In vielen Unternehmen werden Daten in verschiedenen Systemen und damit unterschiedlichen Formaten gehalten. Sei es in Excel, in Datenbankprogrammen wie Access dBase oder in simplen Word-Tabellen. Dies führt zu inkonsistenten Daten, zu Fehlern und teilweise zu massiver Mehrarbeit. Da kann die richtige Projektmanagement-Software helfen, Ordnung hineinzubringen. Wie man die passende Software findet, zeigt der Spezialist Simon Grenacher in seinem handlichen Ratgeber auf. Und wir betrachten mal kurz genau die Problematik der verschiedenen Datenformate.
Sie kennen das bestimmt auch: Excel ist in den meisten Betrieben die Allzweckwaffe, wenn es um Tabellen und Daten geht. So gut Excel auch geeignet ist für Kalkulationen oder Dokumentationen - wenn eine Unternehmenssoftware vorhanden ist, ist für geschäftsrelevante Informationen die Datenhaltung in Excel eine denkbar schlechte Lösung. Dies gilt auch für andere Systeme ausserhalb der Unternehmenssoftware.
Der leicht verständliche Ratgeber "Mit der passenden Projektmanagement-Software zum digitalen Dienstleistungsunternehmen" von Simon Grenacher kann kostenlos bestellt werden und wird an Adressen in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein versandt.
«Schwächen von Excel müssen Stärken der Projektmanagement-Software sein» postuliert deshalb der Autor im seinem Ratgeber nachdem er übersichtlich aufgelistet hat, welche Probleme durch den Einsatz von Microsoft Office in Unternehmen entstehen.
Dazu meint Dr. Marcel Siegenthaler, Senior Consultant bei topsoft: "Wenn wir als Berater in einem Unternehmen die Abläufe analysieren und die vorhandene Softwarelandschaft aufnehmen, so stossen wir in der Regel auf eine stattliche Anzahl kleinerer aber auch grösserer Datensammlungen ausserhalb der Unternehmenssoftware. Beispielsweise sind das alte Access-Datenbanken welche die Maschinenkonfigurationen bei den Kunden abbilden, Excel-Listen mit potenziellen Aufträgen, etc."
Mit einer umfassenden Business-Software versucht man dann, diese Datenbestände und lokalen Abläufe in die neue Software zu integrieren. Es besteht dabei aber durchaus die Gefahr, dass trotzdem schon bald wieder "Management by Excel" betrieben wird.
Prominente Gründe dafür werden im Ratgeber "Mit der passenden Projektmanagement-Software zum digitalen Dienstleistungsunternehmen" angesprochen. Neben dem, dass die neue Software alles viel einfacher, schneller und schöner ermöglichen soll, stellen wir oft fest, dass sich jeder Mitarbeitende persönlich optimieren will.
Die für einen persönlich wichtigen Vorgänge sind dabei vielleicht tatsächlich schneller und einfacher per Excel zu lösen, das kann durchaus zutreffen. Letztlich funktioniert eine Firma aber nur erfolgreich, wenn das Handeln jedes Einzelnen einen positiven Beitrag für das gesamte Unternehmen ergibt. Fragmentierte Softwareteile, welche nur von einzelnen bedient werden, laufen häufig dem Gesamtinteresse zuwider.
Ein bisschen mehr Aufwand mit der vielleicht ungeliebten Unternehmenssoftware kann mithelfen, die Datenqualität zu heben und wertvolle Daten auch anderen Mitarbeitenden zugänglich zu machen. Oft ist dies weniger ein Problem der Software, sondern muss organisatorisch und über die Führung gelöst werden.
Zum wichtigen Thema, wie die Akzeptanz für die Software aufgebaut werden kann, finden Sie im Buch ein ganzes, lesenswertes Kapitel.
Autor
Simon Grenacher ist Berater, Informatiker und als Mitinhaber der proles solutions ag Spezialist für Projektmanagement-Software
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