Die Zukunft ist visuell und mächtig

Dokumentenmanagement ist längst mehr als zentrales Speichern von Dokumenten. Wo man sich früher mit der Möglichkeit begnügte, PDFs mit «OCR» durchsuchbar zu machen und mit Metadaten anzureichern, erwartet der moderne Nutzer, dass ein Produkt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments abdeckt. Dieser beinhaltet neben der kollaborativen Erstellung von intelligenten Vorlagen für Texte und Formulare auch deren anschliessende Verhandlung, Freigabe und Signatur sowie die Möglichkeit, exekutierte Dokumente zu überwachen, zu analysieren und zu archivieren. Idealerweise ist das Produkt zudem in der Lage, bei Bedarf in vorhandene Systeme integriert zu werden.

Eine Dokumentenvorlage besteht – neben dem eigentlichen Inhalt und den dazugehörigen Metadaten, Beschreibungen und Kommentaren – insbesondere aus ihren Automatisierungsmöglichkeiten. Mithilfe von Variablen, Fragen, Bedingungen und vordefinierten Textbausteinen soll ein Dokument in Zukunft auch in anderen Konstellationen mit wenigen Mausklicks wiederverwendet werden können.

In dieser Phase entscheidet der Nutzer in einem webbasierten WYSIWYG-Editor (WYSIWYG: «what you see is what you get»), was mit einer Vorlage passiert. Sind kollaborative Verhandlungen mit der Gegenseite vorgesehen? Sollen maschinenlesbare Daten (wie Parteien, Preise oder Laufzeiten) automatisch exportiert werden? Wer muss das Dokument vor Versand in welcher Reihenfolge freigeben?

Ein moderner WYSIWYG-Editor bietet im Vergleich zu Vorlagen, die im Rahmen von abstrakten IT-Projekten starr vorgefertigt werden, zudem den Vorteil, dass kleinere Anpassungen am Inhalt jederzeit auch von IT-Laien vorgenommen werden können.

Nicht jedes Szenario eignet sich für intelligente Vorlagen. Bei stark individualisierten Dokumenten und solchen, die von Dritten stammen, möchte man lediglich die wichtigsten inhaltlichen Merkmale automatisch erkennen und extrahieren können sowie für eine effizientere Archivierung mit Metadaten anreichern.

Da nicht immer jedes Dokument über die Dokumentenmanagementsoftware exekutiert werden kann, sollen des Weiteren alle intelligenten Vorlagen zu jedem Zeitpunkt in verschiedenen Formaten wie .docx, .pdf, .html oder .json exportiert werden können.

Eine eigene IT-Infrastruktur mit Serverraum gehört für immer mehr Unternehmen der Vergangenheit an. Die Lösung soll überall sicher und zuverlässig verfügbar sein. Deshalb setzen moderne SaaS-Produkte mindestens auf SSL-Verschlüsselungen bei der Kommunikation zwischen dem Endnutzer und dem Applikationsserver, schützen die Benutzerrechte durch Row-Level-Security auf Datenbankebene und setzen auf «data at rest» sowie «data in transit» Verschlüsselung.

Im Idealfall kann der Lizenznehmer die SaaS-Lösung gar auf einer separaten Instanz einsetzen und bewahrt so die Daten seines Unternehmens physisch getrennt auf. 

Dies bedeutet, dass der Lizenznehmer auf einen reifen, lokalen Schweizer Dienstleister seiner Wahl zurückgreifen und möglichen Konflikte mit dem CLOUD-Act oder datenschutz- sowie aufsichtsrechtliche Risiken minimieren kann.

Man muss sich bei einem DMS nicht mit den üblichen «Standardfunktionalitäten» zufriedengeben. Liebäugelt man mit dem Einsatz eines (neuen) DMS, lohnt es sich, auch Produkte von lokalen Startups in Betracht zu ziehen. Häufig sind diese technologisch auf dem allerneusten Stand und die Entwickler zudem bereit, auf individuelle Bedürfnisse einzugehen.

Perica Grašarević begleitet als Rechtsanwalt insbesondere Digitalisierungsprojekte und ist Mitgründer von Contract Vault GmbH, der Entwicklerin der Schweizer Dokumentenautomatisierungslösung «DocIQ».