Der kostbare Nutzen einer Enterprise Content Management (ECM) Lösung geht viel weiter als oft gedacht. Dokumenten-, Case- und Compliance-Management, Business Process Automation oder auch die rechtskonforme digitale Archivierung erweisen sich immer häufiger als unumgänglich, wenn es um die effiziente, wirtschaftliche und sichere unternehmensweite Verarbeitung von Dokumenten und Inhalten geht.
Sichere, strukturierte und digitale Verwaltung sämtlicher Dokumente und Inhalte mit ECM (Grafik Arcplace)
ECM-Plattformen finden in unterschiedlichsten Geschäftsbereichen Anwendung, wobei die Lösungen nicht fachspezifisch sind und dadurch flexibel eingesetzt werden können. So profitieren beispielsweise Finanzabteilungen von der digitalen Rechnungsverarbeitung, das HR-Team spart Platz und Zeit dank elektronischer Personaldossiers und die Postverteilung erfolgt effizient via digitalen Posteingang.
Durch den Einsatz einer zentralen Plattform für alle Dokumente und Daten wird das gesamte Potenzial und Wissen des Unternehmens an einem Ort gebündelt. Systeme wie beispielsweise ERP, CRM oder HR-Software werden über diese Plattform miteinander vernetzt und damit langfristig das Maximum aus der Investition herausgeholt. Was spricht also gegen die Einführung einer ECM-Lösung? Nichts – aber …
… gut durchdacht ist halb gewonnen
Bevor sich ein Unternehmen für die Einführung einer ECM-Lösung entscheidet, sollten die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen klar sein. Welche Arten von Dokumenten und Inhalten sollen verwaltet werden, wie viele Benutzer aus welchen Abteilungen benötigen Zugriff und welche Funktionen werden tatsächlich gebraucht? Gibt es Sicherheitsattribute – wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselungen oder Prüfprotokolle – die den Schutz sensibler Daten sicherstellen müssen? Kann die Integration bestehender Systeme gewährleistet werden? Auch Faktoren wie die allgemeine Unternehmensstrategie, Compliance-Anforderungen und Finanz- und Personalressourcen dürfen nicht ausser Acht gelassen werden.
Zu den weiteren Überlegungen gehören ebenfalls die Benutzerfreundlichkeit der Plattform genauso wie die Skalier- und Messbarkeit, welche eine womöglich wachsende Zahl von Benutzern sowie Dokumenten und Inhalten berücksichtigen kann. Nicht zu vergessen und ein äusserst wichtiger Punkt ist das Change Management. Das Projekt kann nur dann zum Erfolg führen, wenn die Mitarbeitenden mitziehen.
Zwei Fallbeispiele aus der Praxis
Die Coop Mineraloel AG hat die Rechnungs- und Gutschriften-Prozesse für die über 320 Coop Pronto Franchisepartner digitalisiert. Herzstück der ECM-Lösung bildet eine Cloud-Dokumenten-Plattform, über welche einfach auf die Belege zugegriffen werden kann. Dank automatisierten Freigabe-Workflows konnten die Prozessdurchlaufzeiten markant reduziert werden.
Der Jungheinrich AG – Marktleader auf dem Gebiet der Intralogistik – fehlte ein digitales Vertragsmanagement. Durch die Implementierung einer ECM-Lösung gewinnt das Unternehmen viel Zeit und Platz. Sämtliche Verträge werden elektronisch über eine ECM-Plattform erstellt, bearbeitet und zentral abgelegt. Die aufwändige Suche nach Informationen entfällt, Durchlaufzeiten werden verkürzt und eine physische Archivierung der Papiere wird hinfällig.
Der Einsatz einer ECM-Lösung ist genauso flexibel wie deren Umsetzungsmodelle. Einerseits gibt es die klassische on-premise Installation, andererseits kann zwischen den Servicemodellen «Managed» oder «Cloud» gewählt werden. Bei der Einführung einer ECM-Lösung ist eine kompetente Beratung durch den Experten in jedem Fall empfehlenswert.
Arcplace AG | 8008 Zürich | www.arcplace.ch
Weitere Informationen und Beiträge bei Arcplace in der topsoft Marktübersicht