Viele Unternehmen arbeiten mit gewachsenen Prozessen, in denen Auftragsdaten manuell erfasst, über Medienbrüche hinweg weitergegeben und oft mehrfach eingegeben werden. Was bei geringen Volumina noch funktioniert, wird bei steigendem Auftragsvolumen zur Belastung – mit Folgen für Kundenzufriedenheit, Liefertermintreue und interne Ressourcen.
Fehlerquellen manuell betriebener Prozesse
Schon bei der Auftragserfassung entstehen Risiken: Wer digitale Bestellungen manuell überträgt, läuft Gefahr, wichtige Informationen zu übersehen oder falsch zu interpretieren – mit teuren Konsequenzen. Auch in der Durchführung kommt es zu Mehraufwand: Prozesse wie Rechnungsstellung, Lagerabgleich oder Versand binden Mitarbeitende unnötig lange an administrative Tätigkeiten.
Warum Digitalisierung im Auftragsmanagement ein Game Changer ist
Durch Automatisierung und digitale Prozessketten lassen sich viele Schritte effizienter und fehlerfreier gestalten:
- Automatische Auftragserfassung: Online-Bestellungen, Formulareingaben und CRM-Opportunities werden direkt übernommen.
- Verknüpfte Ressourcenplanung: Lagerbestände, Nachbestellungen und Bedarfsprognosen greifen automatisch ineinander.
- Terminüberwachung in Echtzeit: Statusupdates, Start- und Endzeiten sind systemgestützt und transparent abrufbar.
- Digitale Rechnungsstellung: Prozesse laufen schneller, transparenter und papierlos – mit positiven Effekten auf Cashflow und Umwelt.
Cloud-ERP als zentrale Lösung: Beispiel Haufe X360
Mit einem Cloud-basierten ERP-System wie Haufe X360 wird aus vielen Einzelprozessen ein durchgängiger, digitaler Ablauf. Die Lösung verbindet CRM, Auftragsmanagement und Warenwirtschaft in einer Plattform – flexibel erweiterbar und jederzeit skalierbar.
Wichtige Funktionen im Überblick:
- Automatisiertes Anforderungsmanagement: Vom Auftrag bis zum Wareneingang digital gesteuert
- Beschaffungsintegration: Kundenaufträge mit Bestellungen automatisch verknüpfen
- CRM-Integration: Opportunities werden zu Aufträgen, inkl. Aufgaben- und Statusverfolgung
- Kreditlimit-Prüfung: Automatische Kontrolle inkl. Freigabeprozesse
- Kundenportal & DMS: Self-Service und digitales Dokumentenmanagement inklusive
Mit Haufe X360 lassen sich auch veraltete Systeme ablösen, die keine Updates mehr erhalten. Dank modularer Erweiterbarkeit und einem flexiblen Preismodell bleibt die Lösung anpassbar und zukunftssicher – bei garantierter Preisstabilität.
Haufe-Lexware GmbH & Co. KG | c/o 2p team GmbH | 6300 Zug | www.haufe-x360.ch
Weitere Informationen und Beiträge bei Haufe X360 in der topsoft Marktübersicht