Die automatisierte Administration

Im Herbst 2020 zeigte Abacus an der jährlichen Partnerkonferenz zum ersten Mal DeepCloud sowie deren wichtigste Applikation DeepBox. Seither hat die Nummer 1 der Business-Software-Hersteller in der Schweiz rund 20 Millionen Franken in DeepCloud und deren Applikationen investiert. DeepCloud wurde bewusst in einer separaten Firma angesiedelt, um die Integration von Lösungen anderer Player zu erleichtern. Denn Abacus ist überzeugt, dass die Zukunft der Schweizer KMU in der Automatisierung von Geschäftsprozessen liegt. 

Angefangen hat es mit DeepBox. DeepBox ist – salopp ausgedrückt – ein automatisierter Treuhänder. In Kombination mit den anderen Apps von DeepCloud können mühselige und auch etwas sinnlose Prozesse fast vollständig automatisch ablaufen. Ein Beispiel: Ein Treuhänder kann für seine Kunden DeepBoxen einrichten. Kunden können dann Rechnungen in ihrer DeepBox übermitteln. Diese «liest» und digitalisiert die Rechnung und verschiebt sie – nun als reines Datenset – an die richtige Stelle im System des Treuhänders, wo sie – ohne weiteres menschliches Zutun – richtig verbucht wird. Mehr noch: Das System des Treuhänders sendet die Rechnung, nun zahlungsbereit, zurück an die Mobile-App des Kunden, der sie zur Zahlung mit einem Click freigeben kann. Die Zahlung wird dann wiederum automatisiert über das E-Banking der Hausbank oder über Abacus E-Banking ausgelöst. Manuelle Tätigkeiten, wie E-Mails zu versenden oder Rechnungen zu verbuchen, entfallen. 

Für die Analyse von Dokumenten setzt Abacus die App DeepO ein. Sie wurde mit künstlicher Intelligenz und mit Hilfe der Tessiner KI-Spezialisten der Firma Artificialy massiv verbessert. So erkennt DeepO die Informationen in komplexen Dokumenten und kann – um nur ein Beispiel zu nennen – Projekte erkennen und die entsprechenden Prozesse auslösen. Diese können auch komplex sein. So lässt sich die Genehmigung von Lieferantenrechnungen auch bei komplexen Strukturen wie einer ARGE im Baugewerbe vollständig digitalisieren. Es ist dabei nicht nötig, dass alle beteiligten Firmen DeepBox oder Abacus einsetzen. DeepO lässt sich auch mit Applikationen anderer Anbieter verwenden. 

Weitere wichtige Digitalisierungs-Bausteine sind DeepSign und Deep-ID. Digitale Signaturen gibt es in drei Sicherheitsstufen: Als einfache Signatur, als fortgeschrittene Signatur mit Zertifikat und Zeitstempel und als qualifizierte Signatur, die rechtlich der eigenhändigen Unterschrift entspricht. Mit DeepSign lassen sich auch stark regulierte Prozesse, zum Beispiel das Abschliessen von Arbeitsverträgen, vollständig digitalisieren. 

Enorm viel Potenzial hat der Einsatz von generativer AI, also von Künstlicher Intelligenz, die Texte, Bilder etc. herstellen kann. So kann die KI-App DeepA im Mitarbeitenden-Portal von Abacus eingesetzt werden. So können Mitarbeitende dem Portal mündlich Fragen stellen: «Wieviele offene Ferientage hat Mitarbeiter Gonzalves noch?» und Interfaces lassen sich nun ganz einfach übersetzen – für Baufirmen zum Beispiel in Portugiesisch. 

DeepA kann auch die User im Abacus Data Analyzer unterstützen, in dem das Tool sinnvolle Auswertungen vorschlägt und gleich grafisch darstellt. Es mag wie eine Spielerei aussehen, illustriert aber, wie mächtig generative AI in Kombination mit einer ERP-Lösung und einer Datendrehscheibe wie DeepCloud sein wird. 

Es gibt einen Reihe weiterer Applikationen der DeepCloud-Familie. Dazu gehört etwa DeepID, mit der E-IDs von Firmen und Personen verwaltet werden können. Zunehmend wichtig ist DeepFlow, denn mit diesem Tool können Partner, zum Beispiel Treuhänder, eigene, kundenspezifische Prozesse definieren und ihren Kunden zur Verfügung stellen. DeepFlow wird Partnerfirmen emanzipieren, denn sie können eigene Applikationen entwickeln und so ihre Kunden an sich binden und ihre Erträge erhöhen. 

Die Digitalisierungs- und Automatisierungsdrehscheibe von DeepCloud wird laufend ausgebaut. Sie können auch mit Anwendungen von Drittanbietern eingesetzt werden. 

Christoph Hugenschmidt war Mitgründer der Online-Zeitung Inside IT und bis Ende 2021 dort unter anderem als Reporter und Geschäftsführer des Verlags tätig. Heute ist er freier Autor.