Die smarte Art der Zeiterfassung

Für produzierende Unternehmen sind auch die Integration von Schichtzulagen, Absenzen, Vorholzeiten, Sonn- und Feiertagszulagen oder die Auszahlung von Überzeiten von zentraler Bedeutung. Ein Zeiterfassungssystem muss so konzipiert sein, dass es auf die Bedürfnisse jedes Unternehmens abgestimmt werden kann: vom einzelnen Modul bis zur integrierten Lösung. Die Abacus Zeiterfassung wird diesem Anspruch gerecht und ermöglicht die individuelle Kombination verschiedener Zeiterfassungs-Prozesse - sei es mobil mit dem Smartphone, stationär über die Stempeluhr, automatisch anhand eines Beacons oder im Browser über das Mitarbeiter-Portal. 

Das Bedürfnis nach smarten Lösungen, Effizienzsteigerung und Automatisierung im Zeiterfassungsprozess wächst zunehmend auch bei kleineren und mittelgrossen Unternehmen. Denn es kostet Zeit, den Monatsrapport des Servicetechnikers, der seine Einsätze in Papierform dokumentiert, manuell zu verarbeiten. Auch das Modell «Stempeluhr» kann mit erheblichem administrativem Aufwand verbunden sein, wenn am Monatsende die einzelnen Tagesstempelungen noch zusammengerechnet werden müssen. 

Ein Zeiterfassungssystem muss unter Umständen komplexen Anforderungen gerecht werden, die weit über das Registrieren von «Kommen und Gehen» der Mitarbeitenden hinausgehen. Denn eines ist klar: Arbeitszeit ist nicht gleich Arbeitszeit. Sie unterscheidet sich mitunter im Hinblick auf die Zuschläge, die zum Beispiel für Nachtschichten geltend gemacht werden können. Zudem muss die Arbeitszeit bei vielen Unternehmen einer Projektzeit oder spezifischen Kostenstellen zugewiesen werden. Diese Kostenstellen müssen im Zeiterfassungssystem aufbereitet sein – und zwar so, dass sich das Rapportieren für die Mitarbeitenden intuitiv und zeitsparend gestaltet. Dies bei gleichzeitiger Reduktion des administrativen Aufwandes am Ende des Monats.

Durch den Einsatz eines modernen Zeiterfassungssystems können personelle Ressourcen optimal geplant und verwaltet werden. Weiterhin reduziert sich der Zeitaufwand in vielen Bereichen, da die Planung des Personals vereinfacht und ein optimaler Überblick über die Arbeitszeiten und Absenzen gegeben ist. Mobile Apps wie AbaCliK und AbaClock ermöglichen beispielsweise ein standortunabhängiges Erfassen der Arbeits- und Leistungszeit sowie von Spesen. Der Servicetechniker kann seine Arbeitszeit damit bequem auf seinem Smartphone erfassen, sobald er seinen Auftrag beim Kunden ausgeführt hat und in den wohlverdienten Feierabend geht. 

Kein Unternehmen ist wie das andere. Aus diesem Grund gleicht kein Zeiterfassungsprojekt dem anderen. Die Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems kann sich komplex gestalten. Hat sich ein Unternehmen für diesen Schritt entschieden, prüft das Team von BDO Abacus die individuellen Kundenbedürfnisse und Anforderungen. Gemeinsam wird eruiert, welche Module diesen Bedürfnissen beikommen und damit sinnvoll sind, bevor die effektive Umsetzung startet. Eine weitsichtige Planung, die auch das Herz des Unternehmens – die Mitarbeitenden – miteinbezieht, ist hierbei von ausschlaggebender Bedeutung. Ein Projekt, das BDO Abacus mit Chocolat Bernrain im Jahr 2020 umgesetzt hat, veranschaulicht beispielhaft, wie spezifisch die Anforderungen sein können – und dass sich die Einführung eines vielseitigen Zeiterfassungssystems am Ende immer lohnt.

Die Chocolat Bernrain in Kreuzlingen hat sich 2019 dazu entschieden, auf die digitale Zeiterfassung umzustellen und sich hierfür BDO Abacus anzuvertrauen. Von Beginn an standen in diesem Projekt die Bedienfreundlichkeit für Anwender und eine hohe Flexibilität in der Verarbeitung im Zentrum.

Ein Blick zurück zum Projektstart: In der konzeptionellen Phase wurde klar, dass sich die bestehende funktionale «Spezialität» von Chocolat Bernrain, nämlich die Erfassung der Kostenstellen via Scanpistole, nicht so einfach in Abacus integrieren lässt. Aber was wäre ein Projekt ohne Herausforderungen? Zum Ziel führte, wie so oft, eine konstruktive Zusammenarbeit. Mit Hilfe eines externen Partnerunternehmens konnte die gewünschte Lösung realisiert und gleichzeitig modernisiert werden. Sie ermöglicht es den Mitarbeitenden von Chocolat Bernrain, neu via Batch und Handy die Zeiten auf Kostenstellen zu erfassen. Die Einführung im Januar 2020 erfolgte termingerecht, trotz relativ kurzer Testphase. Die Mitarbeitenden des Unternehmens wurden intensiv geschult und erfassen seither ihre Zeiten mit der neuen «Smart Zeiterfassung». Die Chocolat Bernrain profitiert zudem von Optimierungen im Bereich der Auswertungen, die grössere Zeitersparnisse beim Controlling ermöglichen.

BDO Schweiz AG | CH-8005 Zürich | Autor: Claudio Fortunato, Leiter Abacus HR | www.bdo.ch/abacus

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