Als Privatbank verfügt die Banque Cramer & Cie SA über eine jahrhundertalte Tradition. Doch das Finanzinstitut ist alles andere als verstaubt. Digitalisierung ist ein allgegenwärtiges Thema. Seit kurzem kommen in den Bereichen HR und Finanzen mit Abacus Business Software von BDO modernste IT-Anwendungen zum Einsatz. Damit sorgt die international tätige Bank intern mit vereinfachten, aber umso effizienteren Prozessen für noch mehr Professionalität.
Die Banque Cramer & Cie SA gehört zu den ältesten Finanzinstituten der Schweiz. Seit dem frühen 18. Jahrhundert unterstützt sie ihre Kunden bei der Vermögensverwaltung. Die Schweizer Privatbank mit Sitz in Genf und Niederlassungen in Zürich, Lugano und Lausanne sowie einer Tochtergesellschaft in Nassau betreut anspruchsvolle private und institutionelle Kunden: vermögende Privatpersonen und Familien, insbesondere auch Unternehmer und hochrangige Führungskräfte, ebenso wie unabhängige Vermögensverwalter, Family Offices und institutionelle Anleger. Sie finden bei der Banque Cramer & Cie SA individuelles Portfolio Management-, Beratungs- und weitere Vermögensdienstleistungen. Dass die Privatbank erfolgreich auf Wachstumskurs ist, zeigen diverse Übernahmen in den letzten Jahren. Heute verwaltet die Gesellschaft ein Kundenvermögen im Wert von über fünf Milliarden Schweizer Franken.
Mit Business Software zu mehr Eigenständigkeit
Aufgrund des starken Wachstums stieg die Anzahl der Mitarbeitenden innert kürzester Zeit von 50 auf über 110 Beschäftigte. Da gleichzeitig auch die Komplexität der Unternehmensorganisation zunahm, erhöhten sich in Folge auch die administrativen Anforderungen in den Bereichen HR und Finanzen. Die bestehende Finanzbuchhaltung-Software sowie die externe Zusammenarbeit mit der AHV-Ausgleichskasse bei den Lohnabrechnungen stellten sich zunehmend als Engpässe heraus. Gerade im HR war es bisher nicht einfach, rasch auf Personaldossiers der jeweiligen Niederlassungen zuzugreifen. Auch bei den Payroll-Prozessen zeigte die Erfahrung, dass eine interne Abwicklung deutlich effizienter ist als die Auslagerung an spezialisierte, externe Dienstleister. So mussten früher beispielsweise bei Personalmutationen die entsprechenden Mitarbeiterdaten aufbereitet und anschliessend übermittelt werden. Diese wurden extern angepasst und zur Kontrolle an die HR-Abteilung der Banque Cramer & Cie SA zurückgespielt. Der Verwaltungsrat fasste daher den Entschluss, die Privatbank in den Bereichen HR und Finanzen künftig professioneller aufzustellen und die entsprechenden Prozesse so weit wie möglich zu vereinfachen und automatisieren. Dabei sollte die gesamte Prozesshoheit wieder bei den internen Fachabteilungen angesiedelt sein. Von vorneherein war den Verantwortlichen bei der Privatbank klar, dass diese Anforderungen nur mit der Einführung einer entsprechenden Software erfüllt werden konnte. Aus diesem Grund wandte sich die Banque Cramer & Cie SA an den Abacus Vertriebs- und Implementierungspartner BDO AG.
Optimal auf die Kundenwünsche abgestimmt
Gemeinsam mit den Abacus-Lösungsspezialisten von BDO wurden die IT-Anforderungen der Banque Cramer & Cie SA in den Bereichen HR und Finanzen sorgfältig geprüft und dokumentiert. Anhand dieser Vorgaben erfolgte die Implementierung und Parametrierung der Lösung, welche primär folgende Anwendungen umfasst: Abacus Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie sämtliche Module von Abacus Human Resources inklusive Schnittstelle zur Bankensoftware Avaloq, welche speziell für Accounting-Aufgaben benötigt wird. Die HR-Software bietet der Privatbank neue Möglichkeiten wie zum Beispiel Personalbeurteilung, Knowledge-Management, Stellenorganisation. Dank dem Online-Portal «MyAbacus» steht den Mitarbeitenden der Banque Cramer & Cie SA ein Employee-Self-Service zur Verfügung, mit denen sie auf ihre persönlichen Daten zugreifen und diese selbständig anpassen können. Das Besondere daran: Die Benutzer können die Anwendung auf Deutsch, Französisch, Englisch und Italienisch verwenden. «Für uns als international tätige Bank ist Mehrsprachigkeit ein wichtiges Kriterium. Alle Mitarbeitenden sollen die Software in jener Sprache benutzen können, die sie am besten beherrschen», erklärt Sandra Bolognese. Als HR-Verantwortliche kennt sie nicht nur die Bedürfnisse der Anwender, sondern hat sich gleich selber um die Übersetzung der Begriffe gekümmert. Bei der Einführung der neuen Software profitierte man von der guten Zusammenarbeit mit BDO. Diese richtete die Applikationen anhand der Kundenanforderungen ein und übernahm zusätzliche Anpassungen. Die implementierten Prozesse wurden anschliessend von Sandra Bolognese ausführlich getestet.
Projektziele erreicht, Professionalität erhöht
Bei der Banque Cramer & Cie SA ist man froh, wieder die gesamte Kontrolle über die HR-Prozesse zu haben bis hin zur Verarbeitung und dem Verbuchen der Löhne. Rolf Meier, Chief of Staff, zieht denn auch eine absolut positive Bilanz: «Alle Daten in einem einzigen System zu haben, ist für uns ein grosser Vorteil. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand bei der Bewirtschaftung von Mitarbeiterdaten, sondern erhöht auch deren Qualität. Wir können mit guten Gewissen behaupten, dass wir dank der Einführung von Abacus im Bereich Human Resources heute noch professioneller aufgestellt sind.» Auch für die Zusammenarbeit mit BDO finden Sandra Bolognese und Rolf Meier lobende Worte. Die Zusammenarbeit hat reibungslos funktioniert und die Termine wurden fristgerecht eingehalten.
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