Edelweiss Air ist seit fast dreissig Jahren die führende Schweizer Ferienfluggesellschaft. Werte wie Sicherheit, Verlässlichkeit und Präzision sind für Edelweiss nicht nur Lippenbekenntnisse – dies gilt auch bei der Zeiterfassung. Deshalb machte das Unternehmen bei den Bodenmitarbeitenden den Sprung von Excel zum digitalen Zeiterfassungstool TimeShepherd.
Bildquelle: Edelweiss Air, Creator: Dominik Baur
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Schweizer Werte wie Sicherheit, Verlässlichkeit und Präzision sind für Edelweiss Air nicht nur Lippenbekenntnisse, sondern gelebte Realität, die in sämtlichen Bereichen des Unternehmens konsequent umgesetzt werden. Fügt man dem eine grosszügige Portion Herzlichkeit und Gastfreundlichkeit hinzu, hat man alle Zutaten für ein beschwerdefreies und genussvolles Reisen über den Wolken.
Von Excel zu digital
Gute Mitarbeitende machen gute Unternehmen aus. Gutes Arbeiten erfordert wiederum gute Werkzeuge, die helfen, Aufgaben zu vereinfachen, Abläufe zu verbessern, Transparenz sicherzustellen und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Im Bereich Zeiterfassung machten die Bodenmitarbeitenden von Edelweiss Anfang 2023 den Sprung von Excel zum digitalen Zeiterfassungstool TimeShepherd aus dem Hause Lothal Datentechnik & Partner AG.
Im Gespräch mit Pascal Reinle, Manager HR Digitalisierung und Prozessmanagement bei Edelweiss, erfahren wir mehr über die Hinter- und Beweggründe für diesen Schritt – und wie sich das neue Tool so macht.
Schub in Richtung digitale Zeiterfassung
Die Pandemie hatte die Welt lange Zeit im Griff und stellte die Arbeitswelt gründlich auf den Kopf. Die Auswirkungen für die Luftfahrtindustrie waren besonders hart und führten vielerorts zu Stellenabbau und Kurzarbeit. Die Krise (er)forderte vor allem viel Flexibilität und ein rasches Umstellen auf neue Arbeitsformen, wie etwa das Arbeiten von zuhause. Wie Pascal Reinle sagt, habe die Pandemie deutlich gemacht, wie wichtig flexible Arbeitsmodelle und mobiles Arbeiten sind, inklusive mobiler Zeiterfassung. So gesehen habe die Pandemie gewissermassen den Schub in Richtung digitale Zeiterfassung gegeben.
Must-Have Kriterien
Um die richtige Wahl bei der Suche nach einer passenden digitalen Zeiterfassung zu treffen, erstellte die Airline unter der Federführung von Pascal Reinle ein Lastenheft mit den wichtigsten Anforderungen. Dazu zählten:
- Standortunabhängige Zeit- und Abwesenheitserfassung
- Web- und mobile Lösung
- Intuitive und verlässliche Handhabung
- Einfaches und zeitsparendes Erfassen und Verwalten von Arbeitszeiten inkl. Berücksichtigung von Pausen
- Einfaches Erfassen und Verwalten von Abwesenheiten aufgrund von Krankheit, Unfall, Ferien, inkl. Beantragungsprozess und Freigabe durch Vorgesetzte
- Automatisches Führen von Zeitkonten mit aktuellen Saldi zu Mehr- und Minderarbeit (Überstunden, Überzeit, Minusstunden), Feriensaldo, Krankheits- und Unfalltagen etc.
- Integrierter, übersichtlicher Abwesenheits- und Ferienplanungskalender für Führungskräfte
- Erfüllung aller Datenschutzrichtlinien gemäss Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
- Integriertes Reporting mit Auswertungs- und Filtermöglichkeiten nach definiertem Rollenberechtigungskonzept
- Schnittstellen-Tauglichkeit mit Anbindung an Personal- und Organisationsdaten
TimeShepherd überzeugt durch Look and Feel
Man habe verschiedene Angebote geprüft, teilt uns Pascal Reinle mit. Grundsätzlich hätten alle gesichteten Softwarelösungen die gestellten Anforderungen erfüllt. Was also gab den Ausschlag zugunsten von TimeShepherd? Laut Pascal Reinle hob sich die Software primär durch ihr «Look und Feel» ohne unnötigen Schnickschnack von den anderen Angeboten ab. Zudem entsprach die Dimension von TimeShepherd den Bedürfnissen der Airline am besten. Als weiteres Plus sei der Schweizer Standort der Firma Lothal Datentechnik gewertet worden.
Gelungenes Onboarding
Das beste Zeichen für ein gelungenes Onboarding einer neuen Software ist, wenn sie innert kürzester Zeit zum selbstverständlichen Alltag der User gehört. So geschehen bei den rund 200 Bodenmitarbeitenden von Edelweiss. Laut Pascal Reinle ist die Umstellung von Excel zu TimeShepherd ohne nennenswerte Zwischenfälle erfolgt. Man habe im Vorfeld den Wechsel mittels Videokommunikation angekündigt, Unterlagen zur Verfügung gestellt und den Mitarbeitenden Frage-Antwort Runden zur neuen Zeiterfassungssoftware angeboten. Der Bedarf nach Letzterem sei aber gering gewesen, was die intuitive und selbsterklärende Bedienung und Benutzeroberfläche von TimeShepherd verdeutlicht.
Optimale Zusammenarbeit
Dass der Wechsel zu TimeShepherd praktisch hürdenfrei verlief, ist sicherlich auch der vorbildlichen Zusammenarbeit zwischen Pascal Reinle und Sabine Codiga, IT-Beraterin bei der Lothal Datentechnik & Partner AG, zu verdanken. Auch nach erfolgter Einführung kann Edelweiss jederzeit auf diesen Support zurückgreifen. Vieles lasse sich via Ticketsystem oder E-Mail klären, sagt Pascal Reinle. Die telefonische Erreichbarkeit der Firma Lothal bei komplexeren Anliegen wertet Herr Reinle dennoch als sehr positiv und mache die Firma nahbar.
Gutschweizerische Werte kommen nie aus der Mode
Auf den ersten Blick mögen eine renommierte Schweizer Ferienfluggesellschaft und eine moderne Schweizer Softwarefirma wenig Verbindendes haben. Im Gespräch mit Pascal Reinle zeigt sich aber sehr bald, dass Edelweiss und Lothal Datentechnik einiges gemeinsam haben: So werden Werte wie Verlässlichkeit, Präzision, Sicherheit und Kundenorientierung bei beiden Unternehmen grossgeschrieben. Es sind dies gutschweizerische Tugenden, die nie aus der Mode kommen und das Fundament bilden für Qualität, Innovationsgeist und Topservice. Beim Kleinunternehmen Lothal Datentechnik bedeutet dies, dass alle Mitarbeitenden engagiert, proaktiv und zielgerichtet mitarbeiten und dabei nie die Kundenperspektive aus den Augen verlieren.
Fazit
Man soll den Tag bekanntlich nicht vor dem Abend loben. Dennoch: Bereits nach wenigen Monaten im Einsatz erweist sich TimeShepherd für die Edelweiss Bodenmitarbeitenden als einfach, angenehm und zuverlässig in der Bedienung. Wie uns Pascal Reinle mit einem Lächeln verrät, sei man durch TimeShepherd auch auf verschiedene neue Auswertungsmöglichkeiten für die HR-Abteilung gestossen, welche aufwendige Umfragen ersetzten.
Bei Anliegen stehe die Lothal Datentechnik jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. So auch kürzlich bei der Umsetzung der Integration von Pausenabzügen. Die Firma Lothal Datentechnik sei zwar klein, verfüge aber über ein Topprodukt und versierte, agil agierende Mitarbeitende. Fügt man dem, wie es die Lothal Datentechnik tut, erstklassigen Service und Nahbarkeit hinzu, hat man alle Zutaten für ein beschwerdefreies und genussvolles digitales Zeitmanagement.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Lothal Datentechnik & Partner AG in Zürich, dem Spezialisten für optimales Zeit- und Zutrittsmanagement. Lückenlos – und alles aus einer Hand. www.lothal.ch
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-3
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