Seien wir ehrlich – Rechnungen erhalten macht keine Freude. Aber da sie zum Geschäftsalltag dazugehören, müssen sie eben sein. Da kann man sich das Leben schwer machen und alle Rechnungen manuell verarbeiten. Oder aber man nutzt ein System für die digitale Rechnungsverarbeitung und setzt auf die elektronische Rechnung – und merkt, wie viel Zeit und Nerven das spart.
Erhaltene Rechnungen sind kein besonders attraktives Thema, eher ein notwendiges Übel im Geschäftsleben. Und auch wenn jetzt immer mehr Unternehmen dazu übergehen, statt einer Rechnung mit Einzahlungsschein eine QR-Rechnung zu schicken, die Verarbeitung dieser Rechnungen ist noch immer eine weitgehend manuelle Angelegenheit. Auch wenn verschiedene elektronische Formate im Kommen sind, so sind sie in der Schweiz doch noch eher Mangelware.
Mit einem digitalen Rechnungsmanagement können Sie aber sowohl standardisierte Fakturen als auch simple Papierrechnungen oder PDFs einfach und effizient verarbeiten. Während Papierrechnungen eingescannt und wie auch PDFs vom System automatisch ausgelesen werden, werden die Angaben der Rechnungen im standarisierten Format direkt übernommen.
Sie bestimmen dabei den Grad der Automatisierung selbst. Mit verschiedenen Komponenten können Sie die digitale Rechnungsverarbeitung von ELO ganz nach Ihrem Wunsch anpassen und erweitern.
Sie behalten so jederzeit die Übersicht über alle Rechnungen sowie die Zahlungsfristen und verpassen auch allfällige Skontoabzüge nicht. Das System erlaubt Ihnen, je nach Bedarf Statistiken zu führen und alle Detailinformationen zu den Rechnungen jederzeit einzusehen. Und natürlich kann das digitale Rechnungsmanagement an gängige ERP-Systeme angebunden werden, damit alle Daten dort zu finden sind, wo sie gebraucht werden.
Elektronische Rechnungen sind die Zukunft
Fakt ist: Rechnungen werden schon bald als elektronische Rechnung verschickt, denn digital und papierlos sieht die Zukunft auch in der Buchhaltung aus. Mit der elektronischen Rechnung von ELO setzen auch Sie auf das richtige Pferd.
Denn es ist eine Frage der Zeit, bis es gar keine Papierrechnungen mehr gibt. In verschiedenen europäischen Ländern ist die elektronische Rechnung im Verkehr mit den Behörden bereits Pflicht, in einigen Staaten auch schon zwischen Unternehmen.
Und auch in der Schweiz wechseln immer mehr Unternehmen mindestens zu eBill, der digitalen Rechnung, welche direkt ins E-Banking der Kundschaft eingespielt wird. Die Prozesskosten sind bei digitalen Rechnungen im Vergleich zur Fakturierung auf Papier bzw. mittels PDF bis zu 50 % tiefer. Können Sie es sich leisten, davon nicht zu profitieren?
Eine elektronische Rechnung, auch E-Rechnung genannt, ist ein digitales Dokument, das in einem strukturierten Datenformat (z. B. XML) erstellt, übertragen und empfangen wird. Zudem muss sie automatisiert weiterverarbeitet werden können. Das heisst dann aber auch, dass Rechnungen, die als PDF per E-Mail verschickt werden, keine elektronischen Rechnungen sind, genauso wenig wie Papierrechnungen, die nachträglich digitalisiert werden.
Elektronische Rechnungen sind zukunftsweisend, denn Sie sparen nicht nur Zeit und Geld, sie sind auch sicherer. Die strukturierten Daten werden ohne Medienbrüche in die Zahlungssoftware übernommen. Kontonummern werden nicht falsch abgetippt, es gibt keine fatalen Zahlendreher im Betrag und das Zahlungsdatum ist nicht aus Versehen der 04.06. statt des 06.04. – alles vermeidbare Fehler, die unter Umständen sehr teuer werden können.
Dem Datenschutz wird bei den elektronischen Rechnungen ebenfalls grossen Wert beigemessen, alle unsere digitalen Lösungen erfüllen sämtliche gesetzlichen Vorgaben. Und Sie vereinfachen das Leben in der Buchhaltung ungemein – und sparen bares Geld.
Sind auch Sie bereit für die digitale Rechnungsverarbeitung und elektronische Rechnungen? Wir beraten Sie gerne persönlich.
P.S. Haben Sie noch Fragen zur Umstellung auf die QR-Rechnung, welche den klassischen Einzahlungsschein ablöst? Im kostenlosen Whitepaper zum Thema digitale Rechnungsverarbeitung werden diese kompetent beantwortet.
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