Digitale Vertragsakte – Alle Verträge voll im Griff

Automatisieren Sie Ihr Vertragswesen – EASY CONTRACT macht die Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen schneller, effizienter und zuverlässiger. Informationen und Anlagen stehen allen Berechtigten einheitlich und lückenlos zur Verfügung. Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen werden automatisch überwacht.

Durch das Delegieren von Aufgaben und eine Vertreterregelung ist die ordnungsgemässe Vertragsbearbeitung jederzeit sichergestellt. Detaillierte Schreib- und Leserechte schützen vor unsachgemässem Umgang mit vertraulichen Vertragsdokumenten.

EASY CONTRACT ist flexibel – EASY CONTRACT ist webbasiert, multiplattformfähig und offen zu anderen Systemen. EASY CONTRACT lässt sich individuell an vorhandene Systemarchitekturen, Datenbankstrukturen und Workflows anpassen. Die Bedienung im Browser ist intuitiv und selbsterklärend.

Blitzschnell von der Anfrage zum Vertrag – EASY CONTRACT bietet standardisierte Vorlagen, zum Beispiel für Miet-, Kauf- und Dienstleistungsverträge. Das teamübergreifende Dokumentenmanagement sorgt etwa beim Versionieren, Aus- und Einchecken sowie bei der Ad-hoc-Versendung für Tempo. Darüber hinaus sorgt EASY CONTRACT standortübergreifend für die Einhaltung der vorgegebenen Genehmigungsworkflows – und minimiert die sonst üblichen Zeitverluste.

Übersicht durch intelligentes DMS – Durch die Ablage der Verträge und der zugehörigen Unterlagen im zentralen Dokumentenmanagement-System ergeben sich vielfältige Recherchemöglichkeiten – etwa durch Volltextsuche. Durch die zentrale Ablage lassen sich Zugriffsrechte übersichtlich administrieren. Die revisionssichere Archivierung der Vertragsdokumente kann durch das DMS weitgehend automatisiert werden.

Zahlungstermine automatisch überwachen – Das Tool zur Fristenkontrolle von EASY CONTRACT erlaubt die Vorgabe mehrerer Fristen mit Vorfristen in jedem Vertrag. Die Termine werden überwacht und bei Überschreitung setzt ein mehrstufiges Eskalationsverfahren ein. Als zusätzliche Sicherheit können Vertretungsregelungen für Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter definiert werden.

Verlässliche Liquiditätsplanung – EASY CONTRACT bietet wirksame Instrumente für eine valide Liquiditätsplanung. So können Sie zum Beispiel mehrere Zahlungspläne pro Vertrag erstellen. EASY CONTRACT unterscheidet zwischen Budget und Planzahlen und liefert aggregierte Auswertungen der Zahlungspläne über mehrere Verträge und Vertragsarten.

IHR NUTZEN

• Transparente Verwaltung von Verträgen jeder Art
• Durch mehrstufige Fristenkalender mit Eskalationsmechanismen: Fristversäumnisse gehören der Vergangenheit an
• Einheitliche und transparente Informationen zu Verträgen: schnellere Reaktionszeit, Reduzierung der Kosten, Erhöhung der Kundenzufriedenheit
• Durchlaufzeiten werden reduziert
• Übersichtliches Berechtigungskonzept
• Nachvollziehbarkeit durch eine detaillierte Protokollierung (revisionssichere Archivierung optional)