Der digitale Posteingang verspricht nicht nur Effizienzsteigerung, er revolutioniert auch die Unternehmensprozesse – insbesondere bei direkter Integration in die Business IT. Trotz der offensichtlichen Vorteile zögern viele Firmen jedoch noch. Im Gespräch mit Andrea Elmer von PEAX AG sprechen wir die häufigsten Bedenken an – ihre Antworten entkräften gängige Mythen.
Andrea Elmer, Mitglied der Geschäftsleitung PEAX AG
topsoft Fachredaktion: Wie steht es um die Privatsphäre? Viele sagen: «Ich will nicht, dass jemand meine Post öffnet und liest!»
Andrea Elmer: Anders als beim manuellen Scannen im Büro wird bei einem professionellen Scanservice die Post nicht von Hand, sondern maschinell geöffnet. Im Scanning Center werden die Briefe weitestgehend maschinell und automatisiert verarbeitet: vom Sortieren, Öffnen, Scannen, Einliefern in den digitalen Briefkasten bis hin zur 30-tägigen Archivierung. Menschliches Eingreifen braucht es – wie bei jeder Maschine – nur dann, wenn es Probleme in der Verarbeitung gibt. Für diese Fälle sind die Mitarbeitenden spezifisch geschult: Die Prozesse und Abläufe sind geprüft und entsprechen allen gesetzlichen Vorgaben (Datenschutz, Brief- und Fernmeldegeheimnis, Bankgeheimnis).
Ebenso anders als im Office werden in einem Scanning Center nicht zehn oder hundert Briefe pro Tag gescannt, sondern mehrere zehntausend täglich. Bei dieser Menge wäre eine manuelle Verarbeitung gar nicht möglich.
Und ebenso anders als das Scannen im Office ist ein Scanning Center wie dasjenige, das wir bei PEAX nutzen, mehrfach zertifiziert (ISE 27001, ISO 9001) und es arbeitet mit modernsten Methoden und Technologien, darunter Machine Learning und AI. Nicht zuletzt sind professionelle Scanning Anbieter besonders geschult und versiert im Umgang mit sensiblen Daten, da Banken, Versicherungen, die öffentliche Verwaltung, Gerichte uvm. zu ihren Kunden zählen.
Die automatisierte Verarbeitung geht nahtlos vom Scanning Center in den digitalen Briefkasten über. Das Dokument wird verschlüsselt an den digitalen Briefkasten übergeben und ist dort, ebenso verschlüsselt, einzig für den User bzw. die Userin zugänglich.
Was sagen Sie zu «Datenschutzbedenken» bezüglich sensibler Daten in der Cloud. Wie steht es um die Sicherheit der Daten?
Im Gegensatz zur gängigen Meinung bringt eine gute Cloud-Lösung nicht weniger, sondern mehr Sicherheit. Bei On-Premise-Lösungen sind die Unternehmen selbst dafür verantwortlich, ihre Infrastruktur zu warten, upzudaten und zu schützen. Das ist nicht nur teuer, sondern erfordert auch sehr viel Fachwissen. Hochwertige Schweizer Cloudanbieter sind auf den Betrieb in der Cloud spezialisiert und erfüllen schon allein deshalb höchste Sicherheitsstandards, weil diese ihr Kerngeschäft sind.
Selbstverständlich ist die Wahl eines professionellen Cloudanbieters absolut essenziell und es ist wichtig, sicherzustellen, dass der Anbieter strengste Compliance-Vorschriften erfüllt, tiefgreifende Sicherheitsvorkehrungen trifft und entsprechend zertifiziert ist, dass er regelmässige Audits durchführt und über klare Prozesse zur Datensicherung und Wiederherstellung verfügt. Alle diese Punkte haben wir bei der Wahl unseres Cloudanbieters sorgfältig geprüft.
Können Sie Zahlen bezüglich Einsparungen nennen, wenn der Posteingang konsequent digitalisiert und automatisch weiterverarbeitet wird?
Zeitlich liegen die Einsparungen für die Verarbeitung der Post bei mindestens 50 %, nutzt man den digitalen Briefkasten in Kombination mit einer automatisierten Buchhaltung, können sogar bis zu 70 bis 80 % des Aufwandes bzw. der Kosten eingespart werden. Dank diesen Einsparungen werden in den Unternehmen Ressourcen frei, die für wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden können anstatt für repetitive, manuelle Verarbeitungen und Erfassungen.
Gibt es Zahlen, zur Ökobilanz? Wie viel CO2 z.B. eingespart werden kann?
Der digitale Briefkasten allein verbessert die Ökobilanz noch nicht, dann nach wie vor werden riesige Mengen an Papierpost versandt (1,6 Milliarden Briefe jährlich). Nur indem wir diese Post einscannen, haben wir leider weder Papier noch fossile Brennstoffe oder Strom beim Transport gespart. Allerdings sind wir bestrebt, mit der hybriden Lösung, die wir anbieten (physische und digitale Eingangskanäle), die Verlagerung von der physischen zur digitalen Post proaktiv voranzutreiben. Das gelingt vor allem deshalb, weil Versand und Empfang von digitalen Dokumenten günstiger sind als der physische Weg über das Scanning Center. Und wir sehen deutlich, dass diese Verlagerung schrittweise voranschreitet. So kommt die Post unserer Kunden und Kundinnen bereits heute zu rund 50 % aus digitalen Kanälen – Tendenz steigend. Und je mehr digital und medienbruchfrei gearbeitet wird, desto mehr wird das Digitale gefördert, weil es günstiger, schneller, einfacher ist.
Haben KMU den Nutzen von konsequent digitalisierten End-to-End Prozessen erkannt? Oder schlummert da noch ein grosses Potenzial?
Da schlummert ein riesiges Potenzial. Viele KMU haben das Gefühl, sie seien bereits stark digitalisiert. Das stimmt insofern, dass viele Prozesse vom Analogen ins Digitale überführt wurden. Das volle Potenzial durchgängig digitaler Prozesse wird aber von den meisten noch lange nicht ausgeschöpft und es gibt immer noch zahlreiche Medienbrüche, wenig Vernetzung, wenig Automatisierung und viele manuelle, teilweise sogar doppelspurige Tätigkeiten. Ein digitaler Briefkasten ist ein optimaler Ausgangspunkt, um Administrationsprozesse wie den Kreditorenprozess von Anfang auf digital aufzusetzen und automatisierte, toolübergreifende Prozesse zu implementieren. Digitale Transformation anstelle von Digitalisierung lautet hier das Zauberwort. Und das nicht mit aufwendigen IT-Projekten, sondern durch die schnelle und einfache Anbindung von SaaS-Lösungen.
Carte Blanche: Ihre Quote zum Thema?
Der entscheidende Faktor, ob digitale Transformation gelingt oder nicht, ist nicht die Technologie. Der entscheidende Faktor ist der Mensch und sein Mindset. Die Frage ist, ob wir unsere Prozesse tatsächlich digitaler, effizienter, durchgängiger gestalten wollen oder nicht. Sichere und gut funktionierende Technologie dazu gibt es längst.
Vielen Dank für das spannende Gespräch!
Die Antworten von Linus Rudolph von KLARA finden Sie hier
Das gekürzte Interview mit beiden Fachpersonen können Sie hier lesen
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-1
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